Что означает приложение справочное
Что означает приложение справочное
В тексте стандарта имеются положения, допускающие отклонения от основных требований. Такие положения обычно содержат слова (термины) «как правило», «рекомендуется», «допускается». Это вполне соответствует положениям ГОСТ 1.5-2001 (п.4.1.1)
Под этими словами (терминами) понимается следующее:
«как правило» — требование является преобладающим, а отступление от него должно быть обосновано;
«допускается» — данное решение применяется в виде исключения как вынужденное;
«рекомендуется» — данное решение является одним из лучших, но не обязательным.
Так же следует толковать и обязательность форм ведомостей, таблиц, титульных листов, которые помещены в приложениях с характером «рекомендуемое»
[02.09.2015 18:50:23]
[20.12.2015 18:14:20]
В соответствии с пунктом 6 постановления Правительства РФ № 858 при разработке проектов сводов правил разработчиком учитываются общие требования к построению, изложению и оформлению документов, установленные для национальных стандартов. В разрабатываемых проектах сводов правил дублирование требований национальных стандартов и иных документов не допускается.
ГОСТ Р 1.5-2012 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные. Правила построения, изложения, оформления и обозначения»
ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению»
3.12.2. По статусу приложения могут быть обязательными, рекомендуемыми или справочными.
Приложения к документам
Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»
При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
к приказу Росархива
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
к приказу Минздрава России
Отдельные вопросы оформления приложений
В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
— если приложение одно:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
— если приложений несколько:
В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положения:
— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);
— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);
На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:
к постановлению Правительства
от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
к договору купли-продажи
от 5 июля 2005 г. № 38/93
При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.
Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Требования к приложениям
4.6.1 Приложения могут быть обязательными, рекомендуемыми и справочными.
4.6.2 Приложения обозначают прописными буквами русского алфавита, начиная с А (за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ), которые приводят после слова «Приложение».
Если в ТУ одно приложение, то ему присваивают обозначение «А».
4.6.3 Каждое приложение начинают с новой страницы. При этом в верхней части страницы, по ее середине приводят слово «Приложение», написанное с прописной буквы, и обозначение приложения, а под ними в скобках указывают, каким оно является: «обязательное», «рекомендуемое» или «справочное». Наименование приложения указывают в его заголовке, который располагают симметрично относительно текста, приводят в виде отдельной строки (или строк), печатают строчными буквами с первой прописной (заглавной), а при использовании машинного способа выделяют шрифтом.
Если заголовок приложения состоит из одного слова, то его печатают прописными буквами.
Допускается размещение на одной странице двух (и более) последовательно расположенных приложений, если их можно полностью изложить на одной странице.
4.6.4 Приложения должны иметь общую с остальной частью ТУ сквозную нумерацию страниц.
4.6.5 В тексте ТУ должны быть даны ссылки на все обязательные, рекомендуемые и справочные приложения. На приложение, в котором приводят перечень ссылочных документов, оформляемый в соответствии с 5.9, ссылки не дают.
Приложения располагают в порядке, установленном в 4.14, и излагают в соответствии с требованиями 4.5.
Требования к ссылкам
4.7.1 В ТУ могут быть приведены ссылки на отдельные структурные элементы этих же ТУ и(или) на другие нормативные, организационно-методические и технические документы.
4.7.2 При ссылках на структурные элементы данных ТУ указывают:
— номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, графического материала, формул и таблиц (в том числе приведенных в приложениях);
— номера граф и строк таблиц.
4.7.2.1 При ссылках на структурные элементы текста, который имеет нумерацию из цифр, не разделенных точкой, указывают наименование этого элемента полностью, например «. в соответствии с разделом 5», «. согласно пункту 3», «. в перечислении б). «. Если номер (обозначение) состоит из цифр (букв), разделенных точкой, то наименование этого структурного элемента не указывают, например «. по 4.10», «. в соответствии с А.12», за исключением таблиц графического материала и формул, например, «. в соответствии с таблицей 1», «. в графе 1 таблицы 2» «. на рисунке 2, позиция 1» и т.п.
4.7.2.2 В разделах ТУ «Правила приемки» и «Методы контроля» ссылки на подразделы, пункты, подпункты, расположенные в разделе «Требования к качеству и безопасности», приводят в скобках после упоминания контролируемого показателя (требования).
4.7.2.3 Ссылки на приложение в соответствии с 4.6.5.
4.7.3 Ссылку на другой документ применяют, если в нем (или в его отдельном разделе, пункте) достаточно полно и однозначно установлены требования, рекомендации или инструкции, которые необходимо изложить в разрабатываемых ТУ.
4.7.3.1 К документам, на которые дают ссылки в ТУ на пищевые продукты, относятся следующие:
— государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р)*;
______________
* В том числе республиканские стандарты РСФСР (РСТ РСФСР), которые признаны в качестве государственных стандартов Российской Федерации и включены в соответствующий указатель.
— межгосударственные стандарты (ГОСТ), которые введены в действие в Российской Федерации в качестве государственных стандартов и включены в соответствующий указатель*;
____________
* В том числе стандарты бывшего Совета Экономической Взаимопомощи (СТ СЭВ), которые действуют непосредственно в качестве межгосударственных стандартов.
— стандарты отраслей (ОСТ), в том числе отраслевые стандарты, утвержденные бывшими министерствами и ведомствами СССР, если их действие не истекло, продлено или не ограничено;
— санитарные правила и нормы (СанПиН), санитарные правила (СП), санитарные нормы (СН), гигиенические нормативы (ГН), в том числе утвержденные бывшим Министерством здравоохранения СССР;
— ветеринарные правила и нормы и правила ветеринарно-санитарной экспертизы:
— другие документы, которые распространяются на пищевые продукты, упаковочные материалы для них и правила транспортирования этих продуктов, которые приняты федеральными органами исполнительной власти или утверждены бывшими министерствами и ведомствами СССР.
К организационно-методическим документам, на которые дают ссылки в ТУ на пищевые продукты, относятся руководства (Р), методические указания (МУ) и методические указания по методам контроля (МУК), действующие в системе санитарно-гигиенического и эпидемиологического нормирования.
К техническим документам, на которые дают ссылки в ТУ на пищевые продукты, относят:
— другие ТУ, принадлежащие этому же держателю подлинников;
— ТУ, принадлежащие другим держателям подлинников, если эта ссылка применяется для идентификации продукции, используемой в качестве сырья и упаковочных материалов;
— технологические инструкции и рецептуры изготовителя продукта, которые используют для изготовления данного продукта (при ссылке на эти документы их обозначения не приводят).
4.7.3.2 При ссылке указывают обозначение документа без цифр, означающих год его принятия (утверждения), и другой дополнительной информации, например, о соответствии международному стандарту. При ссылке на конкретное требование (положение) документа после его обозначения указывают номер (или обозначение) структурного элемента документа, в котором изложено это положение.
2 По микробиологическим показателям масло должно соответствовать требованиям СанПиН 2.3.2.560 (пункт 6.7.3.3).
4.7.3.3 Ссылки в ТУ на нормативные, технические и организационно-методические документы дают, если с их помощью устанавливаются требования, которые адресованы не только изготовителю продукции, а также предприятиям, осуществляющим отдельные испытания этой продукции, ее транспортирование и(или) хранение.
4.7.3.4 При ссылке в тексте ТУ на несколько документов, имеющих одинаковый индекс («ГОСТ», «ГОСТ Р» и т.п.), следует повторять индексы этих документов.
Если в ТУ приведена ссылка одновременно на несколько документов, обозначения которых представляют собой непрерывную последовательность чисел, то указывают обозначения первого и последнего (в порядке возрастания номеров) документа, разделенные тире.
4.7.4 Если в ТУ для характеристики продукции, используемой в качестве сырья или упаковочных материалов, необходимо сослаться на стандарт или иной документ, то, упоминая эту продукцию (сырье, материал), используют порядок слов, который принят в наименовании документа, распространяющегося на эту продукцию (сырье, материал).
Если ссылочный документ распространяется на несколько видов (наименований) пищевых продуктов (сырья, материалов), а ссылку необходимо дать на один или некоторые из них, то в ТУ после обозначения ссылочного документа, после запятой дополнительно указывают наименование, условное обозначение или иную характеристику этого вида.
1 Майонез по ГОСТ 30004.1, высококалорийный.
2 Бумага для упаковывания по ГОСТ 7247, с поливинилхлоридным покрытием марок ПД 83, ПД 102 и А1.
4.7.5 При необходимости приведения в ТУ отдельных требований стандартов и других нормативных документов с указанием этого документа (как подтверждение обоснованности этих требований) после изложения такого требования в скобках указывают обозначение этого документа без года его утверждения.
1 Чай фасуют в мягкую или полужесткую упаковку массой нетто 25; 50; 75; 100; 125; 150; 200 и 250 г (ГОСТ 1938).
2 Срок хранения заварных пряников при установленных условиях хранения и транспортирования не должен превышать 20 сут со дня изготовления в летнее время и 30 сут в зимнее время (ГОСТ 15810).
Требования к оформлению
4.8.1 ТУ оформляют машинописным или машинным (компьютерным) способом, на листах размерами 220х290 мм или 205х290 мм (формат А4).
4.8.2 При использовании машинописного способа текст ТУ печатают на одной стороне листа через два интервала, а заголовок в таблице через один интервал.
4.8.3 При использовании машинного способа ТУ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004.
4.8.4 Расстояние между заголовками раздела, подраздела, предыдущим и последующим текстом, а также между заголовками раздела и подраздела должно быть равно:
Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте.
4.8.5 При подготовке текста ТУ буквы латинского и греческого алфавитов, отдельные слова с использованием букв латинского алфавита, формулы, условные знаки допускается вписывать черными чернилами, пастой или тушью. При этом плотность вписанного текста должна быть аналогична плотности остального текста. Схемы, диаграммы, рисунки и другой графический материал (если их невозможно выполнить машинным способом) выполняют черной тушью или пастой.
4.8.6 При применении машинописного способа для подготовки ТУ описки и графические неточности исправляют с помощью специального корректирующего средства и(или) путем впечатывания исправленного (дополнительного) текста (или его вписывания рукописным способом) на том же месте или между строк.
При подготовке ТУ не допускаются повреждения листов, помарки и(или) следы не полностью удаленного прежнего текста (графического материала).
4.8.7 Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту ТУ и равен пяти знакам.
Текст ТУ должен иметь поля следующих размеров:
4.8.9 Лист регистрации изменений оформляют и заполняют в соответствии с приложением Г.
Положение. Локальные акты. Общие требования. Порядок построения, оформления, согласования и утверждения (стр. 6 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 |
9.11 Инструкция печатается в одном экземпляре.
9.12 Разработчик документа после утверждения документа передает оригинал в отдел качества и маркетинга для хранения, копии (бумажные или электронные) рассылает в следующие подразделения СГУВТ и должностным лицам:
– руководство СГУВТ, (руководителю осуществляющему общее руководство подразделением (проректору, начальнику управления);
– в отдел качества и маркетинга (электронную версию);
другим подразделениям, должностным лицам, на которых распространяется данная инструкция.
9.13 Версия документа, размещенная на сайте СГУВТ, считается актуальной. Все остальные электронные и печатные копии допускаются создавать, и хранить для справочного ознакомления.
9.14 Отдел качества и маркетинга утвержденную инструкцию вносит в перечень актуальных инструкций о деятельности СГУВТ, электронную версию размещает в файловом хранилище, и на определенной страничке официального сайта СГУВТ.
9.15 Разработчик проводит ревизию документа на соответствие (целям документа, задачам, распределение функций, ссылкам на нормативные документы регламентирующую деятельность и д. т.) не реже одного раза в год и корректирует его в случае изменений.
9.16 При необходимости разработчик вносит изменения в той же последовательности как при разработке, согласно матрице (Приложение А).
9.17 При изменении версии документа, либо его отмене, разработчик информирует следующие подразделения и должностные лица;
– отдел качества и маркетинга;
– другие подразделения, должностные лица, на которых распространяется данная инструкция.
9.18 Отдел качества и маркетинга на основании изменений версий документа, либо их отмене вносит изменения в перечень инструкций о деятельности СГУВТ, актуальную электронную версию размещает в файловом хранилище, и на определенной страничке официального сайта СГУВТ. Не действующую электронною версию документа отдел качества и маркетинга переносит в файловое хранилище «Архив».
10 Требования к содержанию и изложению документов
10.1 В зависимости от особенностей документа (количества страниц, цели документа) содержание документа может меняться. Примерные элементы содержания документов перечислены выше.
10.2 Требования к изложению определенных элементов следующие:
Элемент «Содержание» рекомендуется включать в документы, если их объем превышает 6 страниц.
В элементе «Содержание» приводят порядковые номера и заголовки разделов (при необходимости – подразделов) документа, обозначения и заголовки его приложений. При этом после заголовка каждого из указанных структурных элементов ставят отточие, а затем приводят номер страницы документа, на которой начинается данный структурный элемент.
Номера подразделов приводят после абзацного отступа, равного двум знакам, относительно номеров разделов.
После обозначений приложений в скобках указывают их статус (обязательные, рекомендуемые, справочные).
Элемент «Содержание» размещают после титульного листа документа, начиная с новой страницы. При этом слово «Содержание» записывают в верхней части этой страницы, посередине, с прописной буквы и выделяют полужирным шрифтом.
10.2.2 Нормативные ссылки
Элемент «Нормативные ссылки» приводят, если в тексте документа даны нормативные ссылки на другие внешние и внутренние законодательные и нормативные документы.
Элемент «Нормативные ссылки» оформляют в виде раздела 2. В нем приводят перечень ссылочных документов в области стандартизации, который излагают в порядке от законодательных, нормативных документов РФ до локальных внутренних актов СГУВТ.
Перечень ссылочных нормативных документов начинают со слов: «В настоящей инструкции (положении) использованы ссылки на следующие документы: ».
В перечне ссылочных нормативных документов указывают полные обозначения этих документов с цифрами года принятия и их наименования, размещая эти документы в порядке возрастания регистрационных номеров обозначений. При этом аббревиатуры, которые применены в указателе (каталоге) для групповых заголовков наименований стандартов, входящих в системы общетехнических и организационно-технических стандартов, должны быть расшифрованы.
После перечня ссылочных нормативных документов приводят примечание со следующей информацией: «При пользовании настоящим положением (инструкцией) целесообразно проверить действие ссылочных документов по официальным источникам, используя информационный указатель «Консультант плюс». Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим положением (инструкцией) следует руководствоваться замененным (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку».
10.2.3 Термины и определения
Элемент «Термины и определения» приводят при необходимости терминологического обеспечения взаимопонимания между различными пользователями данного документа, путем определения терминов, не стандартизированных на межгосударственном уровне, или путем уточнения стандартизированных терминов, если эти термины использованы в данном стандарте в более узком смысле.
Элемент «Термины и определения» оформляют в виде одноименного раздела и начинают со слов: «В настоящем положении (инструкции) применены следующие термины с соответствующими определениями:», либо «В настоящей инструкции (положении) применены термины по _____________, а также следующие термины с соответствующими определениями:». обозначение стандарта
Термин записывают со строчной буквы полужирным шрифтом, а определение – с прописной буквы – обычным. Термин отделяют от определения тире.
Определение должно быть оптимально кратким и состоять из одного предложения. При этом дополнительные пояснения приводят в примечаниях.
10.2.4 Обозначения и сокращения
Если в документе необходимо использовать значительное количество (более пяти) обозначений и/или сокращений, то для их установления используют один из следующих элементов документа: «Обозначения и сокращения», «Обозначения», «Сокращения», которые приводят в виде отдельного одноименного раздела данного документа.
В этом разделе устанавливают обозначения и сокращения, применяемые в данном документе, и приводят их расшифровку и/или необходимые пояснения. При этом перечень обозначений и/или сокращений составляют в алфавитном порядке, исходя из удобства поиска обозначений и/или сокращений в данном перечне.
Если обозначений и сокращений не более пяти они указываются в тексте при первом употреблении в скобках после сокращаемых слов.
Материал, дополняющий основную часть документа, оформляют в виде приложений. В приложениях целесообразно приводить графический материал большого объема и/или формата, таблицы большого формата, методы расчетов, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов.
* Основная часть документа – совокупность положений, составляющих содержание документа.
По статусу приложения могут быть обязательными, рекомендуемыми или справочными:
— обязательное – не допускается отступлений и дополнений;
— рекомендуемое – возможны изменения и дополнения, но с сохранением указанных в приложении параметров;
— справочное – сводная информация для пользователей документа, образец оформления.
Приложения обозначают прописными буквами русского алфавита, начиная с А (за исключением букв Ё, 3, И, О, Ч, Ь, Ы, Ъ), которые приводят после слова «Приложение» и располагают в порядке ссылок на них в тексте. В случае полного использования букв русского алфавита приложения обозначают арабскими цифрами.
Каждое приложение начинают с новой страницы. При этом в верхней части страницы, справа, приводят, и выделяют полужирным шрифтом слово «Приложение», записанное строчными буквами с первой прописной, и обозначение приложения. Под ними в скобках указывают статус приложения, используя слова: «обязательное», «рекомендуемое» или «справочное». Допускается размещение на одной странице двух (и более) последовательно расположенных приложений, если их можно полностью изложить на этой странице.
Содержание приложения указывают в его заголовке, который располагают симметрично относительно текста, приводят в виде отдельной строки (или строк), печатают строчными буквами с первой прописной и выделяют полужирным шрифтом.
Для удобства пользования документом в приложении может быть приведена информация о том, какой структурный элемент основной части документа дополняет данное приложение. Эта информация может быть приведена в скобках после заголовка приложения или в сноске к нему.
Приложения должны иметь общую с основной частью документа сквозную нумерацию страниц.
В тексте документа должны быть даны ссылки на все приложения.
При ссылках на обязательные приложения используют слова:«…. В соответствии с приложением __», а при ссылках на рекомендуемые и справочные – слова: «… приведен в приложении __». При этом статус приложений не указывают.
10.2.6 Лист согласований, лист ознакомления с документом сотрудников
Листы размещают поочередно на последних листах документа, и оформляют аналогично листам настоящего положения.
10.2.7 Общие требования к содержанию
В зависимости от особенностей содержания документа его положения излагают в виде текста, таблиц, графического материала (рисунков, схем, диаграмм) или их сочетаний.
Текст документа должен быть кратким (по возможности), точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным, необходимым и достаточным для использования в соответствии с его областью применения.
При изложении требований в тексте документов применяют слова: «должен», «следует», «подлежит», «необходимо», «требуется», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не должен», «не следует», «не подлежит», «не могут быть» и т. п.
При изложении в документе положений, допускающих отступления от требований, применяют слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «допускается», «разрешается» и т. п.