приложение 176 о командировках
Командировочные расходы: на что обратить внимание при изучении нового документа
Совет Министров своим постановлением от 19.03.2019 N 176 утвердил Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках (далее — Положение). Положение вступило в действие с 23.03.2019.
Любой новый нормативный документ всегда вызывает массу вопросов, тем более документ, который затрагивает не только бухгалтеров, но и интересы большого числа граждан (в командировки ездят многие). Охватить все изменения в статье невозможно, остановимся на некоторых из них.
Сокращение документов при оформлении командировки
Порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно
К примеру, работник направлен в командировку в г. Москву с 25 по 29 марта. Если он отправится в командировку 23 марта, а вернется 31 марта, проезд ему будет оплачен. Суточные и расходы по найму жилья в этом случае возмещаются с 25 по 29 марта.
К примеру, работник 25 марта вылетел в г. Кемерово с пересадкой в г. Москве. При наличии подтверждающих документов ему будут оплачены трансфер либо такси из аэропорта Шереметьево в аэропорт Домодедово.
К примеру, работник приобрел билеты в командировку в г. Вену на 25 марта и обратно в г. Минск на 27 марта. По служебной необходимости ему пришлось задержаться в г. Вене на 2 дня и вернуться в г. Минск 29 марта. Так как билетов эконом-класса на 29 марта не было, он может обменять билет на билет бизнес-класса на нужную дату без согласования с нанимателем.
К примеру, работник был направлен в командировку в г. Брест с 25 по 28 марта. Билеты на проезд представлены к авансовому отчету не были. В этом случае проезд оплачивается следующим образом:
— Минск — Брест 25 марта — 0,1 х 25,5 руб. (размер базовой величины) = 2,55 руб.;
— Брест — Минск 28 марта — 0,1 х 25,5 руб. (размер базовой величины) = 2,55 руб.
Итого возмещение проезда составит 5,1 руб.
До вступления в силу Положения бухгалтерам приходилось делать достаточно сложный расчет, который производился в соответствии с п. 4 Инструкции N 35 (расстояние между Минском и Брестом бралось на основании Рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь, утвержденных приказом Минтранса от 12.04.2012 N 175-Ц, стоимость 1 км установлена постановлением МАРТ от 27.09.2016 N 29 и составляет 0,02 руб. за 1 км). Сумма возмещения составляла: 342 км х 0,02 руб. = 6,84 руб. в одну сторону.
Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения
Возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется с даты прибытия к месту командировки по дату выбытия из него в размерах, установленных приложением 1 к Постановлению N 176, без представления подтверждающих документов в следующих размерах :
— г. Минск и областные центры — 50 руб. в сутки;
— райцентры — 25 руб. в сутки;
— другие населенные пункты — 20 руб. в сутки.
К примеру, при командировании в Литву возмещение расходов составляет 70 евро, в г. Вильнюс — 140 евро, а в г. Каунас и г. Клайпеду — 90 евро. Представлять подтверждающие документы не требуется.
Порядок возмещения суточных
Возмещение суточных командированному работнику за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, производится в размерах:
— 9 руб. в сутки — при командировании в пределах Республики Беларусь;
— при командировании за границу — согласно приложению 2 к Положению.
К примеру, если работник командирован на 1 день в г. Молодечно, ему будут выплачены суточные за этот день в размере 9 руб. (согласно Постановлению Минфина от 16.06.2016 N 48 ему были бы оплачены суточные в размере 3,50 руб.).
К примеру, работник командирован на 1 день в две страны: Литву и Латвию. Нормы суточных составляют для Литвы 30 евро, для Латвии — 50 евро. Суточные выплачиваются в размере 50 евро.
Порядок возмещения иных расходов
Командированному работнику с разрешения или ведома нанимателя возмещаются иные расходы:
по оформлению и выдаче виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз;
уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах;
страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
В случае отмены командирования по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов:
по оформлению виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз;
бронированию мест в гостиницах;
Новый порядок возмещения за проживание в командировке
Начиная с 6 октября возмещать командировочные расходы предстоит с учетом очередных новшеств. Никто не ожидал, что корректировки Положения N 176 произойдут всего спустя три месяца после пересмотра размеров возмещения расходов при загранкомандировках. В бухгалтерских сообществах отмечают: с ходу понять нюансы п. 15 и 16 Положения N 176 про расходы по найму не всем удалось. Во-первых, подустали от частой смены правил. Во-вторых, впечатляют речевые обороты и перессылки между абзацами. Поэтому есть потребность свериться в выводах с единомышленниками, разобрать конкретные ситуации и определиться с моментами, которые требуют дополнительных разъяснений госорганов.
Обсуждения нынешних изменений развернулись и в коллективе наших экспертов, авторов многочисленных материалов по командировкам: Энциклопедий бухгалтера, Энциклопедии готовых решений, расчетов, статей, сравнительных таблиц и комментариев. Предлагаем узнать, что об очередной смене “правил игры” думают Статкевич Ирина и Уласень Юлия. В чем они уверены, а в отношении каких моментов хотелось бы получить официальные разъяснения.
Ирина Статкевич
Юлия Уласень
Ирина: Разделяю мнение бухгалтеров, знакомство с новыми нормами Положения N 176 потребовало многократного вдумчивого прочтения. Старые правила никак не хотели уступать место новым. Оттого сперва сложно было выстроить систему правил. Хорошим подспорьем послужил своевременный комментарий Минтруда. А помнишь, с чего началась череда изменений в возмещении командировочных расходов?
Немного предыстории
Юлия: За последние полтора года тема командировок в моем личном рейтинге поистине заслужила звание самой обновляемой. Все началось достаточно либеральным Положением N 176 от 19.03.2019. Оно сменило две давнишние Инструкции с ворохом разъясняющих публикаций. Тогда кардинально новые правила возмещения командировочных расходов, а особенно расходов по найму, наделали немало шума. Эдакая революция в рамках командировок.
Ирина: Да-да! Тогда два основных момента, которые долго не могло принять сообщество, — это порядок выплаты командировочных водителям и обязанность выплачивать работнику немалые суммы расходов по найму безо всяких подтверждающих документов, причем за каждый день в месте командировки. Мало кто легко принял ситуацию, что работник, дважды переночевавший в поезде в рамках трехдневной командировки в Москву и находившийся там 1 день, обладает правом на 140 долл. США в качестве возмещения расходов по найму. Из желающих съездить в командировки выстроилась очередь, а наниматели стали нести “сверхрасходы”.
Юлия: У меня как раз намечалась двухдневная командировка из г. Гомеля в г. Минск. Предвкушала выплату 100 руб. за “наем жилья” с ночевкой у родственников. Вот так и получалось, что работникам — денежные преференции и упрощение в части документов, а нанимателям — финансовые трудности.
Ирина: Вскоре нормы Положения N 176 доработали. С 07.09.2019 при возмещении расходов по найму в расчет стали принимать количество ночей, проведенных в месте командировки, а не календарных дней. Таким образом были отчасти сокращены “сверхвыплаты” при отсутствии реальных расходов.
Юлия: Согласна, очень нужные правки тогда внесли. Многие моменты стали логичнее, в том числе нормы о водителях, о корпоративных картах. Но и на тот момент возмещение расходов по найму без представления подтверждающих документов по-прежнему оставалось обязанностью нанимателя.
Ирина: Затем 9 месяцев в “командировочной” теме был полный штиль. Пошучу, что почти заскучала. Как оказалось, ненадолго. В июне нынешнего года существенно пересмотрели размеры расходов при командировках за границу. Новые размеры стали более справедливыми. А в конце сентября вышли нынешние правки в Положение N 176. Возмещение командировочных с их учетом нужно производить по командировкам, которые начались с 06.10.2020.
Основная суть последних изменений
Юлия: Получается, если период командировки работника, например, с 05.10.2020 по 16.10.2020, в отношении всего периода командировки применяем нормы Положения N 176 без учета нынешних новшеств. А вот если командировка начинается с 06.10.2020, то действуют новые правила возмещения.
Ирина: Основная суть новшеств при командировках и по Республике Беларусь, и за границу в том, что организации могут сократить расходы по найму и при этом не оставить в убытке работника. Так, организациям позволено самостоятельно определять, какой вариант возмещения расходов по найму им более приемлем:
вариант без представления подтверждающих документов — для упрощения назовем его “бездокументальный“;
вариант на основании подтверждающих документов — обозначим его как “документальный”.
При этом, полагаю, избранный вариант должен быть единым для всех работников. Еще один момент. Представим, организация направляет работника в командировку, к примеру, 12.10.2020 и на этот момент в ЛПА не обозначено (не успела, упустила), что при возмещении расходов по найму применяет “документальный” вариант. В этом случае к такой командировке автоматически применяются правила “бездокументального” варианта. Если позже организация все же закрепит в ЛПА “документальный” вариант, то применяться он будет к командировкам, следующим с даты такого закрепления.
Юлия: Получается, закрепив в ЛПА, что возмещение расходов по найму производится на основании подтверждающих документов, наниматель избавится от обязанности выплачивать существенные суммы, не побоюсь сказать, “просто так”. При этом, если в этом случае подтверждающие документы не представлены, работнику причитается лишь от 5% до 20% (включительно) размеров из приложений 1 или 2 к Положению N 176. При этом конкретный процент “щедрости” тоже устанавливается организацией в ЛПА.
Ирина: Да, так определено в нынешних нормах. Интересно, а можно ли установить этот процент разным в зависимости от отдельных критериев, например места командировки, ее продолжительности, др.? Хочется сказать, что запрет на применение нескольких процентов возмещения из норм Положения N 176 не прочитывается. Указан лишь диапазон, рамки которого нужно соблюсти. Все же, полагаю, поступить так можно. Что скажешь?
Юлия: Соглашусь. Но нужно учитывать, правом давать разъяснения о применении Положения N 176 Совмин наделил Минтруда и соцзащиты. Хорошо бы уточнить у представителей госоргана ответ на этот вопрос, а также услышать мнение о необходимости единообразия выбранного варианта возмещения для всех работников.
Ирина: Нынешние новации были необходимы не только бизнесу, но и бюджетникам. Однако у бюджетников вариантов (”бездокументальный” и “документальный”) нет. В их случае слово “возмещение” в полной мере соответствует сути нового подхода: во внимание принимаются исключительно документально подтвержденные расходы по найму жилья (с учетом ограничений), иначе работнику причитается лишь 5% от размеров из приложений 1 и 2.
Юлия: Предлагаю переложить новые правила возмещения расходов по найму на схему. Если выделить основные ситуации, то выглядит это так.
Схема возмещения расходов по найму, применяемая с 06.10.2020
О возмещаемых расходах при командировках: ответы Минтруда и соцзащиты
Министерство продолжает разъяснять новшества по возмещению командировочных расходов, проводя онлайн-конференцию на своем сайте.
Самые часто задаваемые вопросы конференции:
Как возместить расходы по найму жилого помещения, если работник привез документы из гостиницы и сумма в этих документах меньше той, которая указана в приложениях 1 или 2 к Положению N 176? Может ли организация в своих локальных актах предусмотреть обязанность работников представлять подтверждающие наем жилья документы и возмещать эти расходы работников по документам?
Возмещать расходы следует по нормам, указанным в приложениях 1 или 2 к Положению N 176. В локальные акты организации нельзя включать условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде.
Как возмещаются расходы по однодневным командировкам?
Суточные возмещаются в размере 100% как по белорусской, так и по загранкомандировке. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только при загранкомандировке в размерах, установленных в приложении 2 к Постановлению N 176.
В каком размере выплачиваются суточные, если принимающая сторона несет расходы по обеспечению работника одно- или двухразовым питанием?
Возмещение суточных производится в размере 100% установленных приложениями 1 или 2 к Положению N 176. Только при предоставлении принимающей стороной трехразового питания и транспорта в пределах места командировки в совокупности выплата суточных не производится.
Как возмещать расходы по найму, если работник командирован по Беларуси в областной центр и в районный центр в рамках одной многодневной командировки?
При командировании работника в несколько городов в один и тот же день возмещение расходов по найму жилого помещения определяется нанимателем самостоятельно с учетом условий командирования (времени в пути, остановки на ночь и т.д.).
Суточные при командировке
Бухгалтеры часто спрашивают, как правильно рассчитать суточные в командировке. Особый интерес вызывают суточные при поездках за границу, в том числе в страны СНГ, в 2021 году. Мы постарались дать ответы на все самые важные вопросы, связанные с расчетом и выплатой суточных.
Виды командировочных расходов
Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы. Эти расходы перечислены в статье 168 ТК РФ. К ним относятся:
Таким образом, суточные являются одним из видов командировочных расходов, которые организация или ИП должна компенсировать своему сотруднику.
Размер и нормы суточных при командировках
Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).
Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.
СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.
Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ).
Командировка по России
Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).
Командировка за границу
Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.
ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).
В страны СНГ
Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).
Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2021 году
Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).
Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.
Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.
Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).
От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).
Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).
Суточные при однодневных командировках
Если командировка длится всего один день, то суточные работнику не полагаются. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?
В Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов. Если работник их представил, то выплату при однодневной командировке хоть и нельзя признать суточными, зато можно отнести к другой категории командировочных расходов. А именно, к иным издержкам, согласованным с работодателем. Тогда выплата в полном объеме освобождается от налога на доходы и взносов (письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309; см. « НДФЛ с «суточных» при однодневной командировке: Минфин изменил свою позицию »).
Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним
Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.
Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты. Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).
Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:
Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.
ВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.
Налогообложение суточных
Командировочные расходы, в том числе суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе списать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Выплаты взамен суточных при однодневных служебных поездках можно учесть, только если работник представил подтверждающие документы.
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.