исходящие письма с приложениями
Некоторые тонкости оформления приложений
Не все так просто, как кажется с первого взгляда
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Как нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4 :
Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
Сопроводительное письмо к документам
С опроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.
Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»
Речевые шаблоны
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
Первая часть обычно так и начинается:
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.
Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.
Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.
Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).
Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от. №. »), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).
Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).
Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).
Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).
По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.
Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!
Подписание и регистрация у отправителя
Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).
Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).
А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).
Сюрприз для заявителей – физических лиц
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Просьба ответить в определенный срок
Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?
Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:
Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения.
Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.
Хранение сопроводительных писем
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
3.5. Требования к подготовке и оформлению исходящих писем
В исходящих письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим предоставить», «направляем в Ваш адрес»);
— от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);
— от третьего лица единственного числа («Агентство сообщает»).
Если основанием составления документа является другой документ, то в тексте на него делается ссылка с указанием вида документа, его даты и номера. На исходящих (ответных) письмах, оформленных на бланках, ссылка проставляется в отведенном на бланке месте «на N __________ от ________»). Датой исходящего письма является дата его регистрации.
Структура исходящего письма состоит из следующих элементов:
1) адресата (в качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные лица или граждане. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже);
2) заголовка к тексту (отвечает на вопрос «о чем?»);
3) обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату, в конце которого ставится восклицательный знак, отделяется от текста одним полуторным межстрочным интервалом). Обращения должны соответствовать нормам официального этикета.
В переписке наиболее часто употребляется сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения.
Уважаемый Матвей Сергеевич!
При обращении к нескольким адресатам или коллективу допустимо следующее обращение.
При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам можно воспользоваться следующей формулировкой обращения:
Уважаемый гражданин Хохлов!
При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии. В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы.
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Директор!
4) текста документа, который может состоять из следующих элементов:
— вводной части (словесные конструкции, состоящие из одного или нескольких предложений, которые включают благодарность адресату, поясняют мотивы и цель послания, осуществляют смысловую и стилистическую подводку к существу исходящего письма). Во вводной части также используются формулы подтверждения, обоснования действия, предложения и другие.
Подтверждаем получение проекта федерального закона.
В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации.
В связи с переносом сроков исполнения.
На основании подписанного договора.
Высылаем инструкцию (документацию, проект указания и др.).
Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения.
Сообщаем, что Ваше обращение рассмотрено.
Просим принять участие в заседании.
Приглашаем Вас принять участие в конференции, которая состоится 22 декабря 2018 г. в..;
— основной части (несколько логически и стилистически увязанных абзацев (предложений), в которой формулируется суть излагаемого вопроса, информация о проделанной работе и т.п. Текст исходящего письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата);
— заключительной части (выводы, предложения, просьбы). В конце письма автор высказывает просьбу, пожелание, благодарность, сформулированные следующим образом.
Просим направить (исключить, оказать содействие и др.).
Предлагаем провести экспертизу (дать заключение, дать согласие и др.).
Прошу оформить (организовать исполнение, сообщить сведения и др.).
Заранее благодарим за возможную помощь.
Заключительная часть также может содержать этикетную фразу (устойчивое словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату, предшествует подписи, располагается на один полуторный межстрочный интервал ниже текста письма, используется по усмотрению работника, подписывающего исходящее письмо, и может оформляться им собственноручно);
5) отметки о наличии приложения;
7) отметки об исполнителе.
К особенностям официальной переписки относится также использование местоимения «Вы» с заглавной буквы (во всех падежах) в качестве вежливого обращения к индивидуальному адресату.
3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются автором резолюции, в том числе на основании требований законодательства, внутренних регулятивных документов Агентства, уже имеющихся сроков исполнения документов или по решению автора резолюции, либо на основании типовых сроков, указанных в пункте 5.9 Инструкции. При отсутствии резолюции сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании типовых сроков, указанных в пункте 5.9 Инструкции.
Ответные письма должны точно соответствовать указаниям, зафиксированным в резолюции ее автором.
3.5.3. Адресование документа осуществляется посредством указания адресата и при необходимости его почтового адреса. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо. Выравнивание текста адресата производится по левой границе текстового поля данного реквизита. Первая строка наименования адресата должна иметь отступ в 1 полуторный межстрочный интервал от верхней границы текстового поля. Максимальная длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке. Составные части данного реквизита печатаются одинарным межстрочным интервалом. Адрес отделяется от адресата одинарным межстрочным интервалом.
Краснопресненская наб., д. 14, стр. 1,
При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Фамилия и инициалы отделяются от наименования должности одним одинарным межстрочным интервалом. При адресовании инициалы должностного лица указывают после фамилии.
Федеральной налоговой службы
по Курчатовскому району
г. Челябинск, 454100
При адресовании писем в структурные подразделения организаций используются полные наименования как самой организации, так и ее структурных подразделений в именительном падеже. Наименование структурного подразделения отделяется от наименования организации.
Департамент банковского надзора
Директору Департамента допуска
и прекращения деятельности
При адресовании документа физическому лицу фамилия и инициалы отделяются от почтового адреса одним одинарным межстрочным интервалом.
ул. Мигаловская, д. 30, кв. 671,
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Директору ООО «Паритет»
Если документ направляется в несколько (не более 4) однородных организаций или структурных подразделений организаций, то их следует указывать обобщенно.
обществ АО «Профиль»
При рассылке документа руководителям организаций или структурных подразделений организаций под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
обществ АО «Профиль»
При отправке письма в форме электронного документа по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки на материальном носителе) почтовый адрес не указывается. В случае отправки письма по электронной почте указывается адрес электронной почты, по которому направляется письмо.
документоведения и архивного дела
При направлении письма нескольким получателям адресование оформляется следующим образом:
административного округа г. Москвы
Прокурору города Москвы
пл. Крестьянская Застава, д. 1,
ул. Новослободская, д. 45,
В этом случае в тексте письма обращаются к первому адресату («Уважаемая Вера Владимировна!»).
Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат. Все экземпляры такого документа должны быть подписаны. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.
При направлении документа одного содержания в адрес Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти все его экземпляры оформляются как первые.
В необходимых случаях в тексте документа указывается, кому направлен данный документ или его копия.
В адресате документа, а также на конверте указывается почтовый адрес. Составные части почтового адреса располагаются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Адрес пишется разборчиво и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий, кроме установленных сокращений.
В соответствии с указанными Правилами оказания услуг почтовой связи устанавливается следующий порядок написания почтового адреса:
— название улицы, номер дома, номер строения или корпуса, номер квартиры;
— название населенного пункта (города, поселка и т.п.), района;
— название республики, края, области, автономного округа;
— название страны (для международных отправлений);
документоведения и архивного дела
ул. Профсоюзная, д. 82,
Почтовый адрес не может не указываться на документах, направляемых в органы государственной власти, а также постоянным корреспондентам.
Правила определения работников Агентства и иных лиц, подписывающих исходящие письма, устанавливаются Генеральным директором Агентства и Инструкцией.
3.5.5. Исходящие письма зарубежным адресатам оформляются на бланках с соблюдением требований, изложенных в разделе II Инструкции.
Текст исходящего письма начинается, как правило, с обращения.
Уважаемые господа! (к организации в целом)
Уважаемый господин Блэк! (к мужчине)
Уважаемая госпожа Смит! (к женщине)
Уважаемый господин Председатель!
(к должностному лицу, фамилия которого неизвестна)
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата опускается, указывается только фамилия.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
Рекомендуется писать прописными буквами на английском языке или национальном языке адресата название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страны назначения.
Если исходящее письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.
American National Social Institute
28 North 37nth Street
Если исходящее письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.
Mr. A. Widmar, Chairman,
D. Coke and Son Ltd
Если исходящее письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(servicio de prenca)
Если исходящее письмо зарубежному адресату составлено на русском языке, то к нему, как правило, прилагается перевод.