как в тексте обозначить ссылку на приложение
Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи
Зачем оформляют отметку о приложении
Д окументы и приложения к ним в современных условиях должны оформляться, исполняться, храниться и использоваться как связанные документы. Такой подход предполагает, что:
За счет правильности оформления ссылок обеспечивается взаимосвязь и взаимозависимость, защита документов (в т.ч. от фальсификации и подмены структурных частей комплекта). Это особенно ярко проявляется при оформлении сопроводительных писем и приложений к ним.
Механизм связанных документов (основной документ + приложения) применяется как один из приемов при издании нормативных правовых актов, он актуален при проведении экспертизы ценности документов, необходим в системах электронного документооборота, используется для поддержки версионности документов, обеспечивает контекстный и полнотекстовый поиск. Этот механизм используется в процессе официального опубликования нормативных правовых актов в справочно-правовых системах и периодических изданиях, а также при трансляции документов организации на ее внутренних сайтах.
При этом приложение также является логически завершенным документом, это самостоятельный информационный объект.
Как можно фиксировать версию локального нормативного акта (ЛНА) в его заголовочной части? Как ЛНА можно идентифицировать (не только по реквизитам утверждающего документа)? Ответы – в статье «Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии» журнала № 12′ 2017
Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016
В п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно рассматриваются правила оформления отметки о приложении в 2 управленческих ситуациях:
1. Когда приложения оформляются к информационно-справочным документам (сопроводительным письмам, актам, справкам, служебным запискам и др.), отметка о приложении обеспечивает прежде всего целостность (полноту) комплекта документов.
Основные правила ее оформления новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не изменил. Мы по-прежнему должны обращать внимание на то, названо или нет приложение в тексте основного документа (см. отметку «1» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016):
Следует обратить внимание на приведенный в ГОСТ пример оформления отметки о сброшюрованном приложении (см. «2» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016). Его можно взять за образец и не указывать количество листов (как это показано в ГОСТ), но оформлять наименование вида документа и идентификационные реквизиты совершенно необходимо! Тогда вместо короткого «отчет о НИР в 2 экз.» после двоеточия у нас получится:
Новым является также правило оформления отметки в случае, если приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др. (см. «3» там же). Его мы далее подробно прокомментируем в ответе на один из вопросов читателей.
2. Когда издаются распорядительные документы (прежде всего, постановления, приказы, распоряжения), которыми утверждаются и вводятся в действие документы-приложения (локальные нормативные акты (ЛНА) организации: положения, правила, регламенты, инструкции и т.п. – это организационные документы, имеющие самостоятельное значение).
На данных ЛНА оформляется отметка о приложении (см. «5» там же), а в тексте основного распорядительного документа обозначается наличие приложения после его первого упоминания (см. «4» там же). Причем новый ГОСТ предусматривает написание в тексте слова «приложение» в скобках и со строчной (маленькой) буквы. А если приложений несколько, то они нумеруются, при этом допускается использование знака «№» перед цифрами. В этом случае рекомендуем придерживаться единообразия в оформлении: если в тексте основного документа приложения нумеруются со знаком номера (приложение № 3), то и на каждом документе-приложении необходимо его использовать (Приложение № 3), см. Примеры 2 и 3 далее.
Сделайте практический вывод из этих требований стандарта и запомните простое правило, что отметка о приложении как отдельный реквизит в распорядительных документах не оформляется, все наименования документов-приложений и ссылки на их наличие делаются только в тексте постановлений, решений, протоколов, приказов, распоряжений, поручений и указаний.
Если нормативный документ (например, правила или инструкция) утвержден распорядительным (приказом или др.), то на нормативном документе:
Таким образом, данные распорядительного документа не задваиваются в отметке о приложении и грифе утверждения. Это новое правило зафиксировано в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. «6» во фрагменте документа выше), однако ранее оно уже встречалось на практике.
К сожалению, ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно не рассматривает распространенную ситуацию, когда необходимо оформлять приложения к договорам 1 (соглашения о тарифах, о конфиденциальности, о защите и обработке персональных данных, о ведении переписки по исполнению договора в электронном виде и т.п.). На практике принято делать перечисление приложений не в отметке о приложениях, а в тексте договора. Например, его можно указать отдельным пунктом внутри раздела «Прочие условия» или даже самостоятельным разделом, который следует за «Адресами и реквизитами сторон», причем:
На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу должна быть отметка со ссылкой на договор как основной документ (по правилам п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, см. Пример 5).
10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:
10.1.1. Соглашение о тарифах на 2 полугодие 2018 года на 5 л.
10.1.2. Инструкция по эксплуатации Объекта на 29 л.
10.1.3. Соглашение о защите персональных данных представителей Сторон на 2 л.
Не рассматривается в новом стандарте и ситуация, когда утвержденный многостраничный организационный документ-приложение имеет собственные приложения.
На практике подобные многостраничные документы (например, инструкция по делопроизводству) оформляются с титульным листом, после которого на следующем отдельном листе располагается оглавление (содержание), в нем фиксируется перечень дополнительных приложений с указанием их номеров. Страницы таких приложений в этом случае могут включаться в общую нумерацию страниц основного утвержденного приложения (Пример 7).
А на самих дополнительных приложениях в составе основного утвержденного приложения уточняют, к какому разделу, пункту и подпункту они относятся:
Если дополнительные приложения имеют самостоятельную нумерацию, то в содержании основного приложения они перечисляются в той же последовательности, в которой упоминаются в его тексте, с указанием (или без указания) количества листов (Пример 8).
На самих дополнительных приложениях возможны 2 варианта оформления отметки о приложении, которые формально будут соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016: показаны в Примерах 9 и 10.
Ответы на вопросы читателей
Теперь перейдем к ответам на конкретные вопросы читателей.
Организация разрабатывает Положение. Получилось так, что к нему составлено одно большое приложение, состоящее из нескольких частей. Можно ли приложение обозначить № 1, а его части назвать Приложение 1.1 и 1.2 и т.п.?
Не нужно этого делать. Приложение ведь тоже является целостным документом, его необходимо оформлять по общим правилам. У вас 2 выхода.
1. К основному приложению (Положению) можно оформить несколько дополнительных приложений, которые нужно пронумеровать в том порядке, в каком они упоминаются в Положении. Тогда у вас появятся приложения № 1, № 2, № 3 к Положению (см. Примеры 8, 9 и 10).
На самостоятельные приложения удобно делать ссылки в тексте документов (особенно если их необходимо повторять несколько раз), публиковать их и направлять на исполнение в соответствии с правами доступа исполнителей, контролировать исполнение и, наконец, актуализировать и поддерживать версионность как основного документа, так и его приложений.
2. Можно текст многостраничного документа-приложения большого объема разделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, а также оформить содержание (оглавление) к нему. Уровней рубрикации (деления текста на составные части) должно быть не более 4 (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016):
На конкретные пункты и подпункты единственного приложения также удобно делать ссылки, но труднее будет поддерживать его версионность и вносить изменения. Исходите из разумной практичности при выборе конкретного варианта оформления из возможных.
В старом ГОСТ Р 6.30-2003 были примеры, когда в отметке о наличии приложения писалось слово «Приложение:» в единственном числе, а далее шел список из нескольких приложений. Это выглядело нелогично. В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – то же самое:
Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления кредитования на 2 л. в 1 экз.
Неужели так правильно? Или это описка, которая перекочевала в новый ГОСТ? Если мы будем писать слово «Приложения:» во множественном числе, когда надо оформить перечень из нескольких приложений, будет ли это принципиальной ошибкой?
Целью разработки требований к оформлению организационно-распорядительных документов было достижение их единообразия. В процессе унификации документов и ориентации их на автоматизированную обработку составные части (реквизиты) всегда упрощаются и формализуются для простоты и удобства оформления, а также для однозначной идентификации как документа в целом, так и каждого отдельного реквизита. И сейчас мы имеем дело с условным «языком реквизитов», в котором отсутствуют обычные грамматические связи.
Таким образом, на основном документе под его текстом (4 интервала ниже последней строки текста) и от границы левого поля оформляется отметка со словом «Приложение» в единственном числе, даже если документов-приложений будет несколько и потребуется их перечисление.
А действительно принципиальными вопросами в примере, который приводится со ссылкой на стандарт, являются следующие:
Поэтому данный пример оформления из стандарта подлежит корректировке, но совсем «в других местах»:
Обратите внимание также и на то, что под словом «Приложение:» никакой текст не оформляется, а если документов-приложений несколько, то они нумеруются, и их номера располагаются «знак под знаком».
У нас в организации издан приказ, в котором присутствуют приложения о заполнении форм отчетности в виде таблиц. Руководство дало задание подготовить поручение по службе по исполнению приказа.
Первый вопрос: стоит ли задваивать требования приказа? Зачем писать поручение по службе, если все требования изложены в приказе, а сам приказ подписан вышестоящим руководством? И распространяется он, естественно, на все подразделения организации.
В данной управленческой ситуации первый вопрос вам необходимо было задать руководителю. Вы, как и любой исполнитель, вполне имеете право уточнять суть поручения, его конкретные сроки, фамилии ответственных и другие особенности работы с документом именно в вашей службе. Потому что все эти особенности и конкретные мероприятия по исполнению приказа организации имеет право устанавливать руководитель вашего подразделения в своем поручении (это – новый вид распорядительного документа) или распоряжении (если по положению о подразделении и должностному положению он имеет право их издавать). Описанная в вопросе задача имеет смысл и вполне может быть поставлена руководителем территориально обособленного подразделения (службы).
Если копии приказа организации вы ранее не рассылали исполнителям в своей службе (конечно же, с резолюцией руководителя вашей службы), то не рекомендуем в поручении руководителя вашей службы ограничиваться простой ссылкой на приложения к тому приказу, которого эти исполнители еще не видели (это ответ на второй вопрос).
А если таблица сложная, комбинированная, то ее необходимо оформить как приложение еще и к поручению вашего руководителя. Только проконтролируйте, чтобы утвержденная форма обязательно соблюдалась, т.к. потом на основании собранных отчетов подразделений по утвержденным показателям будет формироваться консолидированная отчетность всей организации.
Желаем успехов во взаимодействии с руководством и взаимопонимания!
Новый стандарт на оформление организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 в п. 5.19 предусматривает оформление отметки о наличии приложений в электронном виде, причем на обособленном электронном носителе (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.). В стандарте для этой ситуации предлагается такой пример оформления отметки:
Приложение: CD в 1 экз.
Но в этом же п. 5.19 стандарта содержится следующее уточнение: «на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов». А опыт лучших практик показывает, что обособленный внешний носитель должен быть идентифицирован прежде всего по наименованию автора документа, имени файла с указанием его расширения и объема, поскольку полное наименование документа-приложения уже должно быть указано в основном (положение, договор, пояснительная записка к плану или отчету) или сопроводительном документе (сопроводительное письмо).
Поэтому отметку об электронном приложении рекомендуем делать следующим образом (указание носителя может быть как в начале, так и в конце отметки):
. Направляем отчет об исполнении основных финансовых показателей развития Кировского филиала за 1-е полугодие 2018 года по разделу 3 целевого проекта «Корпоративные цифровые технологии (2017–2020 гг.)».
Приложение: CD в 1 экз., Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб
Приложение: Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб, CD в 1 экз.
Если же электронное приложение не названо в тексте основного (сопроводительного) документа, то отметку о приложении рекомендуем оформлять с наименованием документа-приложения:
Основной документ (например, сопроводительное письмо) и обособленный электронный носитель-приложение помещаются в один конверт для почтовых отправлений, причем CD-диск предварительно вкладывается в отдельный конверт или пакет небольшого формата, на котором оформляются его идентификаторы (Пример 17 или 18). Все реквизиты располагаются в центре на лицевой стороне конверта-вкладыша. Заклеивать этот вспомогательный конверт не обязательно.
CD-диски с документами, имеющими оперативное значение и временный срок хранения, могут пересылаться и в одном почтовом конверте с сопроводительными письмами без конвертов-вкладышей. В этом случае в центре носителя черными чернилами или шариковой ручкой пишется только имя файла документа-приложения: «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls».
А usb-флеш-накопители необходимо пересылать в отдельных заклеиваемых конвертах-вкладышах, которые помещаются с сопроводительным письмом в один почтовый конверт.
При работе с электронными документами-приложениями необходимо особое внимание обращать не столько на оформление конвертов и вкладышей, сколько на систему именования файлов электронных документов, в которой следует предусматривать единообразие имен файлов однородных документов, возможность их консолидации при составлении сводных документов, а также системное обеспечение идентификации документов и их файлов.
При обмене сообщениями по электронной почте рекомендуем придерживаться практики оформления электронных приложений-файлов, показанной в Примерах 14–16.
Как оформить ссылку на приложение в дипломе
Приложение в дипломе представляет собой отдельный раздел с разъяснительной информацией, относящейся к основному проекту. Раздел с приложениями может содержать таблицы, рисунки, графические изображения и другие документы. Оформляется приложение по ГОСТу.
Важность этой дополнительной информации заключается в глубоком и детальном раскрытии темы, что дает возможность преподавателю понять насколько будущий специалист изучил данный вопрос. К каждому приведенному факту, эксперименту, документу, утверждению или научному открытию, в дипломной работе, прилагается разъяснительная информация, на которую в основном тексте делается ссылка. Оформляется ссылка в соответствии с установленными правилами.
Как осуществляется оформление ссылки на приложение в дипломе
В дипломной работе многие студенты ссылаются на какой-либо документ, имеющий непосредственное значение для более полного раскрытия выбранной темы. Размещать подобные документы в основном тексте не разрешается правилами системы образования, которые установлены для отечественных высших учебных заведений. Чтобы не нарушать композицию и структуру студенческой дипломной работы, на используемые в ней документы и другую дополнительную информацию в тексте делаются ссылки на приложения. Все используемые документы выносятся за пределы проекта в виде отдельной главы с приложениями.
В тексте работы на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте работы. Чаще всего ссылку на приложение в дипломе оформляют так: в тексте работы (там где размещена нужная информация) пишут, подробная информация приведена в приложении А. Или рисунок 1 находится в приложении А. Иногда пишут так: отчетность предприятия за 2014-2016 гг представлена в приложении.
Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова Приложение следует буква, обозначающая его последовательность, например, Приложение Б или Приложение К. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и O. Если в документе одно приложение, оно обозначается Приложение А. В некоторых учебных заведениях ставят не букву, а арабскую цифру, то есть Приложение 1, Приложение 2 и так далее.
Каждое приложение должно быть с названием, то есть должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста (выравнивание по центру) с прописной буквы отдельной строкой. Обратите внимание, что в содержании дипломной работы перечисляют все приложения с указанием их обозначений и заголовков.
Роль ссылок в структуре дипломного проекта
Ссылки помогают систематизировать дополнительную информацию в тексте, упорядочить ее для удобного и быстрого использования при изучении дипломного проекта. С помощью ссылок можно быстро сориентироваться в поиске нужного документа или дополнительной информации.
Как оформлять ссылки на литературу, приложения в дипломной работе: виды, примеры, ГОСТ
Правила оформления ссылок в дипломе определены по ГОСТу. А мы любим ГОСТы, вы уже могли это заметить по материалам на нашем телеграм-канале.
Но если вам некогда рыться в тонне литературы, предлагаем вам самые основные правила о том, как правильно делать и оформить ссылки на источник информации и как оформлять приложение в дипломе.
Оформление ссылок на источники в дипломной работе: виды
По расположению ссылки в дипломной работе можно разделить на следующие виды:
При появлении повторов ссылок (когда на один и тот же документ в работе ссылаются несколько раз) они бывают:
Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы
Комплексная ссылка
Если по тексту появляется несколько объектов, которые нужно пояснить, ставят комплексную ссылку – объединение нескольких обычных в одну библиографическую. Тут важно знать грамотное оформление ссылки (на закон, статью, газету): несколько ссылок на источники в дипломе в одной комплексной отделяются друг от друга точкой с запятой с пробелом до и после знака препинания.
Алфавитный порядок
При упоминании в тексте нескольких объектов для пояснения, ссылкам обязательно следует придать хронологический (или алфавитный) порядок.
В ссылке точку можно заменить на тире. Оба этих знака разделяют области описания библиографического источника (смотрите ниже правила оформления библиографических ссылок), который должен быть внесен в список литературы. Если информация по ссылке заимствована из самого источника, нумерация в тексте оформляется с обеих сторон квадратными скобками. Если же сведения заимствованы не из непосредственного источника, квадратные скобки просто опускают.
Как оформить ссылку на приложение в дипломе?
В теле ссылки сразу после понятия, которое она поясняет, указывают следующие данные:
При необходимости внутри квадратной ссылки пишут не только имя автора, но и название документа, дату его издания, номера томов и важные для понимания страниц.
«Общее определение понятию «творчество» даётся в словаре М. У. Данилина [21].»
Если автор цитирует текст не из первоисточника, то в начале ссылки указывают следующее: «Цит. по:…» или «Приводится по …». Далее следует указать источник, из которого автор заимствовал данные.
А здесь пример того, как оформить ссылки в дипломной:
Где указывать ссылку?
Ссылку можно указать по ходу текста и в круглых скобках. Тогда в ней пишут всю необходимую информацию без отсылки на приложение. Например: (Ф.Котлер, Информатика о задачах: уч. пособие. П., 2008). Этот источник указывают и в библиографическом списке всей дипломной работы.
Оформление ссылки на приложение в дипломе
Часто студентов интересует, как оформить ссылку на приложение в дипломе. Делается это так же, как и с оформлением обычной ссылки. Только внутри квадратных скобок по тексту пишется слово «Приложение» с соответствующим порядковым номером, под которым идет приложение после диплома.
Если ссылок по тексту довольно много, то лучше оформить пояснения к ним в конце дипломной работы. При этом список библиографических записей-пояснений к имеющимся ссылкам является не общим списком литературы по дипломной работе, а стоит отдельно, вне его.
Не забудьте включить в содержание дипломной работы отдельно ссылку на страницу с библиографическими пояснениями и отдельно на страницу с библиографическим списком литературы, используемой во время написания работы!
Оформление ссылок на нескольких авторов
Если в указанном отрезке текста автор хочет сослаться на мнение или труды нескольких деятелей, то в рамках ссылки нужно указать данные всех авторов. Если же их больше 4-х, то в отсылке приводят только название документа.
Если по тексту используются отсылки на произведения одного и того же автора, то в скобках ссылки приводят не только фамилию автора, но и год издания и номер страницы подразумевающегося документа.
Разные авторы и их труды в пределах одной ссылки разделяются точкой с запятой.
В общем, исходя из этой информации вы уже наверняка поняли, что с оформлением ссылок в дипломной работе ничего не понятно. А если и понятно, то немногим, и уж точно не нам, поэтому не парьтесь и обращайтесь в сервис студенческой помощи! А там уж точно сделают все как надо.