правила нотариального делопроизводства 2020 с приложениями
Правила нотариального делопроизводства 2020 с приложениями
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Приказ Министерства юстиции РФ от 30 сентября 2020 г. № 231 «О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78»
В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 10) приказываю:
1. Внести изменения в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78 (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2014, регистрационный N 32095), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 21.12.2016 N 297 (зарегистрирован Минюстом России 22.12.2016, регистрационный N 44883), от 17.04.2018 N 69 (зарегистрирован Минюстом России 20.04.2018, регистрационный N 50841) и от 05.07.2019 N 133 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55246), согласно приложению.
2. Настоящий приказ вступает в силу с 29.12.2020.
| Министр | К.А. Чуйченко |
Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 октября 2020 г.
Регистрационный № 60212
УТВЕРЖДЕНЫ
решением Правления
Федеральной нотариальной палаты
от 16 сентября 2020 г. N 16/20
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Министерства юстиции
Российской Федерации
от 30 сентября 2020 г. N 231
Изменения, вносимые в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78
а) абзац первый изложить в следующей редакции:
б) дополнить новым абзацем третьим следующего содержания:
в) абзац третий считать абзацем четвертым.
2. В пункте 9 Правил:
а) слова «(приложение N 1)» исключить;
б) дополнить абзацем следующего содержания:
«Журнал регистрации организационно-распорядительных документов ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит:
1) регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа с начала года, записанного через дефис с заглавной буквой «Р»;
3) наименование и краткое содержание документа;
4) должность, фамилию, имя, отчество (при наличии) лица, подписавшего документ;
5) номенклатурный индекс дела, в котором находится документ;
3. Пункт 11 Правил после слов «документы),» дополнить словами «а также постановления об отложении нотариальных действий».
4. В пункте 13 Правил:
а) в абзаце первом слово «для» исключить;
б) в абзаце шестом слово «исходящий» исключить.
5. Пункт 22 Правил изложить в следующей редакции:
«22. Регистрации подлежат все электронные документы и документы на бумажном носителе, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, в том числе электронные, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти), а также электронные документы и образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, ЕИС».
6. В пункте 23 Правил:
а) в абзаце первом слова «(приложение N 2.1)» исключить;
дополнить словами «в ЕИС»;
дополнить предложением следующего содержания: «Каждая запись журнала содержит:»;
в) дополнить абзацами следующего содержания:
«1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);
2) дату регистрации;
3) указанные отправителем дату и номер (при наличии) документа;
4) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, от которых поступил документ;
5) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;
6) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);
Поступивший к нотариусу электронный документ, подлежащий регистрации, присоединяется к записи о его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции.».
7. В пункте 31 Правил:
а) абзац первый изложить в следующей редакции:
«31. Электронные документы и документы на бумажном носителе, исходящие от нотариуса, в том числе постановления об отложении нотариального действия, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Исключение составляют нотариальные акты, организационно-распорядительные документы, расписки, запросы в ЕИС, государственные реестры, федеральные информационные ресурсы и государственные регистры, постановления об отказе в совершении нотариального действия.»;
дополнить словами «в ЕИС»;
дополнить предложением следующего содержания:
«Каждая запись журнала содержит:»;
«1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);
2) дату регистрации;
3) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, которым адресован документ;
5)# наименование (при наличии) и краткое содержание документа;
6) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);
Исходящий от нотариуса электронный документ, подлежащий регистрации, присоединяется к записи о его регистрации в журнале регистрации исходящей корреспонденции.»;
г) абзац третий считать абзацем десятым.
8. Правила дополнить главой IV.I следующего содержания:
«IV.I. Регистрация постановлений об отказе в совершении нотариальных действий
В журнал вносятся сведения о вынесенном нотариусом постановлении об отказе в совершении нотариального действия. Каждая запись журнала содержит:
1) дату постановления об отказе в совершении нотариального действия;
2) регистрационный номер;
3) основание отказа в совершении нотариального действия в соответствии со статьей 48 Основ;
4) наименование нотариального действия, в совершении которого отказано;
а) в отношении физического лица: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность (наименование документа, серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ), место жительства (место пребывания);
в) в отношении представителя физического или юридического лица наряду со сведениями, предусмотренными абзацем восьмым настоящего пункта, дополнительно указываются реквизиты документа, подтверждающего полномочия такого лица (наименование, дата выдачи, кем выдан, сведения об удостоверении документа, если он удостоверен); статус и (или) должность этого лица при их наличии; реквизиты документа, подтверждающего данный статус или должность (наименование документа, серия (при наличии) и номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ);
6) сведения о лице, вынесшем постановление об отказе в совершении нотариального действия:
а) о нотариусе: должность, фамилия, имя, отчество (при наличии); наименование нотариального округа; наименование нотариальной палаты (для нотариусов, занимающихся частной практикой);
б) о временно исполняющем обязанности нотариуса: фамилия, имя, отчество (при наличии), должность лица, временно замещающего отсутствующего нотариуса, а также сведения, указанные в абзаце двенадцатом настоящего пункта, в отношении замещаемого нотариуса;
7) текст постановления об отказе в совершении нотариального действия.
34.2. Постановлению об отказе в совершении нотариального действия присваивается уникальный регистрационный номер, формируемый ЕИС в следующем порядке:
год отказа в совершении нотариального действия (через дефис с регистрационным номером нотариуса);
порядковый номер отказа в совершении нотариального действия с начала года (через дефис с годом совершения нотариального действия).
Запись в журнале осуществляется в день вынесения постановления об отказе в совершении нотариального действия и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, вынесшего постановление.».
9. Наименование главы V Правил после слова «бланки» дополнить словами «и усиленная квалифицированная электронная подпись».
10. В пункте 36 Правил:
а) после слов «совершение нотариального действия» дополнить словами «, постановлениях и распоряжениях нотариуса»;
б) дополнить предложением следующего содержания: «Документы, изготовленные нотариусом в электронной форме, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.».
11. Абзац второй пункта 42 Правил признать утратившим силу.
12. Пункт 47 Правил дополнить словами «, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС».
13. В абзаце втором пункта 52 Правил слово «для» исключить.
15. Пункт 60 Правил изложить в следующей редакции:
«60. Постановления об отложении нотариальных действий или об отказе в их совершении помещаются в соответствующие номенклатурные дела вместе с документами, в отношении которых они вынесены.
В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления формируются в отдельное дело.
Постановления об отложении нотариальных действий, совершаемых удаленно, или об отказе в совершении нотариальных действий удаленно хранятся в электронной форме в ЕИС.».
17. В абзаце третьем пункта 97 Правил слова «ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденным приказом Минюста России от 17.06.2014 N 129» исключить.
18. Пункт 123 Правил изложить в следующей редакции:
«123. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в реестре наследственных дел ЕИС».
19. В первом предложении пункта 125 Правил слово «только» исключить.
20. Пункт 129 Правил признать утратившим силу.
21. Пункт 145 Правил признать утратившим силу.
22. В абзаце первом пункта 156.1 Правил слова «(приложение N 31) и в алфавитной книге учета кредиторов (приложение N 32)» исключить.
23. Абзац второй пункта 156.2 Правил дополнить словами «либо образ на бумажном носителе заявления на совершение нотариального действия удаленно».
24. Абзац второй пункта 156.3 Правил дополнить словами «либо образ на бумажном носителе соответствующего заявления на совершение нотариального действия удаленно».
25. Абзац второй пункта 156.4 Правил дополнить словами «либо образ на бумажном носителе соответствующего заявления на совершение нотариального действия удаленно».
26. Пункт 156.7 Правил изложить в следующей редакции:
«156.7. Книга учета депозитных операций ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись в книге содержит:
1) регистрационный номер, присваиваемый нотариусом с начала года (через дефис с годом, в котором внесена запись);
2) дату внесения имущества в депозит (на депонирование);
3) наименование (при наличии) и краткое содержание документа, послужившего основанием для внесения имущества, дату и номер его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции;
4) сведения о заявителе (депоненте, должнике): фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица. Если имущество вносится третьим лицом, например, конкурсным управляющим, указываются его данные и данные должника;
5) основание внесения имущества в депозит (на депонирование);
6) сведения о лице, для которого внесено имущество: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица;
7) сведения о депонированном имуществе;
8) способ принятия депонированного имущества;
9) реестровый номер нотариального действия, в связи с совершением которого осуществляется внесение имущества в депозит (на депонирование);
10) сведения о выдаче (возврате или перечислении в бюджет) депонированного имущества (дата, способ и основание выдачи, а также лицо, которому выдано имущество: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица;
11) примечания (в том числе, отметка об окончании дела производством и основаниях окончания).
В случае принятия удаленно безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование сведения о заявителе и лице, для которого внесено имущество, заполняются в объеме, предусмотренном в заявлении о совершении нотариального действия удаленно.».
27. Пункт 157 Правил дополнить абзацем следующего содержания:
«Распоряжения нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств, наличных денежных сумм или бездокументарных ценных бумаг и распоряжения нотариуса о перечислении (выдаче) денег с публичного депозитного счета нотариуса кредитору или должнику по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством, или в казну Российской Федерации регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.».
28. Пункт 159 Правил дополнить предложением следующего содержания: «В случае принятия удаленно безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование указанная справка выдается в обязательном порядке в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.».
29. Правила дополнить главой XI.I следующего содержания:
«XI.I. Нотариальные действия, совершенные удаленно.
Сделки, удостоверенные двумя и более нотариусами
166.1. Файлы нотариальных документов в электронной форме, выданных нотариусом в результате совершения нотариального действия удаленно или удостоверения сделок двумя и более нотариусами, а также электронные документы к указанным нотариальным действиям хранятся в ЕИС в течение сроков, установленных Примерной номенклатурой дел, за исключением случаев, когда Примерной номенклатурой дел не предусмотрено хранение нотариусом экземпляра нотариального документа. Доступ к указанным документам имеет только нотариус (нотариусы), совершивший (совершившие) соответствующее нотариальное действие.
Не требуется формирование самостоятельного номенклатурного дела по иным нотариальным действиям, совершенным удаленно.
166.3. В случае удостоверения сделки двумя и более нотариусами в соответствующее номенклатурное дело каждого нотариуса помещаются образ на бумажном носителе экземпляра сделки, подписанного простой электронной подписью каждого участника сделки и усиленной квалифицированной электронной подписью каждого нотариуса, экземпляр сделки на бумажном носителе, подписанный собственноручно участником сделки, присутствовавшим у нотариуса, формирующего номенклатурное дело, а также предусмотренные Регламентом документы, их копии или образы электронных документов на бумажном носителе.».
30. В пункте 167 Правил:
а) абзац первый изложить в следующей редакции:
«167. Ведущиеся на бумажном носителе реестр регистрации нотариальных действий, реестр регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе и реестр регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами, используются в течение календарного года.»;
б) абзац седьмой изложить в следующей редакции:
«Нотариус вправе вести одновременно один том реестра регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе и один том реестра регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами. Каждому тому соответствующего реестра присваивается цифровой номер тома, например: 1, 2, 3. По окончании тома нотариус заводит следующий по порядку том.».
31. Пункт 201 Правил изложить в следующей редакции:
1) журнала регистрации организационно-распорядительных документов;
2) журнала регистрации входящей корреспонденции;
3) журнала регистрации исходящей корреспонденции;
4) журнала регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия;
5) книги учета депозитных операций.
Хранение электронных журналов осуществляется средствами ЕИС.
Доступ к сведениям, содержащимся в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия, имеет любой нотариус.
Доступ к сведениям, внесенным нотариусом в иные электронные журналы, имеет только нотариус, внесший соответствующие сведения, или нотариус, которому передан его архив.».
32. Пункт 202 Правил признать утратившим силу.
33. В абзаце первом пункта 203 Правил слово «переноса» заменить словом «хранения».
34. Пункт 204 Правил изложить в следующей редакции:
«204. Электронные документы, книги, журналы и реестры, хранящиеся в ЕИС, не формируются в дела на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.
35. Приложения N 1, N 2.1, N 2.2, N 22, N 26, N 31 и N 32 к Правилам признать утратившими силу.
36. В приложении N 14 к Правилам слова «дела N _______» исключить.
37. В приложении N 15 к Правилам:
а) слово «дела ________» исключить;
б) сноску исключить.
38. В приложении N 16 к Правилам слово «дела ____________» исключить.
39. В приложении N 25 к Правилам слова «Обложка наследственного дела» исключить.
1 Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2019, N 30, ст. 4128.
Обзор документа
В связи с законодательными поправками в части совершения нотариальных действий в электронном виде, удостоверения сделок двумя нотариусами и более Минюст уточнил порядок нотариального делопроизводства.
Урегулированы вопросы ведения журнала регистрации организационно-распорядительных документов. Определены особенности регистрации постановлений об отказе в совершении нотариальных действий. Прописан порядок оформления нотариальных действий, совершенных удаленно.
Обновлены формы некоторых документов.
Приказ вступает в силу с 29 декабря 2020 г.
Правила нотариального делопроизводства 2020 с приложениями
(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)
(см. текст в предыдущей редакции)
Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)
Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.
2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.
В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.
Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами.
3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:
нотариус, занимающийся частной практикой;
4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.
5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.
Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.
Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.
Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.
Приказ Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (с изменениями и дополнениями)
Приказ Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78
«Об утверждении Правил нотариального делопроизводства»
С изменениями и дополнениями от:
21 декабря 2016 г., 17 апреля 2018 г., 5 июля 2019 г., 30 сентября 2020 г.
В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1 (ч. 1), ст. 21, N 27, ст. 3213, N 41, ст. 4845, N 43, ст. 5084; 2008, N 52 (ч. 1), ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20, N 29, ст. 3642; 2010, N 28, ст. 3554; 2011, N 49 (ч. 5), ст. 7064, N 50, ст. 7347; 2012, N 27, ст. 3587, N 41, ст. 5531; 2013, N 14, ст. 1651, N 51, ст. 6699) приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.
2. Признать утратившими силу:
приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675);
приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 N 403» (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977);
приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 г. N 360 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403» (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).
Зарегистрирован в Минюсте РФ 23 апреля 2014 г.
Регистрационный N 32095
Правила
нотариального делопроизводства
(утв. приказом Министерства юстиции РФ от 16 апреля 2014 г. N 78)
С изменениями и дополнениями от:
21 декабря 2016 г., 17 апреля 2018 г., 5 июля 2019 г., 30 сентября 2020 г.
Информация об изменениях:
Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.
2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.
В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.
Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами.
3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:
нотариус, занимающийся частной практикой;
4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.
5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.
Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.
Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.
Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.
II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)