удаленная работа через приложения
50 приложений для эффективной организации удалённой работы
Сейчас миллионы людей приспосабливаются к работе на дому из-за вынужденной самоизоляции, связанной с COVID-19. Они должны работать в совершенно новых для себя условиях, поэтому перестроиться и максимизировать свою производительность за пределами офиса может быть очень непросто.
Но есть ряд программных продуктов, которые могут решить проблему. В этом посте мы рассмотрим 50 инструментов и приложений, которые помогут значительно оптимизировать рабочий процесс, и гарантировать, что вы сможете выполнять задачи в своём домашнем офисе (или за кухонным столом, или в кровати… где угодно).
Взгляните на этот список — там обязательно найдётся несколько полезных инструментов и приложений, которых вам, возможно, не хватает.
Управление проектами/Таск трекинг
1. Trello
Trello — это инструмент, который отображает ваши проекты и задачи на специальных досках. Это позволяет всегда быть в курсе того, кто и над чем работает, каков текущий статус выполнения задач и многое другое. Trello поможет оптимизировать работу как с линейными списками задач, так и с крупными проектами и большими командами.
2. Asana
Asana помогает вам создавать, назначать и управлять задачами. Она позволяет поместить каждую задачу в собственный контекст и в контекст проекта, с которым она связана. Благодаря этому вы можете письменно обсуждать задачу с членом команды не теряя контекста. Это помогает поддерживать конструктивную беседу. Вы также можете загружать или экспортировать файлы с компьютера, Google Диска, Dropbox и других облачных хранилищ.
3. Assembla
Assembla — это система управления проектами для удалённых команд и фрилансеров. Она позволяет централизованно, в рамках единой платформы, управлять командами, кодом, интеграцией, отчётами и процессами обеспечения безопасности.
4. Basecamp
Basecamp — один из лучших инструментов для организации работы удалённых команд. Он используется для управления проектами, планирования, проведения встреч, для контроля ответственности, документирования и полного мониторинга процессов на базе единой платформы.
5. Podio
Podio — отличный вариант для организации задач и выполнения работы. Он обеспечивает прозрачность и контроль индивидуальной ответственности, необходимые для эффективной командной работы, и позволяет людям организовывать и отслеживать задачи в одной простой в использовании панели управления.
6. Taskworld
Taskworld позволяет управлять вашими проектами без лишних заморочек, отслеживает задачи и облегчает совместную работу в нескольких проектах.
7. SmartSheet
SmartSheet можно использовать для отслеживания и управления различными видами работ для больших и малых групп, от стартапов до корпораций.
8. Monday
Monday предлагает новый способ управления вашими проектами и рабочим процессом. Он помогает командам планировать задачи вместе и выполнять проекты точно в срок. Завести свою команду на эту платформу так же просто, как отправить электронное письмо. Ваши сотрудники сразу же привыкнут к инструменту, как только начнут использовать его.
9. Wrike
Wrike — идеальный инструмент управления проектами для больших команд. В нём реализованы такие функции, как диаграммы Ганта, распределение рабочей нагрузки для оптимизации ресурсов, настраиваемые панели мониторинга, структурирование по папкам, проектам и автоматическое назначение задачи в зависимости от ее статуса.
10. MeisterTask
MeisterTask — это интерактивный инструмент управления задачами для команд. Вы можете использовать MeisterTask для организации и управления проектами в красиво оформленной, настраиваемой среде, которая адаптируется к индивидуальным потребностям команды. Доски проектов в стиле Kanban позволяют командам создавать оптимизировать и автоматизировать рабочие процессы, выполняя больше работы вместе.
11. nTaskmanager
От создания чеклистов до управления проектами, совместной работы с проектными командами, планирования совещаний, обмена файлами и многого другого — nTask позволяет вам делать всё из коробки.
12. Jira
Jira создана для того, чтобы каждый член вашей команды разработчиков программного обеспечения мог планировать, отслеживать рабочий процесс и выпускать качественные релизы.
Рабочий и технический процесс
13. Workfront
Разрабатываете ли вы новые продукты, пытаетесь ли внедрить новые технологии или создаёте глобальные маркетинговые кампании, Workfront предоставляет единую централизованную платформу приложений для обмена идеями, создания контента, управления процессами и выполнения работы на высшем уровне.
14. Airtable
Команды используют Airtable, чтобы организовать свою работу и двигаться к поставленным целям. Это универсальная платформа для совместной работы, которая сочетает в себе гибкость интерфейса электронных таблиц с множеством таких функций, как вложения файлов, стеки карт Kanban, формы, календари и отчёты.
15. Paymo
Paymo — это платформа для управления рабочим процессом, которая объединяет управление задачами, планирование, тайм-трекинг и выставление счетов для своевременной доставки обновлений и программных продуктов.
16. Scoro
Scoro предоставляет все инструменты, необходимые вашей команде для полноценного управления вашим бизнесом и работой: управление проектами, планирование и отслеживание рабочего процесса, доски и списки задач, база данных контактов и CRM, подготовка и выставление счетов, расширенные отчёты, информационные панели в реальном времени и многое другое.
17. Kissflow
Kissflow обеспечивает полное управление процессами, всё в одной интеллектуальной и легко интегрируемой платформе, где любой член команды может создать автоматизированный процесс и доску проектов, управлять потоком задач и сотрудничать по рабочим вопросам с коллегами.
Командное взаимодействие и корпоративные мессенджеры
18. Slack
Slack — это инструмент для обмена мгновенными сообщениями, дистанционного общения команд и удалённых работников. Он имеет отличный функционал для управления проектами, назначения команд, планирования релизов и запусков, просмотра информации о сотрудниках и продажах.
19. Aircall
Aircall — облачная АТС, позволяет командам поддерживать гибкость и оставаться на связи — даже когда все находятся на расстоянии.
20. Dropbox
Dropbox — это облачная платформа для хранения и обмена файлами, где вы можете хранить файлы, документы, изображения и видео и делиться ими с другими. Идеально подходит для сотрудничества с удалёнными командами и сотрудниками.
21. Skype
Skype является наиболее часто используемым профессиональным средством коммуникации и обмена мгновенными сообщениями. Малые и крупные компании используют Skype для эффективного общения со своими сотрудниками — как в офисе, так и удалённо — посредством видеочата, обмена мгновенными сообщениями, голосовых вызовов и многого другого.
22. Workplace By Facebook
Workplace от компании Facebook даёт вашей организации возможность подключить всех сотрудников к одной сети и использовать такие инструменты, как группы, мгновенные сообщения и новостная лента.
23. Pukkateam
Это решение для больших команд, разбросанных по всему зданию, или удалённых команд, работающих из дома в разных городах. PukkaTeam поддерживает коммуникацию, воссоздает атмосферу офиса и помогает удалённым работникам чувствовать себя частью офисного сообщества.
24. Zoom
Zoom в основном используют для видеоконференций и прочих форматов группового общения онлайн. Это идеальная альтернатива Google Hangouts на случай, когда вам нужно большее количество людей, которые должны одновременно участвовать в беседе.
25. Float
Float — это инструмент планирования и управления ресурсами, который используют многие компании для назначения и распределения задач между сотрудниками удалённых команд, а также для отслеживания рабочего процесса и хода выполнения проектов.
26. Zenkit
ZenKit — это «инструмент коллективной работы, который растёт вместе с вами» и включает функции для постановки задач, совместной работы и многого другого.
27. FunRetro
Вы можете сотрудничать со своей удалённой командой и двигаться в правильном направлении, используя этот простой, интуитивно понятный и полезный инструмент.
28. Glip
Glip — это бесплатное приложение для совместной работы, которое включает в себя функцию обмена сообщениями, групповой видеочат и управление задачами для улучшения командной работы.
29. Join.me
Join.me — это бесплатный инструмент для совместного использования экрана, веб-конференций и онлайн-собраний для организации быстрых встреч с удалёнными сотрудниками и командами.
30. Jell
Jell — это профессиональная социальная сетевая платформа для удалённых команд.
Продуктивность и аналитика
31. Evernote
Evernote — отличное решение для создания заметок при работе с распределённой командой. Вы можете организовывать все свои заметки и автоматически синхронизировать их на всех своих устройствах.
32. Noisli
Noisli генерирует фоновые звуки, которые помогают маскировать раздражающие шумы, чтобы держать ваш ум свежим, улучшить концентрацию внимания и повысить производительность труда.
33. Focus Booster
Используя Focus Booster, вы можете лучше разобраться, как вы используете своё время, и в результате максимизировать свою производительность.
34. I Done This
Этот инструмент ведёт учёт ежедневных достижений и хода выполнения задач для всех членов вашей команды и рассылает утренние информационные сообщения с отчетами об эффективности на email каждого сотрудника.
35. Todoist
Todoist позволяет создавать проекты, добавлять заметки и загружать файлы, устанавливать напоминания, флажки и отслеживать производительность на специальных графиках.
36. Mindmeister
MindMeister — это онлайн-инструмент для составления майндмэпов, что позволяет представить идеи визуально, а затем развивать и обмениваться ими.
37. Brain.fm
Музыка для улучшения концентрации, для медитации и сна. Точно так же, как визуальный дизайн офиса или спальни должен улучшать их функциональность, музыка, которую вы слушаете, должна также способствовать достижению ваших целей.
38. Weekdone
Weekdone даёт вам понимание того, что происходит в вашей команде, помогая вам отслеживать и сообщать о результатах работы. Можно отслеживать еженедельный прогресс, оставлять отзывы и таким образом вместе двигаться к цели.
Тайм менеджмент
39. RescueTime
RescueTime работает на вашем компьютере, телефоне и планшете в фоновом режиме, чтобы показать вам, как именно вы проводите своё время (вручную ничего вводить не требуется).
40. Worldtimebuddy
Worldtimebuddy — это инструмент для удалённой работы с конвертером времени для распределённых команд. Его дизайн позволяет людям сопоставлять несколько часовых поясов, планировать конференц-звонки и веб-встречи для бизнеса.
41. Toggl
Toggl — это простой инструмент для отслеживания времени. Разбейте свои часы по проектам, клиентам и задачам, чтобы узнать, что приносит вам деньги, а что тормозит ваш прогресс.
42. Accelo
Функция автоматического учёта времени в Accelo без труда фиксирует время, потраченное на выполнение задач.
43. Doodle
Doodle помогает вам сосредоточиться на реальной работе, быстро и просто решая трудоёмкие задачи, такие как планирование и организация встреч.
44. Calendly
Calendly — это мощный, но в то же время простой инструмент автоматического планирования, который снижает необходимость общаться для этого с другими, позволяя работать более организованно и эффективно.
Другие полезные инструменты
45. PivotalTracker
PivotalTracker позволяет предприятиям работать с удалёнными клиентами и сотрудниками. Он имеет уникальную функцию автоматического планирования, которая делает процесс планирования проще и эффективнее.
46. GitHub
GitHub — это инструмент для разработчиков, который также можно рассматривать как инструмент повышения производительности для удалённых сотрудников и команд.
47. Workfrom
Хотя это не совсем по теме, Workfrom помогает вам найти места для работы, в том числе платные и бесплатные общественные места, такие как библиотеки, кофейни и кафе.
48. Confluence
Confluence — это платформа для удалённых команд, которая обеспечивает совместную работу и прозрачность внутри всех групп.
49. 1Password
1Password запоминает все ваши пароли, чтобы обеспечить безопасность ваших учетных записей.
50. Passpack
Passpack предоставляет все инструменты, которые нужны командам и отдельным сотрудникам для безопасной организации совместной работы и хранения паролей с надежным шифрованием и административным контролем.
Теперь в ваших руках 50 инструментов, которые помогут оптимизировать рабочий процесс в режиме хоум-офис. Надеюсь, среди них нашлась пара-тройка инструментов, которые вы заберёте себе.
А какие инструменты для эффективной работы используете вы? Поделись в комментариях.
15 приложений для удаленной работы сотрудников в период пандемии Covid-19 (coronavirus)
В условиях пандемии COVID-19 многие руководители компаний столкнулись с необходимостью быстро перевести своих сотрудников на удаленную работу. На сегодняшний день «удаленка» оказалась единственным способом не прерывать рабочую деятельность на неопределенный срок и в то же время сохранить здоровье всего коллектива. Однако, не всем известно, как внедрить этот формат работы быстро и, главное, эффективно.
Данная статья расскажет о том, как без потерь для бизнеса перевести сотрудников на новый для них режим работы и какие инструменты вам в этом помогут.
Если в вашей компании доступ к определенным сайтам, серверам, файлам или ресурсам открыт только для IP адреса вашего офиса, сотрудники не смогут выполнять свои рабочие обязанности в полной мере. В этой ситуации не обойтись без инструментов, позволяющих получить удаленный доступ к рабочему ПК.
Один из самых популярных инструментов для настройки удаленного доступа, который позволяет управлять рабочим столом ваших компьютеров и серверов из любой точки мира при условии наличия Интернет-соединения. TeamViewer хорош тем, что предоставляет удаленный доступ абсолютно с любого устройства и к любому устройству. Иными словами, установив программу, сотрудники смогут получить доступ к устройствам Windows, iOS и Android.
Программу можно загрузить бесплатно для личного пользования. Для предприятий компания предлагает оформить подписку на TeamViewer, стоимость которой зависит от количества пользователей.
С помощью удаленного рабочего стола сотрудники смогут подключиться к рабочему компьютеру не только с Windows 10, но и с устройств на Android, iOS и Windows. Настроить удаленный доступ к рабочему компьютеру с Windows 10 довольно просто:
Шаг 1. На компьютере, к которому вы хотите подключиться, нажмите Пуск > Параметры > Система > Удаленный рабочий стол и включите параметр Включить удаленный рабочий стол.
Шаг 2. Запишите имя целевого ПК, которое указано в разделе Как подключиться к этому ПК.
Шаг 3. На компьютере с Windows 10, с которого вы хотите получить доступ к рабочему устройству, в поле поиска на панели задач введите подключение к удаленному рабочему столу и выберите Подключение к удаленному рабочему столу.
Шаг 4. В окне Подключение к удаленному рабочему столу введите имя компьютера, к которому необходимо подключиться (из шага 2), а затем нажмите кнопку Подключиться.
Чтобы настроить удаленный доступ к компьютеру с устройства Windows, Android и iOS, скачайте приложение «Удаленный рабочий стол», которое доступно для каждого пользователя бесплатно в Microsoft Store, Google Play и Mac App Store. Затем добавьте имя компьютера, к которому требуется подключиться. Выберите имя добавленного компьютера и дождитесь завершения подключения.
В условиях быстрого перехода на удаленную форму работы необходимо продумать, как именно вы будете контролировать рабочий процесс, ведь если коллектив не привык к удаленке, не стоит надеяться только лишь на степень их личной ответственности и мотивации. Проконтролировать время, когда сотрудник приступил к работе и закончил ее, а также продуктивность коллектива во время работы из дома поможет инструмент для удаленного мониторинга сотрудников.
Целью данного облачного сервиса является предоставление работодателю удаленного контроля над всеми видами деятельности сотрудников. Возможность полного контроля обеспечивается широким функционалом сервиса:
Очевидно, что не все сотрудники согласятся на установку такого ПО на личный компьютер, тем более, если они не пользовались им раньше. Поэтому, если вы последовали моему первому совету и обеспечили коллективу удаленный доступ к рабочему ПК с помощью TeamViewer или встроенной функции Windows, вы можете установить CleverControl не на личные, а на рабочие устройства сотрудников, и сервис будет записывать только ту активность, которую сотрудники выполняли на экране рабочего ПК. Так вы точно будете знать, что сотрудники выполняют свои рабочие обязанности дистанционно, а коллектив, в свою очередь, не будут беспокоиться о своих персональных данных.
Данный сервис совместим с macOS и Windows и предлагает бесплатный 14-дневный пробный период для неограниченного количества компьютеров.
Контролировать время работы команды на удаленке можно также, используя программы учета рабочего времени и посещаемости (т.н. тайм-трекеры). Они помогают следить за тем, сколько времени ваши сотрудники тратят на те или иные задачи. Timely делает это автоматически, но чтобы настроить работу тайм-трекера, к нему необходимо подключить сервисы, в которых работает коллектив. После интеграции с приложениями сервис начнет анализировать действия команды и показывать результаты подчиненных на временной шкале.
Сотруднику, работающему из дома, в любой момент может понадобиться совет коллеги или руководителя. Более того, когда над одним проектом работает более 2-х сотрудников, им просто необходима возможность обсуждать детали проекта коллективно. В связи с этим, чтобы быстро перевести сотрудников на удаленный режим работы без потерь для вашего бизнеса, необходимо обеспечить команду возможностью постоянно быть на связи и общаться с коллегами.
Разработчики этого приложения позиционируют свой продукт как бесплатный текстовый и голосовой чат для геймеров, но многим известно, что им пользуются не только геймеры. Многие компании используют Discord для организации коммуникации внутри отделов и между ними. Основные преимущества приложения:
Приложение доступно для пользователей MacOS, Windows, iOS, Android и Linux. Кстати, в условиях удаленной работы руководителю и менеджерам важно всегда оставаться на связи, а Discord как раз можно установить на смартфон для этой цели.
Для поддержания рабочей коммуникации в коллективе многие компании, работающие дистанционно, пользуются командным мессенджером Slack. В нем можно обсудить рабочие процессы, а также поделиться новостями и успехами. Создайте в мессенджере один рабочий чат для всей команды, чтобы вести в нем все обсуждения по проектам. Если в вашей компании большое количество сотрудников, рекомендуется создать несколько чатов для отдела продаж, IT отдела, маркетологов, сотрудников поддержки клиентов и т.д.
Для небольших команд Slack предлагает бесплатный мессенджер, который можно интегрировать с 10 сторонними приложениями (Google Drive, Office 365 и др.). Инструмент также позволит сотрудникам обмениваться файлами и создавать неограниченное количество чатов для обсуждения проектов.
Имейте в виду, что не все проблемы, с которыми ваш коллектив столкнется, работая из дома, можно решить в мессенджере. Из-за удаленной работы сотрудникам иногда сложно оценить свой вклад в проект, что может значительно снизить их мотивацию к качественному завершению проекта. Регулярная обратная связь от руководителя даст каждому члену команды понять, насколько качественно он выполнил работу, и повысит личную мотивацию сотрудников.
Поэтому необходимо проводить видео встречи с сотрудникам один на один, а также видеоконференции, к которым может присоединиться вся команда. В этом руководителю поможет сервис для веб-конференций Zoom. Основные возможности сервиса включают проведение онлайн встреч, запись и воспроизведение онлайн встречи, коллективный чат, обмен файлами, защита паролем, перевод участника конференции в режим ожидания и т.д. Видеоконференции позволяют оценить промежуточный результат работы сотрудника, поинтересоваться, нужна ли ему помощь со стороны команды, и узнать, с какими трудностями он столкнулся в решении задачи.
Внедрите новую внутреннюю систему мотивации, чтобы у удаленных сотрудников был стимул работать еще продуктивнее. В этом вам может помочь сервис Bonusly, которым уже пользуются многие компании, работающие на удаленной основе. В приложении раз в месяц каждому пользователю начисляется фиксированное количество баллов. В течение месяца сотрудник перечисляет эти баллы коллегам за помощь в выполнении проекта, решении сложных задач, рекомендации и советы. В конце месяца сотрудники могут обменять накопленные баллы на корпоративные подарки, отгулы, либо другие бонусы, которые заранее определяются руководством компании.
Не секрет, что угроза утечки корпоративной информации через сотрудников, работающих на удаленке, значительно выше, чем через команду, работающую непосредственно в компании. Это связано с тем, что у специалистов, отвечающих за информационную безопасность компании, нет возможности применить весь арсенал технических средств, с помощью которых обеспечивается безопасность на рабочих устройствах в офисе.
Чтобы решить эту проблему, в первую очередь, проконсультируйте удаленных сотрудников о способах защиты рабочих и домашних устройств от кибератак и вирусов. Сохранить безопасность компьютера бесплатно поможет антивирусная защита, встроенная в Windows (Защитник Windows). ПО в реальном времени защищает компьютер от вредоносных программ и вирусов, тем самым предотвращая случайную утечку корпоративной информации.
Чтобы запустить проверку устройства на наличие вредоносных программ, необходимо перейти в раздел Параметры меню Безопасность Windows и нажать Защита от вирусов и угроз. В области Текущие угрозы (на Windows 10)/Журнал угроз (в предыдущих версиях Windows) выберите Параметры сканирования/Запустить новое расширенное сканирование > Проверка автономного Защитника Windows > Проверить сейчас. После этого компьютер перезапустится, и программа выполнит быструю проверку ПК. Результаты проверки можно посмотреть в Журнале угроз.
В то время как Windows предлагает бесплатное встроенное антивирусное ПО, многие компании все-таки предпочитают ему платные многофункциональные программы для обеспечения безопасности корпоративных данных. Например, Norton 360 стал одним из лидирующих антивирусных ПО на российском рынке.
Помимо защиты от угроз в реальном времени, программа обеспечивает компанию инструментами, необходимыми для управления паролями, делает резервное копирование файлов в облаке для ПК, предотвращая потерю данных из-за кражи устройства или поломки жесткого диска, а также отслеживает соединения между защищенным устройством и другими компьютерами и блокирует несанкционированный трафик.
Как правило, сотрудники, работающие в офисе, уже знакомы с инструментами, позволяющими делиться файлами с коллегами и совместно их редактировать. В условиях дистанционной работы такие сервисы приобретают особую значимость, поэтому перед переходом на удаленную форму работы необходимо еще раз убедиться, что коллектив знаком со всеми возможностями таких инструментов.
Всем хорошо знакомый бесплатный сервис для хранения и организации файлов, позволяющий работать над одним документом с разными людьми в одно и то же время. Наряду с основными функциями этот инструмент обладает дополнительными возможностями, о которых знают не все. К дополнительным функциям хранилища, которые могут пригодиться сотрудникам, работающим дистанционно, относятся:
Подробнее с дополнительными возможностями сервиса можно ознакомиться на официальном сайте Google.
Сервис также позволяет хранить все файлы в одном защищенном облаке и обеспечивает доступ к ним с любого устройства. Как и Google Диск, этот инструмент предлагает пользователям дополнительные возможности для эффективной работы в команде, такие как уведомления о последних изменениях в документах, возможность одновременной коллективной работы с файлами, инструменты для повышения продуктивности на рабочем месте, синхронизация данных и встроенный календарь для планирования работы.
Известно, что эффективность сотрудников снижается, если в рабочих процессах отсутствует прозрачность. Зачастую такая проблема возникает из-за невозможности получить полную картину рабочего процесса. Как правило, сотрудники пользуются чатами, мессенджерами, почтой, и другими средствами коммуникации, чтобы узнать о том, на каком этапе находится проект, переписываясь с коллегами. На этот процесс уходит слишком много времени, а понимание рабочего процесса все равно остается поверхностным.
Объединить и упростить коммуникацию внутри компании вам помогут инструменты для организации эффективной работы, например, Битрикс24. В сервисе вы сможете составить список конкретных ожиданий от сотрудников, работающих дистанционно, обсудить поставленные задачи, установить дедлайн, следить за этапами выполнения задачи, оставлять свои отзывы и комментарии. Перечисленными функциями можно пользоваться абсолютно бесплатно, загрузив приложение с официального сайта.
Удаленные сотрудники же смогут планировать выполнение задач в соответствии с дедлайном, прикладывать файлы из Dropbox, Box и Google Диска в чате с коллегами, вести личный to-do лист и, в целом, получат полную картину рабочего процесса.
В таблице обобщены трудности, с которыми сотрудники могут столкнуться при переходе на дистанционный режим работы, приведены решения возможных проблем и перечислены сервисы, которые помогут быстро и эффективно перевести коллектив на удаленную работу.
А какими сервисами пользуетесь вы, чтобы перевести сотрудников на удаленную работу?