в нумерации приложений в документе допускается использование

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Обсуждения

Обозначение приложений

добрый день, хотелось бы уточнить: по ГОСТ 2.105

4.3.8 Приложения обозначают заглавными, буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами

Клиент NormaCS, 26 декабря 2016

«В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами»

А также я лично ничего не вижу дурного в том, чтобы обозначать приложения сразу цифрами в вашем случае, раз вы знаете, что у вас их 50.

Пользователь, 27 декабря 2016

Сразу цифрами однозначно.

Клиент NormaCS, 20 января 2017

В ГОСТ 2.105 п.5.4 «В текстовых документах, имеющих строки, все записи проводят на каждой строке в один ряд (первый вопрос). Для облегчения внесения изменений:

— ведут запись в нижней части поля строки. (второй вопрос)».

Актуально ли это сейчас, когда изменения не вносят вручную?

Эти требования относятся к спецификации, составу проектной документации, содержанию тома и другим документам, оформленным в табличном виде.

Пользователь, 3 апреля 2017

Еще раз хочу задать вопрос по оформлению

5 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ, СОДЕРЖАЩИМ ТЕКСТ, РАЗБИТЫЙ НА ГРАФЫ.

5.4 В текстовых документах, имеющих строки, все записи проводят на каждой строке в один ряд.

1 вопрос. Означает ли это, что спецификации, состав проектной документации, состав отчетной документации по результатам инженерных изысканий, содержание тома и другие документы, оформленые в табличном виде, все записи оформлять в один ряд в каждой строке?

Для облегчения внесения изменений:- ведут запись в нижней части поля строки.

2 вопрос: Актуально ли это сейчас, когда изменения не вносят вручную?

Пользователь, 14 июня 2017

SvCh, добрый день!

Вы привели цитату из старой редакции.

Сейчас, в действующей редакции с изменением №1 этот пункт звучит так: «5.4 В текстовых документах в бумажной форме, имеющих строки, все записи проводят на каждой строке в один ряд».

Этот текст означает, что это правило применяется только лишь для заполнения готовых бумажных форм с отпечатанными строками.

На компьютере заполняется ячейка таблицы.

Это указано в новом пункте «5.6 Для электронных документов при выводе на бумажный носитель или устройство отображения с использованием программных средств допускаются отклонения по формам исполнения таблиц (размеры рамок, граф и т.п.) и размещению текста (размеры полей, интервалы и т.д.) с соблюдением при этом требований к оформлению текстовых документов». (5.6 Введен дополнительно, Изм. №1)

Видимо, Вы не пользуетесь NormaCS и не знаете, что к этому стандарту было изменение. Всегда проверяйте по последней версии стандарта и по изменениям к нему.

Разработчик НТД, 14 июня 2017

Добрый день, Николай Иванович.

Спасибо огромное за разъяснение.

Как-то упустила этот момент.

С уважением SaCH

Пользователь, 15 июня 2017

Николай Иванович, может вы помните и такой момент, а то я что-то не могу найти в новой редакции этого стандарта подобного. Есть ли запрет (или может был когда-то) при написании стандарта размещать на разных строках части обозначения. Т. е., к примеру, при ссылке на ГОСТ 2.105–95 в тексте «ГОСТ» писать на одной строке, а «2.105–95» на другой (такое может случиться при попадании ссылки на стандарт на конец строки). Мне периодически кто-то из знакомых разработчиков говорит, что есть такое правило, но не может назвать, откуда оно взялось. Может быть, вы подскажете 🙂

Пользователь, 16 июня 2017

Pedantic_designer, добрый день!

Разработчик НТД, 16 июня 2017

Пользователь, 16 июня 2017

Подскажите, пожалуйста, как в тексте указывать габаритные размеры.

Из ГОСТ 2.105 4.2.11 Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.

Из ГОСТ 8.417-2002 8.3 Обозначения единиц помещают за числовыми значениями величин и в строку с ними (без переноса на следующую строку). Числовое значение, представляющее собой дробь с косой чертой, стоящее перед обозначением единицы, заключают в скобки.

Если по аналогии (5х6х7) м 3

Пользователь, 7 сентября 2017

SvCh,дробь с косой чертой – это немножко другое. Полагаю, первый вариант вполне приемлем. Вот пример из одного из стандартов ЕСКД (в таблице).

Пользователь, 7 сентября 2017

Спасибо! Возьму на заметку!

Пользователь, 7 сентября 2017

А если сумма, например:

9 км+2 км, 9 + 2 км или (9+2) км?

Пользователь, 19 сентября 2017

Конкретно в ГОСТ 2.105-95 не указан такой пункт, только есть указания о том, что единицы нельзя отделять от цифрового значения, п. 4.2.11 «Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин, помещаемых в таблицах, выполненных машинописным способом.

Пользователь, 12 октября 2017

icecool, возможно, это логично, но я лично не вижу тут какого-то нарушения, которое могло бы привести к сложности или ошибке при чтении. Вот если «ГОСТ 2.10» поместить на одной строке, а «5-95» на другой, то тут чуть сложнее уже Тем не менее, сейчас при наборе я просто добавляю символ «неразрывный пробел» после «ГОСТ» или после числового значения, чтобы в принципе исключить возможность разрыва.

Пользователь, 12 октября 2017

Индекс(ГОСТ), регистрационный номер- год утверждения

Есть требование в ГОСТ 2.105, п.4.2.4 «Не допускается применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера»

Сопоставлять регистрационный номер с физическими величинами, как мне кажется, некорректно.

Пользователь, 12 октября 2017

Pedantic_designer, нарушения нет, Вы правы, тем более, что и в ГОСТе об этом ничего не сказано, а если копать глубже, то распоряжением 1521 вообще исключили данные госты из обязательных, теперь, как я понимаю Приказом Росстандарта от 30.03.2015 N 365 (ред. от 24.08.2017) «Об утверждении перечня документов в области стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований Федерального закона от 30 декабря 2009 г. N 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений», пытаются вернуть статусы нужных и необходимых к применению ГОСТов.

Пользователь, 12 октября 2017

Вот еще один документ, может кому-то пригодится, кто его не знает

Статья 16.1. Правила формирования перечня документов по стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований технических регламентов

(в ред. Федерального закона от 05.04.2016 N 104-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

(введена Федеральным законом от 30.12.2009 N 385-ФЗ)

1. Федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации не позднее чем за тридцать дней до дня вступления в силу технического регламента утверждается, опубликовывается в печатном издании федерального органа исполнительной власти по техническому регулированию и размещается в информационной системе общего пользования в электронно-цифровой форме перечень документов по стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований принятого технического регламента.

(в ред. Федерального закона от 05.04.2016 N 104-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. В перечень, указанный в пункте 1 настоящей статьи, могут включаться национальные стандарты Российской Федерации и своды правил, а также международные стандарты, региональные стандарты, региональные своды правил, стандарты иностранных государств и своды правил иностранных государств при условии регистрации указанных стандартов и сводов правил в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов. Регистрация международных стандартов, региональных стандартов, региональных сводов правил, стандартов иностранных государств и сводов правил иностранных государств в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов осуществляется в порядке, установленном статьей 44 настоящего Федерального закона.

(в ред. Федерального закона от 05.04.2016 N 104-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

3. В национальных стандартах Российской Федерации и сводах правил могут указываться требования технических регламентов, для соблюдения которых на добровольной основе применяются национальные стандарты Российской Федерации и (или) своды правил.

(в ред. Федерального закона от 05.04.2016 N 104-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Применение на добровольной основе стандартов и (или) сводов правил, включенных в указанный в пункте 1 настоящей статьи перечень документов по стандартизации, является достаточным условием соблюдения требований соответствующих технических регламентов. В случае применения таких стандартов и (или) сводов правил для соблюдения требований технических регламентов оценка соответствия требованиям технических регламентов может осуществляться на основании подтверждения их соответствия таким стандартам и (или) сводам правил. Неприменение таких стандартов и (или) сводов правил не может оцениваться как несоблюдение требований технических регламентов. В этом случае допускается применение предварительных национальных стандартов Российской Федерации, стандартов организаций и (или) иных документов для оценки соответствия требованиям технических регламентов.

(в ред. Федеральных законов от 21.07.2011 N 255-ФЗ, от 05.04.2016 N 104-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Документы по стандартизации, включенные в перечень, указанный в пункте 1 настоящей статьи, подлежат ревизии и в необходимых случаях пересмотру и (или) актуализации не реже чем один раз в пять лет.

(в ред. Федерального закона от 05.04.2016 N 104-ФЗ)

Источник

В нумерации приложений в документе допускается использование

Единая система конструкторской документации

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ

Unified system for design documentation. General requirements for textual documents

____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ 2.105-95 с ГОСТ Р 2.105-2019 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

МКС 01.110
ОКСТУ 0002

Дата введения 1996-07-01

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) Госстандарта России

ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации

2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 7 от 26 апреля 1995 г.)

За принятие проголосовали:

Наименование национального органа по стандартизации

Госстандарт Республики Беларусь

Госстандарт Республики Казахстан

Изменение N 1 принято Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по переписке (протокол N 23 от 28 февраля 2006 г.)

За принятие изменения проголосовали национальные органы по стандартизации следующих государств: AZ, AM, BY, KZ, KG, MD, RU, TJ, TM, UZ, UA [коды альфа-2 по МЭК (ИСО 3166) 004]

3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 8 августа 1995 г. N 426 межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95 введен в действие в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1996 г.

4 ВЗАМЕН ГОСТ 2.105-79, ГОСТ 2.906-71

5 ИЗДАНИЕ (апрель 2011 г.) с Изменением N 1, утвержденным в июне 2006 г. (ИУС 9-2006), Поправкой (ИУС 12-2001)

ВНЕСЕНЫ: поправка, опубликованная в ИУС N 2, 2012 год; поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2018 год

Поправки внесены изготовителем базы данных

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации. Основные надписи

ГОСТ 2.106-96 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы

ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.304-81 Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.316-2008 Единая система конструкторской документации. Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах. Общие положения

ГОСТ 2.321-84 Единая система конструкторской документации. Обозначения буквенные

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 6.38-90* Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

* На территории Российской Федерации отменен без замены.

ГОСТ 7.32-2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

ГОСТ 8.417-2002 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин

ГОСТ 13.1.002-2003 Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы

ГОСТ 21.101-97* Система проектной документации для строительства. Основные требования к рабочей документации

* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 21.1101-2009.

ГОСТ 14236-81 Пленки полимерные. Метод испытания на растяжение

(Измененная редакция, Изм. N 1).

3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

Текстовые документы выполняют в бумажной форме и (или) в форме электронного документа (ДЭ).

Допускается в текстовых документах, содержащих текст, разбитый на графы, использовать сокращения слов по ГОСТ 2.316.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

3.2 Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).

Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например, эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.

3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

— машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);

— с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004);

— на электронных носителях данных.

3.4 Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

— на электронных носителях данных.

3.3, 3.4 (Измененная редакция, Изм. N 1).

3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.

Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15-17 мм).

Пример выполнения текстового документа приведен в приложении А.

3.7 Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.

Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы неполностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются.

После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.

3.8 Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта.

Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.

3.9 К текстовым документам рекомендуется выпускать лист регистрации изменений в соответствии с ГОСТ 2.503 и ГОСТ 21.101.

3.10 Содержательная и реквизитная части ДЭ должны соответствовать требованиям стандарта ЕСКД.

Структура и состав реквизитов ДЭ должны обеспечивать его обращение в рамках программных средств (отображение, внесение изменений, печать, учет и хранение в базах данных, а также передачу в другие автоматизированные системы) с соблюдением при этом нормативных требований по оформлению текстовых документов.

Источник

Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи

Зачем оформляют отметку о приложении

Д окументы и приложения к ним в современных условиях должны оформляться, исполняться, храниться и использоваться как связанные документы. Такой подход предполагает, что:

За счет правильности оформления ссылок обеспечивается взаимосвязь и взаимозависимость, защита документов (в т.ч. от фальсификации и подмены структурных частей комплекта). Это особенно ярко проявляется при оформлении сопроводительных писем и приложений к ним.

Механизм связанных документов (основной документ + приложения) применяется как один из приемов при издании нормативных правовых актов, он актуален при проведении экспертизы ценности документов, необходим в системах электронного документооборота, используется для поддержки версионности документов, обеспечивает контекстный и полнотекстовый поиск. Этот механизм используется в процессе официального опубликования нормативных правовых актов в справочно-правовых системах и периодических изданиях, а также при трансляции документов организации на ее внутренних сайтах.

При этом приложение также является логически завершенным документом, это самостоятельный информационный объект.

Как можно фиксировать версию локального нормативного акта (ЛНА) в его заголовочной части? Как ЛНА можно идентифицировать (не только по реквизитам утверждающего документа)? Ответы – в статье «Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии» журнала № 12′ 2017

Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016

В п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно рассматриваются правила оформления отметки о приложении в 2 управленческих ситуациях:

1. Когда приложения оформляются к информационно-справочным документам (сопроводительным письмам, актам, справкам, служебным запискам и др.), отметка о приложении обеспечивает прежде всего целостность (полноту) комплекта документов.

Основные правила ее оформления новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не изменил. Мы по-прежнему должны обращать внимание на то, названо или нет приложение в тексте основного документа (см. отметку «1» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Следует обратить внимание на приведенный в ГОСТ пример оформления отметки о сброшюрованном приложении (см. «2» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016). Его можно взять за образец и не указывать количество листов (как это показано в ГОСТ), но оформлять наименование вида документа и идентификационные реквизиты совершенно необходимо! Тогда вместо короткого «отчет о НИР в 2 экз.» после двоеточия у нас получится:

Новым является также правило оформления отметки в случае, если приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др. (см. «3» там же). Его мы далее подробно прокомментируем в ответе на один из вопросов читателей.

2. Когда издаются распорядительные документы (прежде всего, постановления, приказы, распоряжения), которыми утверждаются и вводятся в действие документы-приложения (локальные нормативные акты (ЛНА) организации: положения, правила, регламенты, инструкции и т.п. – это организационные документы, имеющие самостоятельное значение).

На данных ЛНА оформляется отметка о приложении (см. «5» там же), а в тексте основного распорядительного документа обозначается наличие приложения после его первого упоминания (см. «4» там же). Причем новый ГОСТ предусматривает написание в тексте слова «приложение» в скобках и со строчной (маленькой) буквы. А если приложений несколько, то они нумеруются, при этом допускается использование знака «№» перед цифрами. В этом случае рекомендуем придерживаться единообразия в оформлении: если в тексте основного документа приложения нумеруются со знаком номера (приложение № 3), то и на каждом документе-приложении необходимо его использовать (Приложение № 3), см. Примеры 2 и 3 далее.

Сделайте практический вывод из этих требований стандарта и запомните простое правило, что отметка о приложении как отдельный реквизит в распорядительных документах не оформляется, все наименования документов-приложений и ссылки на их наличие делаются только в тексте постановлений, решений, протоколов, приказов, распоряжений, поручений и указаний.

Если нормативный документ (например, правила или инструкция) утвержден распорядительным (приказом или др.), то на нормативном документе:

Таким образом, данные распорядительного документа не задваиваются в отметке о приложении и грифе утверждения. Это новое правило зафиксировано в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. «6» во фрагменте документа выше), однако ранее оно уже встречалось на практике.

К сожалению, ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно не рассматривает распространенную ситуацию, когда необходимо оформлять приложения к договорам 1 (соглашения о тарифах, о конфиденциальности, о защите и обработке персональных данных, о ведении переписки по исполнению договора в электронном виде и т.п.). На практике принято делать перечисление приложений не в отметке о приложениях, а в тексте договора. Например, его можно указать отдельным пунктом внутри раздела «Прочие условия» или даже самостоятельным разделом, который следует за «Адресами и реквизитами сторон», причем:

На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу должна быть отметка со ссылкой на договор как основной документ (по правилам п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, см. Пример 5).

10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:

10.1.1. Соглашение о тарифах на 2 полугодие 2018 года на 5 л.

10.1.2. Инструкция по эксплуатации Объекта на 29 л.

10.1.3. Соглашение о защите персональных данных представителей Сторон на 2 л.

Не рассматривается в новом стандарте и ситуация, когда утвержденный многостраничный организационный документ-приложение имеет собственные приложения.

На практике подобные многостраничные документы (например, инструкция по делопроизводству) оформляются с титульным листом, после которого на следующем отдельном листе располагается оглавление (содержание), в нем фиксируется перечень дополнительных приложений с указанием их номеров. Страницы таких приложений в этом случае могут включаться в общую нумерацию страниц основного утвержденного приложения (Пример 7).

А на самих дополнительных приложениях в составе основного утвержденного приложения уточняют, к какому разделу, пункту и подпункту они относятся:

Если дополнительные приложения имеют самостоятельную нумерацию, то в содержании основного приложения они перечисляются в той же последовательности, в которой упоминаются в его тексте, с указанием (или без указания) количества листов (Пример 8).

На самих дополнительных приложениях возможны 2 варианта оформления отметки о приложении, которые формально будут соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016: показаны в Примерах 9 и 10.

Ответы на вопросы читателей

Теперь перейдем к ответам на конкретные вопросы читателей.

Организация разрабатывает Положение. Получилось так, что к нему составлено одно большое приложение, состоящее из нескольких частей. Можно ли приложение обозначить № 1, а его части назвать Приложение 1.1 и 1.2 и т.п.?

Не нужно этого делать. Приложение ведь тоже является целостным документом, его необходимо оформлять по общим правилам. У вас 2 выхода.

1. К основному приложению (Положению) можно оформить несколько дополнительных приложений, которые нужно пронумеровать в том порядке, в каком они упоминаются в Положении. Тогда у вас появятся приложения № 1, № 2, № 3 к Положению (см. Примеры 8, 9 и 10).

На самостоятельные приложения удобно делать ссылки в тексте документов (особенно если их необходимо повторять несколько раз), публиковать их и направлять на исполнение в соответствии с правами доступа исполнителей, контролировать исполнение и, наконец, актуализировать и поддерживать версионность как основного документа, так и его приложений.

2. Можно текст многостраничного документа-приложения большого объема разделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, а также оформить содержание (оглавление) к нему. Уровней рубрикации (деления текста на составные части) должно быть не более 4 (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016):

На конкретные пункты и подпункты единственного приложения также удобно делать ссылки, но труднее будет поддерживать его версионность и вносить изменения. Исходите из разумной практичности при выборе конкретного варианта оформления из возможных.

В старом ГОСТ Р 6.30-2003 были примеры, когда в отметке о наличии приложения писалось слово «Приложение:» в единственном числе, а далее шел список из нескольких приложений. Это выглядело нелогично. В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – то же самое:

Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе Управления кредитования на 2 л. в 1 экз.

Неужели так правильно? Или это описка, которая перекочевала в новый ГОСТ? Если мы будем писать слово «Приложения:» во множественном числе, когда надо оформить перечень из нескольких приложений, будет ли это принципиальной ошибкой?

Целью разработки требований к оформлению организационно-распорядительных документов было достижение их единообразия. В процессе унификации документов и ориентации их на автоматизированную обработку составные части (реквизиты) всегда упрощаются и формализуются для простоты и удобства оформления, а также для однозначной идентификации как документа в целом, так и каждого отдельного реквизита. И сейчас мы имеем дело с условным «языком реквизитов», в котором отсутствуют обычные грамматические связи.

Таким образом, на основном документе под его текстом (4 интервала ниже последней строки текста) и от границы левого поля оформляется отметка со словом «Приложение» в единственном числе, даже если документов-приложений будет несколько и потребуется их перечисление.

А действительно принципиальными вопросами в примере, который приводится со ссылкой на стандарт, являются следующие:

Поэтому данный пример оформления из стандарта подлежит корректировке, но совсем «в других местах»:

Обратите внимание также и на то, что под словом «Приложение:» никакой текст не оформляется, а если документов-приложений несколько, то они нумеруются, и их номера располагаются «знак под знаком».

У нас в организации издан приказ, в котором присутствуют приложения о заполнении форм отчетности в виде таблиц. Руководство дало задание подготовить поручение по службе по исполнению приказа.

Первый вопрос: стоит ли задваивать требования приказа? Зачем писать поручение по службе, если все требования изложены в приказе, а сам приказ подписан вышестоящим руководством? И распространяется он, естественно, на все подразделения организации.

В данной управленческой ситуации первый вопрос вам необходимо было задать руководителю. Вы, как и любой исполнитель, вполне имеете право уточнять суть поручения, его конкретные сроки, фамилии ответственных и другие особенности работы с документом именно в вашей службе. Потому что все эти особенности и конкретные мероприятия по исполнению приказа организации имеет право устанавливать руководитель вашего подразделения в своем поручении (это – новый вид распорядительного документа) или распоряжении (если по положению о подразделении и должностному положению он имеет право их издавать). Описанная в вопросе задача имеет смысл и вполне может быть поставлена руководителем территориально обособленного подразделения (службы).

Если копии приказа организации вы ранее не рассылали исполнителям в своей службе (конечно же, с резолюцией руководителя вашей службы), то не рекомендуем в поручении руководителя вашей службы ограничиваться простой ссылкой на приложения к тому приказу, которого эти исполнители еще не видели (это ответ на второй вопрос).

А если таблица сложная, комбинированная, то ее необходимо оформить как приложение еще и к поручению вашего руководителя. Только проконтролируйте, чтобы утвержденная форма обязательно соблюдалась, т.к. потом на основании собранных отчетов подразделений по утвержденным показателям будет формироваться консолидированная отчетность всей организации.

Желаем успехов во взаимодействии с руководством и взаимопонимания!

Новый стандарт на оформление организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 в п. 5.19 предусматривает оформление отметки о наличии приложений в электронном виде, причем на обособленном электронном носителе (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.). В стандарте для этой ситуации предлагается такой пример оформления отметки:

Приложение: CD в 1 экз.

Но в этом же п. 5.19 стандарта содержится следующее уточнение: «на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов». А опыт лучших практик показывает, что обособленный внешний носитель должен быть идентифицирован прежде всего по наименованию автора документа, имени файла с указанием его расширения и объема, поскольку полное наименование документа-приложения уже должно быть указано в основном (положение, договор, пояснительная записка к плану или отчету) или сопроводительном документе (сопроводительное письмо).

Поэтому отметку об электронном приложении рекомендуем делать следующим образом (указание носителя может быть как в начале, так и в конце отметки):

. Направляем отчет об исполнении основных финансовых показателей развития Кировского филиала за 1-е полугодие 2018 года по разделу 3 целевого проекта «Корпоративные цифровые технологии (2017–2020 гг.)».

Приложение: CD в 1 экз., Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб

Приложение: Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб, CD в 1 экз.

Если же электронное приложение не названо в тексте основного (сопроводительного) документа, то отметку о приложении рекомендуем оформлять с наименованием документа-приложения:

Основной документ (например, сопроводительное письмо) и обособленный электронный носитель-приложение помещаются в один конверт для почтовых отправлений, причем CD-диск предварительно вкладывается в отдельный конверт или пакет небольшого формата, на котором оформляются его идентификаторы (Пример 17 или 18). Все реквизиты располагаются в центре на лицевой стороне конверта-вкладыша. Заклеивать этот вспомогательный конверт не обязательно.

CD-диски с документами, имеющими оперативное значение и временный срок хранения, могут пересылаться и в одном почтовом конверте с сопроводительными письмами без конвертов-вкладышей. В этом случае в центре носителя черными чернилами или шариковой ручкой пишется только имя файла документа-приложения: «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls».

А usb-флеш-накопители необходимо пересылать в отдельных заклеиваемых конвертах-вкладышах, которые помещаются с сопроводительным письмом в один почтовый конверт.

При работе с электронными документами-приложениями необходимо особое внимание обращать не столько на оформление конвертов и вкладышей, сколько на систему именования файлов электронных документов, в которой следует предусматривать единообразие имен файлов однородных документов, возможность их консолидации при составлении сводных документов, а также системное обеспечение идентификации документов и их файлов.

При обмене сообщениями по электронной почте рекомендуем придерживаться практики оформления электронных приложений-файлов, показанной в Примерах 14–16.

Источник