что важно при составлении чек листа
«Чек-лист»: стратегия предотвращения глупых ошибок
Иногда один элементарный инструмент помогает избежать множества фатальных последствий. Но люди почему-то не любят пользоваться подобными инструментами, больше доверяя технологиям и собственным знаниям. Автор этой книги пытается повлиять на распространенное мнение, знакомя нас со стратегией, которая будет полезна для всех без исключений.
Хочется сразу начать с примера, который бы объяснил суть заголовка, вынесенного на обложку этой книги. В январе 2009 года произошло событие, которое в СМИ назвали «чудом на Гудзоне». Из нью-йоркского аэропорта Ла Гуардия вылетел самолет со 155 пассажирами и во время рейса столкнулся со стаей гусей, в результате чего оба двигателя отказали. Катастрофа, казалось, была неминуема, но экипаж проявил удивительный профессионализм, сумев посадить борт на реку Гудзон. Этот случай прославил на весь мир командира экипажа, за ним закрепился титул «настоящего героя», хотя сам Чесли Салленбергер неустанно твердил шумящей публике, что удачная посадка — вовсе не его заслуга.
В процессе анализа ситуации выяснилось, что от гибели пассажиры спаслись благодаря слаженной работе всего экипажа, который умело использовал в критической ситуации чек-листы, а также благодаря их способности быстро оценивать ситуацию и правильно распределять ответственность между всеми участниками процесса. Несмотря на то, что пилоты были очень опытными, они не пренебрегли обычным ритуалом подготовки к рейсу: обговорили план полета, возможные сложности, познакомились друг с другом. На этапе подготовки они из отдельных личностей превратились в слаженный коллектив, способный справляться с любыми проблемами. Автор книги заостряет на этом внимание.
Бизнес сквозь призму хирургии
Вообще удивителен тот факт, что автор книги «Чек-лист» Атул Гаванде — вовсе не предприниматель или консультант, а простой американский хирург, который, помимо своей основной деятельности, еще пишет на медицинские темы в журнале The New Yorker.
Он хорошо известен как эксперт в области оптимизации здравоохранения, в частности, Атул Гаванде принимал участие в проекте ВОЗ по уменьшению смертности и осложнений после хирургических операций. К нему за помощью обратились сами чиновники, обеспокоенные тем фактом, что параллельно с ростом количества хирургических операций во всем мире заметно снижается качество постоперационного ухода. В силу своей профессии автор пересказывает в книге различные истории из медицинской практики. И нужно сказать, звучат они очень убедительно, так как служат прямым доказательством ключевой мысли, которую Атул Гаванде старается донести до читателя: наша память слишком несовершенна, а потому даже профессионалы высочайшего уровня могут совершить непоправимую ошибку. И случиться это может не только в медицине, но и в строительстве, инвестировании и других сферах. Просто примеры из медицинской практики делают эти ошибки более «выпуклыми»: только задумайтесь о том, что жизнь человека в ряде случаев может зависеть от того, вовремя ли врач ввел анестезию, не забыл ли он предусмотреть все меры, препятствующие распространению инфекции и т д. При этом больница может быть оснащена передовым оборудованием и использовать новейшие технологии. По мнению Атула Гаванде, «объем и сложность полученных знаний мешают нам правильно, безопасно и надежно воспользоваться их плодами. Знания, когда-то давшие нам свободу, прекратились в наше бремя».
Единственное, что может спасти нас в этой ситуации, — это стратегия, учитывающая накопленный опыт и человеческие недостатки. Речь идет о стратегии использования «чек-листов», специальных карточек со списком действий, которые необходимо совершить, чтобы избежать негативных последствий.
Признаки хорошего чек-листа
Составление чек-листов — своего рода работа, и работа непростая. Потому как не все чек-листы в равной степени полезны. Бывают и вовсе плохие чек-листы, их обычно разрабатывают кабинетные работники, оторванные от реальных бизнес-процессов. В результате получаются неточные, длинные и неудобные в использовании карточки.
Хорошие чек-листы:
Сила человеческого сопротивления
Основная проблема при внедрении стратегии заключается в отношении людей, которое выражается в нежелании выполнять бесполезную (как им кажется) работу. Многие на самом деле недооценивают значение чек-листов.
Психологу Джеффу Смарту удалось в рамках исследовательской работы изучить деятельность 51 венчурного капиталиста. Как известно, они зачастую инвестируют в стартапы с туманным будущим, каким-то образом предвидя потенциал и перспективы в проектах, разработанных полусумасшедшими изобретателями.
Ученый пришел к выводу, что все дело в стиле мышления, и разделил инвесторов на несколько категорий:
Парадокс заключается в том, что результаты этого исследования были опубликованы более 10 лет назад, а число инвесторов, использующих чек-листы, с тех пор не увеличилось. Возникает вопрос — почему? Может быть, потому что мы слишком заигрались со своими знаниями, считая недостойным для себя поведением сверку действий, зафиксированных на бумаге? Или, может быть, мы слишком доверяем высоким технологиям? Или нам кажется бессмысленным заниматься столь скучным занятием? На все эти вопросы Атул Гаванде пытается найти ответы в своей книге и делится с читателями личным опытом разработки, совершенствования и использования чек-листов.
Три цитаты из книги
Данные книги
Атул Гаванде «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям», издательство «Альпина Паблишер», Москва, 2014
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Чек-лист: что это такое, как составлять и пользоваться
Блочный редактор писем, готовые шаблоны email, формы подписки и автоматизация. Запускайте email-рассылки, чтобы быть на связи со своими клиентами.
Где взять базу? Как сделать красивое письмо? Какие показатели смотреть? Расскажем об этом в бесплатном курсе из 16 писем. Татуировка в каждом письме!
Рассказываем про инструменты для email-рассылок. Обсуждаем лучшие примеры и механики. Говорим о деньгах. Публикуем вакансии.
У нашей памяти есть неприятная особенность: периодически забывать даже важную информацию. Для дополнительного контроля придумали много разных инструментов, один из них — чек-листы. Они подходят и для бытовых ситуаций, и для рабочих процессов.
В чём разница между to-do списком, инструкцией и чек-листом
To-do — простой список дел и задач. Самый очевидный пример — план покупок, которые нужно сделать в супермаркете. Именно перед этим списком в руках мужчины бессильны все маркетологи мира.
Есть ещё инструкция — это список действий, которые нужно выполнить в определённом порядке, чтобы решить какую-то задачу. Допустим, собрать мебель. Правда, обычно до таких инструкций добираются, только когда что-то пошло не так.
А чек-лист (checklist) — это тоже список (задач, критериев, параметров, вопросов или дел), но по нему, как правило, что-то контролируют и проверяют. Например, состояние здоровья, качество текста для email-рассылки или процесс уборки.
Когда один из пунктов чек-листа выполнен, рядом ставят галочку. Если пунктов много, их группируют в тематические блоки.
Эта картинка хорошо показывает, что такое чек-лист. Такой проверочный список помогает поддерживать чистоту дома, тратя на это не более получаса в день ( источник )
To-do списки решают какие-то уникальные разовые задачи, а чек-листы и инструкции подходят для рутинных повторяющихся действий. И если инструкции используют, чтобы что-то сделать, то чек-листы, как правило, — чтобы проверить, как что-то сделано.
Получается, чек-лист — что-то среднее между двумя другими форматами. Здесь сочетаются визуализация и простота «бытового списка», структура и порядок инструкции.
А вот такие чек-листы помогут избежать неприятных ситуаций на работе ( источник )
Ещё к чек-листам можно отнести бинго-списки. Они бывают как шуточными, так и вполне полезными ( источник )
Вообще чек-листы попали в бизнес и повседневную жизнь из авиации — там даже одно забытое действие может стоить жизней.
Для чего нужны чек-листы
Оптимизация процессов. В любом деле есть повторяющиеся этапы. Например, при подготовке каждой статьи в блог нужно согласовать план, составить заголовок, написать анонс для соцсетей, добавить ключевые слова, проверить факты и так далее. Чек-лист поможет ничего не пропустить (и с ним будет легче делегировать, контролировать других участников).
Или вот подготовка к путешествию — радостный, но довольно сложный процесс. Хороший чек-лист поможет проверить себя по всем важным пунктам ( источник )
Отслеживание прогресса. Чек-лист наглядно показывает, сколько уже сделано, а сколько ещё нужно сделать. Если осталось немного, гораздо легче будет продолжить — захочется быстрее проставить оставшиеся галочки. А так как чек-лист разделяет большую задачу (сложный процесс) на более простые этапы, должно быть легче выполнять каждый следующий пункт.
Эти свойства чек-листа пригодятся, когда нужно выработать полезную (но немного скучную) привычку. Видя свой прогресс, не хочется прерывать «череду побед» ( источник )
Оценка качества. По чек-листу удобно проверять, насколько продукт (выполненная работа) соответствует опредёленным критериям. Такая оценка поможет улучшить качество, дать обратную связь.
Проверочный чек-лист для рассылки перед отправкой ( источник )
Привлечение подписчиков и лидогенерация. Бизнес и блогеры используют такой формат в качестве лид-магнита. В обмен на полезный чек-лист они могут попросить пользователя подписаться или оставить контакты.
Как правильно составить чек-лист
Определить цель. Не нужно стараться решить все проблемы сразу. Лучше выбрать более конкретную задачу и подробно расписать её пошаговое решение.
Учесть последовательность действий. В чек-листах, в отличие от инструкций, это не так критично, но порядок и логика помогут ускорить процесс.
Структурировать информацию. Сто пунктов подряд запутают кого угодно. Лучше разделить шаги на тематические блоки.
Писать просто и понятно. Одно действие — один пункт. Только важное, без лишней информации. Если текста много, лучше разбить на несколько подпунктов.
Оформлять по-минимуму. Не нужно «играть со шрифтами» и использовать много ярких цветов. Оформление не должно отвлекать от текста, мешать работе.
Стараться сделать чек-лист универсальным. То есть учесть, что им могут пользоваться и другие люди. Тогда чек-лист поможет вам делегировать работу, а коллегам и подчиненным — лучше понять и оптимизировать процесс.
Что такое хороший чек-лист и как его составить
Работа, дом, кружок по фото — правильный чек-лист поможет разложить всё по полочкам. А мы разложим по полочкам, что он из себя представляет.
А я уже слышал про чек-листы. Это ведь
что-то вроде списка дел?
Почти. Дословно «чек-лист» переводится как «проверочный/контрольный список». Стандартно это перечень пунктов, напротив которых ставятся галочки — когда тот или иной будет выполнен. Так легко отследить, что и в каком объёме осталось сделать.
Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач — например, готовность самолёта к взлёту. Сейчас этот простой и удобный инструмент проник буквально во все сферы жизни. В интернете можно найти чек-лист хорошего сайта, настройки таргета или подготовки к свадьбе. Но чек-листами всё-таки нельзя назвать запись из ежедневника или пошаговый план по захвату мира.
Автор статей по SMM и копирайтингу. Чуть не стала кинокритиком, но решила перейти на сторону маркетинга. Учится на медиапродюсера и отлично понимает, как выглядит digital в глазах начинающего.
Тогда я не понимаю. Чем они отличаются?
Пошаговый план — это инструкция. В этом формате важен порядок действий: одно должно в точности следовать за другим. В чек-листе последовательность не имеет значения, главное — выполнить все пункты (или, по крайней мере, большинство).
От записи в ежедневнике чек-лист отличается универсальностью. Он не требует постоянных обновлений или дополнений, так как создаётся для проверок повторяющихся процессов. А планы на день могут меняться от раза к разу. Но вот список полезной рутины или ежедневных обязанностей уже можно превратить в чек-лист. Например, сделать трекер привычек.
Трекер? То есть бывают разные виды чек-листов?
Да, хотя различия незначительные.
Трекеры — инструменты для внедрения полезных привычек или избавления от вредных. Они позволяют отслеживать, насколько регулярно выполняются одни и те же действия на протяжении длительного времени. Например, если мы хотим ежедневно «выпивать 1,5 литра воды» или «читать книги в течение 30 минут минимум».
Есть чек-листы из разряда «не забыть», или памятки. Список покупок в магазине — типичная памятка.
Некоторые списки работают по принципу «прочитай — сделай». Например, это может быть чек-лист по составлению резюме. Пункты там больше похожи на советы, а цель такого списка — рассказать читателю о возможных способах и лайфхаках.
Ещё один вариант — чек-листы «прочитай — соотнеси с собой». Обычно это списки признаков, по которым можно определить то или иное явление. Например, распознать манипулятора или заметить надвигающуюся депрессию.
Отдельно стоит выделить развлекательные чек-листы. Они несут не практическую или информационную ценность, а скорее удовольствие от чтения и проставления галочек (часто мысленного). К ним можно отнести списки различных идей: от «осенних дел» и новых сериалов до шутливого чек-листа студента.
Даже популярные буллшит-бинго можно приписать к чек-листам. У них другая форма, но тот же принцип: услышал фразу — ставишь галочку.
А если я не найду нужный чек-лист и захочу свой? Придётся обращаться к особому специалисту?
Вовсе нет — создавать чек-листы может кто угодно. Можно составить памятку в обычном Word и даже от руки нарисовать трекер привычек. Главное, чтобы чек-лист эффективно применялся на практике, а для этого автор должен достаточно хорошо разбираться в теме.
Однако оформление — тоже важная часть. Работать с красивым документом гораздо приятнее, грамотный дизайн помогает быстрее сориентироваться. Но необязательно нанимать дизайнера, — есть бесплатные конструкторы, например:
Я часто вижу чек-листы у брендов и блогеров. Зачем все их создают и предлагают, если можно сделать самому?
Чек-лист удобен не только как прикладной инструмент проверки каких-либо процессов, но и как инфопродукт. Он достаточно быстро создаётся, красиво выглядит, легко распространяется. Такой формат контента привлекает аудиторию не хуже, чем подборка или инструкция.
К тому же, в отличие от статьи в блоге или поста в соцсети, чек-лист легко «отдать» пользователю в виде файла, а за его скачивание попросить контакты (то есть использовать чек-лист как лид-магнит). Когда пользователь сообщит свою почту и/или телефон, ему можно отправлять рассылки с выгодными предложениями, персональными скидками, подробными рассказами о продуктах компании. И тем самым подталкивать к покупке.
Иногда чек-лист идёт как дополнение, когда человек уже выполнил целевое действие: например, сделал заказ или зарегистрировался. Тогда он не основная мотивация клиента, а приятный бонус.
А развлекательные чек-листы хороши в соцсетях: могут стимулировать сохранения и шеры, становиться вирусными.
Теперь всё понятно. А чек-лист по составлению чек-листа будет? 🙂
Конечно! Итак, если вы составляете свой чек-лист, то убедитесь, что:
Шуточная разновидность игры в бинго. Это одна картинка, разделённая на несколько квадратных полей, в каждом — расхожая для определённых ситуаций или групп людей фраза. Игра высмеивает шаблонность и однотипность.
Чек-лист менеджера по продажам
Чек-лист — список с пунктами, простой способ проверить менеджера по продажам. Обычно это перечень пошаговых действий, которые должен выполнить продавец. Возможен и другой вариант — список с критериями, которым должна соответствовать работа менеджера.
Технически чек-листы встраивают в CRM — для каждой новой сделки менеджер получает списки действий, их нужно выполнять и отмечать в системе. Рассказываем, как составить такие чек-листы и что с ними делать, чтобы работать и продавать стало проще.
Какими бывают чек-листы
Есть несколько видов чек-листов. Использовать в компании лучше все.
Как составить чек-лист для работы с клиентом
В основе чек-листа лежит модель продаж, которую вы используете. За основу можно взять классическую модель принятия решений и превратить ее в список последовательных действий, которые совершает менеджер: например, созвонился, отправил презентацию, встретился, продал. Или разработать чек-лист на основе воронки продаж, тогда он может быть сложным, с несколькими разветвлениями. Например, так делают в B2B-продажах: менеджер созвонился, выяснил, может ли контакт принимать решения. Если да, выявил потребности, если нет, начал уточнять, как выйти на такое лицо. Подобных «если» в чек-листе может быть несколько.
Разветвленные чек-листы для работы обычно делают с помощью CRM, но встречаются и бумажные примеры — для каждого клиента менеджер печатает список, а руководитель контролирует исполнение алгоритма.
Универсальной схемы чек-листа для продажи нет, все зависит от особенностей модели продаж, вашего продукта и аудитории, которые тоже со временем могут меняться. Поэтому руководители отделов продаж или предприниматели делают такие чек-листы «гибкими» — составляют примерный скрипт, затем анализируют процессы и результаты работы менеджеров и оптимизируют алгоритм.
Смотрите, как это работает, на примере B2B-компании. Сначала за основу берем пять этапов любых продаж, которые менеджер должен пройти вместе с клиентом:
После нужно заняться декомпозицией каждого этапа, разложить его на составляющие, которые подходят вашему бизнесу. Например, вот первый этап.
Пример чек-листа для оценки работы менеджера
Для оценки персонала используют два механизма чек-листов.
Подобные чек-листы обычно заполняют руководители отделов продаж или конкретной группы. Для начала нужно выяснить среднюю оценку в целом по отделу продаж — например, из 100 возможных баллов отдел в среднем получает 60 баллов. Чтобы нарастить эффективность команды, можно поставить задачу — каждый месяц повышать среднюю оценку хотя бы на 5 %.
Зная среднюю оценку, можно понять, насколько хорошо работает конкретный менеджер. Если оценка ниже средней, нужно присмотреться к специалисту и, возможно, принять управленческое решение. Если оценка соответствует средней, менеджеру нужно активно расти, выше средней — можно мотивировать продавца работать лучше дополнительной премией.
Оценка с помощью чек-листа будет индикатором проблем: если средняя оценка снижается, значит, команда устала или теряет мотивацию.
Вот примерный список критериев эффективности, который можно взять за основу для составления собственного чек-листа:
Оптимизируйте этот список, убирайте ненужные пункты, добавляйте важные для ваших бизнес-процессов.
Оценку критериев можно предложить сделать и самому продавцу, чтобы выяснить, насколько он уверен в своих силах, какие видит у себя сильные и слабые стороны. Если оценка каких-то пунктов у руководителя и менеджера отличается, это индикатор проблемы. Попробуйте уточнить у менеджера, почему он поставил именно этому критерию конкретное количество баллов.
Если руководитель поставил высокий балл, а продавец — низкий, нужно поработать с его мотивацией — объяснить, что он молодец и делает все правильно. Возможно, дать ему задачи посложнее, чтобы он убедился в собственном профессионализме.
Если руководитель отдела продаж поставил низкую оценку, а продавец — высокую, стоит помочь менеджеру понять, в чем он неправ. Возможно, рассказать на примерах или подобрать персональное обучение, чтобы помочь ему развить навыки до необходимого уровня.
Чек-лист популярных ошибок менеджера по продажам
Списки с ошибками могут быть частью чек-листа для оценки менеджера. Или их делают отдельными инструментами, чтобы каждую смену проверять, насколько менеджер соответствует правилам и ценностям компании.
Обычно используют бинарную систему: если менеджер совершил ошибку, ему добавляют балл. Когда рейтинг превысит какое-то критическое значение, применяют дисциплинарные меры.
Вот популярные виды ошибок, которые встречаются в чек-листах для менеджеров по продажам.
Чек-лист ошибок стоит постоянно пополнять: если кто-то из отдела допустил конкретный недочет дважды и это мешает продажам или портит репутацию, добавьте в список новый пункт и следите за менеджерами. Много ошибок — это повод внимательнее отнестись к продавцу.
Советы по созданию чек-листов
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Чек-лист: что это такое, как его составить и правильно вести
Что такое чек-лист — известно каждому пилоту. Собственно, авиация — это и есть, как принято считать, та отрасль, которая дала миру чек-листы. В своё время авиаторы поняли — процесс управления летательными аппаратами настолько усложнился, что для обеспечения безопасности полётов просто необходимо дополнительное средство контроля даже малейших процедур. Внимание: в конце статьи бонус для маркетологов.
До сих пор использование чек-листов или, на русский манер, контрольных карт — обязанность пилотов, в то время как подавляющее большинство специалистов может позволить себе роскошь пренебрегать ими. Отдельные карты на запуск двигателей, руление, взлёт и так далее — необходимое условие обеспечения сохранности человеческих жизней. То же можно сказать и про хирургов, в работе которых приходится учитывать десятки критически важных факторов подготовки и проведения операций.
Что такое чек-лист
Что это всё-таки за предмет, который отвечает за жизни людей? Чек-лист — это список пунктов, составленный в произвольном виде — в блокноте, на смартфоне или маркерной доске. Обычно это, как выразились бы специалисты по базам данных, два поля — булева переменная и string. Хорошо, попроще — словесное описание процедуры и отметка «сделано».
Перед выполнением процедур, галочка ещё не проставлена, есть только список. По мере выполнения задач или проверки условий из списка, вы отмечаете пункты удобным для себя знаком, свидетельствующим о том, что проверка пройдена, действие совершено.
Причём, как можно понять из уточнений, существует много различных видов чеклистов. В контексте сферы применения бывают бытовые и профессиональные списки дел. По типу пунктов можно выделить проверку условий и постановку задач для выполнения.
Один пункт — одна задача, так как именно в целях концентрации внимания используются подобные списки.
Чем он отличается от других списков
Чек-листы часто путают с гайдами, списками дел и пошаговым планом. Посмотрим, в чем отличие листов от этих способов планирования.
От гайда
Гайд — это своего рода рекомендации. Она включает в себя действия, которые нужно совершать в определенной последовательности, например, гайд по выпечке или по использованию Фотошопа. У руководства могут быть различные варианты действий (разные ингредиенты или способы получения результата).
От списка дел
Список дел составляется для каждой конкретной задачи. Например, покупка продуктов, оборудования, мытье посуды в случае с приготовлением торта. Список дел характеризуется возможностью сосредоточиться на делах, которые нужно сделать здесь и сейчас. При этом порядок действий не имеет значения.
От пошагового плана
Пошаговый план — это поэтапная инструкция, которой необходимо строго придерживаться для получения результата. Здесь нельзя отменить или перенести следующий пункт, так как важна установленная последовательность действий.
Функции чек-листов
Главная функция чек-листов — наводить порядок в расписании. Они нужны для того, чтобы:
Область применения
Среди бытовых примеров легко подобрать несколько, только вспомнив себя и свою семью. Например, чек-листы сбора портфеля для ребёнка:
Чек-лист выхода из квартиры для делового человека:
Те, кто самостоятельно планирует свой отпуск, наверняка прекрасно знают процедуру получения шенгенской визы:
Такой подход помогает быть более организованным и собранным.
Назначение
Чек-листы применяются в качестве:
Если для достижения какого-либо результата вам необходимо проделать последовательность действий, может пригодиться план. Пошаговый план действий, записанный на носителе, будь то смартфон или блокнот, станет отличным чек-листом.
Для домохозяйки это может быть рецепт приготовления обеда. Листок бумаги, на котором записан алгоритм действий — «залить воду в кастрюлю», «томить в духовке полчаса» и другие — наиболее знакомый и проверенный временем подход.
Команда инженеров на линии сборки сложной техники обязательно пользуется инструкцией, где прописана последовательность действий. Когда речь идёт о высокотехнологичных проектах, ошибки недопустимы.
Разница может быть едва уловимой, но всё же существует своя специфика у процессов, которые требуют не выполнения чётких действий для получения конкретного итога, а, скорее, проверки состояния систем.
Чаще это касается чек-листов, в которых последовательность выполнения пунктов может не быть критичной, как, например, со списком продуктов в магазине — вам не обязательно покупать их в строгом порядке. Основное назначение таких чек-листов — напомнить, что именно нужно сделать, или в каком состоянии должна находиться та или иная система.
Веб-мастер может самостоятельно изготовить себе чек-лист по настройке новой рекламной кампании. Документ позволит проконтролировать, количество объявлений, группы объявлений, бюджеты и аудитории, все ли площадки запущены.
Следить за результатами рекламной кампании проще всего на одной платформе. Аналитическая платформа Calltouch с удобными и понятными отчетами по продажам и расходам помогает не только контролировать процесс, но и увеличить прибыль бизнеса.
Сквозная аналитика
Немало людей чувствительных, да и вполне обычных знают на собственном опыте, как тяжело и временами страшно приступать к одной большой задаче. Тем не менее, как говорится, слона надо есть по кусочкам. Чек-лист, в котором задача декомпозирована на более мелкие, помогает решиться и мотивировать себя поэтапным прогрессом. Задача становится всё более лёгкой и менее пугающей по мере того, как строки с микро-задачами заполняются галочками.
Также чек-листы можно применять для выработки полезных привычек. Составьте себе ежедневный план по правильному питанию или физической активности. Так будет легче контролировать себя и достигать успехов.
Для более комплексного подхода к личной эффективности, обратите внимание на материал Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни.
Внедрение чек-листов часто встречает сопротивление со стороны исполнителей, которые не хотят чувствовать себя роботами. Идеально сначала «продать» им идею использования чек-листов. Пояснить, что чек-лист не автоматизирует их деятельность и не принижает опыт, профессионализм и компетенции, а наоборот освобождает мозг исполнителя от рутинных действия, позволяя сконцентрироваться на более сложных или творческих задачах.
Ситуации
Мы в Колтач создали умные чек-листы для интернет-маркетологов. С помощью интерактивного инструмента можно учесть все этапы запуска проекта и проконтролировать выполнение задач. Выбрать можно из 10 чек-листов под специфические ситуации:
Попробуйте виджет обратного звонка Calltouch, у него простые и гибкие настройки. И много возможностей — вызов обратного звонка можно настроить на любую форму с полем телефона.
Виджет обратного звонка для сайта
Преимущества
Чек-листы позволяют освободить «оперативную память» мозга от рутинных задач и процессов. Если постоянно держать в голове много мелочей, это отнимает много энергии, снижает концентрацию внимания, приводит к расфокусировке и бессилию.
Явными преимуществами данного метода являются:
Виды чек-листов
Подходит для опытных исполнителей, которые просто должны проверить, что ничего не упущено.
Ориентирован на новичков. Нужно просто читать и пошагово выполнять достаточно простые действия. К примеру, сборка мебели.
Что такое процесс и цели в чек-листах
Под процессом мы подразумеваем действия на пути к определенному результату, то есть к цели. Процессы могут быть разовые или периодические, например, ежедневные, еженедельные, ежеквартальные.
Чек-лист для описания процессов
С помощью таких чек-листов вы фиксируете шаги к реализации отдельной задачи. Один и тот же лист можно использовать повторно, например, список вещей для путешествий.
Чек-лист для проверки
Чек-листы — удобный инструмент проверки конкретных признаков, например:
Все эти пункты применимы и для бытовых, и для рабочих вопросов.
Оформление чек-листа
Чек-листы, имеющие отношение к определённым поведенческим триггерам, лучше всего располагать там, где эти самые триггеры чаще всего срабатывают. Например, напоминание о том, что нужно сделать зарядку до завтрака, можно разместить возле чайника на кухне. Личные — в смартфоне, на рабочем столе компьютера, ноутбука, планшета или в ежедневнике. Рабочие — на видном месте или рабочем столе компьютера сотрудника. Доступ к коллективным чек-листам должен быть быстрым и удобным для скачивания и распечатывания. Рекомендуем использовать облачные хранилища.
Для интернет-маркетолога неотъемлемым и ежедневным пунктом в чек-листе является проверка отчетов в сервисе сквозной аналитики для контроля ситуации и быстрого реагирования, если что-то идёт не так.
Модуль е-коммерс
Например, в Calltouch есть специальные дашборды как раз для этой цели, в которые вы можете вывести ключевые показатели в наглядном виде. Панели агрегируют информацию из виджетов на сайте. У пользователя появляется возможность скомбинировать только самые важные метрики и отслеживать их непрерывно. Например, построить статистику воронки продаж.
Где создать чек-лист
Чек-лист составляется на бумаге, в современных текстовых редакторах или в таблицах Excel или OpenOffice. Для более сложных вариантов чек-листов есть приложения с расширенным функционалом.
Примеры чек-листов
Существует несколько распространенных форматов чек-листов, которые удобно применять в повседневной жизни.
Трекер
Этот формат направлен на то, чтобы отслеживать регулярность определенного действия. Это удобно, чтобы внедрять полезные привычки и следить за числом прошедших дней. Трекеры также могут включать в себя мотивацию, например, покупка приятного подарка, если человек не бросил свои занятия через неделю.
Бинго
Бинго — это аналог лото, который обрел популярность в соцсетях. Только это не поле с цифрами, а изображение, поделенное на несколько квадратов. В каждой секции есть фраза, характеризующая ситуацию или поведение группы людей. Если вы видите, что фраза в квадрате для вас жизненная — зачеркивайте квадрат. Бинго может состоять из любых тем: от личных вопросов до рабочих совещаний.
Развлекательный чек-лист
Этот формат не подойдет для решения сложных, многоступенчатых задач. Он создается именно для развлечений. Сюда, например, можно отнести чек-лист «Создание осеннего настроения», «Обустройство рабочего места», «Что нужно успеть сделать до … лет».
9 лучших онлайн-приложений для создания чек-листов
Чтобы не думать над оформлением и структурой чек-листа, воспользуйтесь специальными приложениями. Мы подобрали для вас 9 популярных программ для этой задачи.
Connecteam
Приложение для работы малого бизнеса. Пользователям доступна возможность заполнения планов, форм, отчетов, заточенных под дистанционную работу. Connecteam предлагает бесплатный тарифный план, совместимый с работой на смартфоне.
Zenkit To Do
Программа подходит для решения рутинных задач. Информация собирается в одном месте и касается разных сфер: от чек-листов по работе с клиентами до технических документов. Присутствует бесплатный тариф.
Any.do
Софт имеет две основные функции: создание чек-листов и заполнение календаря-ежедневника. Функции дают возможность строить планы в соответствии с расписанием или местоположением, делиться задачами с другими пользователя. Есть синхронизация с Google Календарем и iCloud.
Evernote Business
Еще один инструмент для работы малого бизнеса: он используется преимущественно как облачное хранилище. Также программа позволяет разработать чек-листы, синхронизировать задачи между сотрудниками для их согласования.
Google Keep
Google предлагает возможности для создания ежедневных чек-листов. В них можно добавлять списки, голосовые записи, изображения и заметки. Кроме того, вы можете ставить теги, структурирующие контент по темам.
WorkFlowy
Это планировщик с бесплатным тарифным планом для чек-листов. В бесплатном тарифом можно писать до 100 чек-листов ежемесячно. Созданные документы можно отправлять другим пользователям, вписывая туда расписание сотрудников.
#365done
Конструктор формирует простые чек-листы с помощью встроенных шаблонов. Шаблоны предлагаются на разные темы: от еженедельного расписания до трекеров. Присутствует простой визуальный редактор, в котором вы можете менять макет под необходимую задачу.
Remember The Milk
С этим приложением вы создадите базовые чек-листы, которые можно синхронизировать сразу на нескольких устройствах. В документах можно ставить напоминания, дедлайны и определять приоритеты выполнения задач.
JotForm
Конструктор для сбора информации и создания различных чек-листов, в том числе в PDF-формате. В программе есть возможность редактировать готовые шаблоны в PDF. В настройках вы можете установить напоминания, которые приходят на электронную почту.
Как и обещали – бонус
Мы выяснили, что чек-листы, пришедшие к нам из авиации, полезный и важный инструмент. Маркетинг, по сути, то же пилотирование: одно неверное движение, и ваша реклама не взлетит. Чтобы такого не произошло, мы подготовили для вас чек-лист настоящего маркетолога, где учли все необходимое. Дьявол кроется в мелочах. Не упустите ни одну из них. Забрать бесплатные чек-листы.
Чек-лист — инструмент для решения профессиональных и личных задач. Главный принцип хорошего чек-листа — последовательность, логичность и краткость. С ними вы можете привести планы в порядок на бумаге или в мобильных приложениях.