как правильно оформляется приложение к письму
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Глава 21. Реквизит «Отметка о приложении»
Глава 21. Реквизит «Отметка о приложении»
111. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, отчетам, договорам и другим документам.
112. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма выше реквизита «Подпись» через 2 межстрочный интервал. Слово «Приложение» печатается от левого поля с отступом 1,25 см от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие.
113. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров приложений, печатается с красной строки, всегда в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:
Приложение: на 18 л. в 1 экз.
114. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении указывается наименование каждого приложения, количество листов и количество экземпляров они нумеруются. Наименование приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через 1 межстрочный интервал.
1. Заключение на проект на 4 л. в 2 экз.
2. Справка о результатах проверки на 3 л. в 1 экз.
115. В том случае, если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
заключение Экспертно-проверочной комиссии от 22.02.2013 N 14 и приложение к нему, всего на 15 л.
116. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:
на 3 л. в 2 экз. только во второй адрес.
117. В том случае, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронный архив» в 2 экз.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Некоторые тонкости оформления приложений
Не все так просто, как кажется с первого взгляда
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Как нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4 :
Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
Как правильно оформляется приложение к письму
2.2.13. Оформление приложений к документу
Приложение дополняет, разъясняет отдельные вопросы документа или документ в целом.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте не названы, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:
1. Заключение на проект. на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке. на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложения к нему, всего на 30 л.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, то это оговаривается в отметке о приложении.
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук:
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие конфиденциальную информацию (ДСП), отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Справка о платежеспособности. для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
В этом случае сопроводительное письмо тоже будет иметь пометку «для служебного пользования».
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: согласно описи на 5 л.
При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.
Приложение: копия приказа ФАС России от 22.10.2012 N 650 на 3 л. в 1 экз.
к приказу ФАС России
от __________ N _____
Первую и последнюю строки при этом центрируют относительно второй строки.
Если приложение одно, оно не нумеруется.
приказом ФАС России
от __________ N _____
Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается только в тексте.
Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?
Конечно, все зависит от значимости вопросов, для решения которых необходимо вести переписку и обмениваться документами-приложениями.
Например, никто не мешает нам по оперативным вопросам вести переписку исключительно в электронной форме. Но при отправке документов-приложений в электронной форме вызывает вопрос необходимость создания письма в бумажной форме. Ведь сопроводительное письмо к основному пересылаемому документу выполняет функцию его охраны и защищает от подмены документа-приложения, поэтому данные документы пересылаются, регистрируются и хранятся в делах вместе, как полный комплект. Ситуация неправильная – организация сама себе сознательно создает так называемые «гибридные» дела, управлять которыми по сроку действия и сроку хранения сложно.
К тому же электронные копии и электронные оригиналы документов требуют удостоверения электронной подписью того или иного вида. Простой обмен файлами не имеет смысла, т.к. неудостоверенные файлы представляют собой обычные «картинки».
Сформулируем ответ на заданный вопрос в общем виде: и первая, и вторая ситуации похожи. Рекомендуем в обоих случаях в сопроводительном письме в реквизите «адресат» вместо почтового адреса оформить адрес электронной почты получателя. В тексте специально оговорите способ отправки – «в электронной форме» (в каком формате направляется приложение, видно будет из расширения файла: в Примере 2 это скан-копия, а в Примере 3 – вордовский файл). Сопроводительное письмо еще надо зарегистрировать.
Для идентификации приложения необходимо оформить на его 1-м листе в верхнем правом углу отметку о приложении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):
Если приложение изначально изготавливалось на бумаге, то оно сканируется. В любом случае устанавливается имя и формат файла, его объем, чтобы эти сведения можно было вписать в сопроводительное письмо:
Далее необходимо будет сканировать подписанное на бумаге письмо и дать имя файлу письма. Когда вы будете рассылать электронное сообщение с официального адреса электронной почты организации, в его тексте указывайте только имена и объем пересылаемых файлов:
Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:
1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и
2) форма_6. jpg, 90 Кб
Направляем Положение о корпоративном планировании и бюджетировании на 2019 год и сопроводительное письмо к нему; файлы:
Чтобы в работе с документами не возникали подобные вопросы у исполнителей, их необходимо разъяснить в своем ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Кстати, можете обратить внимание на п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв.приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Он предписывает определенный состав сведений фиксировать в сопроводительном письме о пересылаемых электронных копиях, если они направляются на физически обособленных носителях. О пересылке по информационно-телекоммуникационной сети там сказано гораздо меньше (см. фрагмент далее).
Выше в Примерах 1–5 мы показали состав сведений при направлении электронной копии по электронной почте. Если при этом письмо и приложение созданы в СЭД, то на копии каждого из этих документов должна быть системно визуализирована отметка об удостоверении копии (Пример 6). Как видите, она делается без привычных нам слов «Верно» или «Копия верна». Если в СЭД существует электронный оригинал, то направляемый по электронной почте файл считается его электронной копией.
. Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются. с сопроводительным письмом в форме электронного документа.