что включает в себя проверка документов
Что включает в себя проверка документов
Статья 11. Документарная проверка
1. Предметом документарной проверки являются сведения, содержащиеся в документах юридического лица, индивидуального предпринимателя, устанавливающих их организационно-правовую форму, права и обязанности, документы, используемые при осуществлении их деятельности и связанные с исполнением ими обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, исполнением предписаний и постановлений органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля.
2. Организация документарной проверки (как плановой, так и внеплановой) осуществляется в порядке, установленном статьей 14 настоящего Федерального закона, и проводится по месту нахождения органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля.
3. В процессе проведения документарной проверки должностными лицами органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля в первую очередь рассматриваются документы юридического лица, индивидуального предпринимателя, имеющиеся в распоряжении органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, в том числе уведомления о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности, представленные в порядке, установленном статьей 8 настоящего Федерального закона, акты предыдущих проверок, материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях и иные документы о результатах осуществленных в отношении этих юридического лица, индивидуального предпринимателя государственного контроля (надзора), муниципального контроля.
4. В случае, если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют оценить исполнение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований или требований, установленных муниципальными правовыми актами, орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля направляют в адрес юридического лица, адрес индивидуального предпринимателя мотивированный запрос с требованием представить иные необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы. К запросу прилагается заверенная печатью копия распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о проведении проверки либо его заместителя о проведении документарной проверки.
5. В течение десяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны направить в орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля указанные в запросе документы.
6. Указанные в запросе документы представляются в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и соответственно подписью индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, руководителя, иного должностного лица юридического лица. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе представить указанные в запросе документы в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью.
(в ред. Федеральных законов от 27.07.2010 N 227-ФЗ, от 13.07.2015 N 263-ФЗ, от 03.07.2016 N 277-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
7. Не допускается требовать нотариального удостоверения копий документов, представляемых в орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
8. В случае, если в ходе документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в представленных юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем документах либо несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля документах и (или) полученным в ходе осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля, информация об этом направляется юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю с требованием представить в течение десяти рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме.
9. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, представляющие в орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля пояснения относительно выявленных ошибок и (или) противоречий в представленных документах либо относительно несоответствия указанных в части 8 настоящей статьи сведений, вправе представить дополнительно в орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов.
10. Должностное лицо, которое проводит документарную проверку, обязано рассмотреть представленные руководителем или иным должностным лицом юридического лица, индивидуальным предпринимателем, его уполномоченным представителем пояснения и документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов. В случае, если после рассмотрения представленных пояснений и документов либо при отсутствии пояснений орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля установят признаки нарушения обязательных требований или требований, установленных муниципальными правовыми актами, должностные лица органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля вправе провести выездную проверку. При проведении выездной проверки запрещается требовать от юридического лица, индивидуального предпринимателя представления документов и (или) информации, которые были представлены ими в ходе проведения документарной проверки.
(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 277-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
11. При проведении документарной проверки орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля не вправе требовать у юридического лица, индивидуального предпринимателя сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки, а также сведения и документы, которые могут быть получены этим органом от иных органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля.
(в ред. Федерального закона от 27.12.2009 N 365-ФЗ)
Порядок проверки первичных бухгалтерских документов
Понятие и особенности работы с первичными документами
Хозяйственные операции, которые проводит компания во время своей работы, подтверждаются договорами, счетами, накладными, актами и другими бумагами. Они и называются первичными документами. Отсутствие первички по операции запрещает вносить ее в бухгалтерский учет.
Вся документация компании условно делится на две группы:
Основная проверка проводится в бухгалтерии. Она условно делится на два вида.
Бухгалтер контролирует правильность составления документа так же, как лицо, которое его подписало. Повторная проверка выявляет ошибки, которые не заметил руководитель из-за недостатка знаний в бухгалтерском учете.
Контролируются такие параметры:
Проводится для документов, которые прошли предыдущий этап. Необходимо установить:
Проверка первички проводится не только работниками компании, но и контролирующими органами или внешними аудиторами. Чаще всего период проверки не превышает 3 лет, так как в течение этого срока действует исковая давность.
Типичные ошибки в бухгалтерских документах
Практика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях и проведения аудиторских проверок показывает, что при оформлении первички чаще всего допускаются такие ошибки:
Как исправляются ошибки в первичных документах
Если во время проверок в первичке были выявлены ошибки, их необходимо исправить. Порядок действий зависит от типа ошибки. Возможны такие варианты:
Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.
Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:
Ответственность за ошибки в первичной документации
Согласно действующему законодательству ответственность за правильность заполнения первички несет руководитель компании. Причем независимо от того, имеет ли он познания в бухучете и участвовал ли он в заполнении документа.
Исключением из этого правила являются случаи, когда рядовой работник или бухгалтер умышленно составляли подложные документы и вводили в заблуждение директора с целью совершения противоправных действий.
Признаки фальсификации документа
Из-за многообразия форм бухгалтерской документации и отсутствия на большинстве из бумаг защиты от подделок возможны случаи подделки документов. О возможной фальсификации или недостоверных сведениях в документации обычно свидетельствуют такие внешние признаки:
Как избежать ошибок при заполнении первичной документации
Предотвратить искажения бухгалтерского учета из-за неправильно оформленной первички можно только в случае, если досконально знать все нюансы оформления и иметь большой опыт работы в различных отраслях экономики.
Во избежание ответственности руководителя за ошибки в бухучете и неправильное начисление документов рекомендуется передавать ведение бухгалтерии на аутсорс.
Как проходит проверка кандидатов при приеме на работу?
Что такое проверка при приеме на работу
Проверка при приеме на работу — комплекс мер по всесторонней оценке как моральных, так и профессиональных качеств соискателя.
При приеме на работу организации используют такие методы проверки, как:
РАЗБОР судебного решения от КонсультантПлюс:
Компания предложила соискателю вакантной должности выполнить тестовое задание. Кандидат согласился. Однако в приеме на работу ему было отказано. Специалист обратился в суд с требованием оплатить ему потраченное время на выполнение задания.
Как развивался спор, к какому выводу пришли арбитры и как компании защитить себя от подобных претензий соискателей читайте в К+. Пробный доступ к К+ бесплатен.
Учтите, что руководство с предыдущего места работы соискателя не имеет права представлять информацию о нем без его письменного согласия на это (ст. 88 ТК РФ, ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Если вам важно получить сведения о том, как трудился раньше кандидат, лучше попросить его представить рекомендательное письмо с предыдущего места работы.
Проверкой кандидатов перед заключением договора чаще всего занимается кадровая служба организации совместно со службой безопасности.
Проверка службой безопасности при приеме на работу
Служба безопасности — структурное подразделение организации, которое обязано не допускать нанесения морального или экономического ущерба имуществу компании. Причем не только извне, но и внутри, осуществляя контроль за деятельностью работников. Преступление проще предотвратить, чем ликвидировать его последствия, поэтому служба безопасности активно участвует в проверке кандидатов при трудоустройстве.
Какие действия предпринимает служба безопасности при проверке соискателей? Прежде всего, проверяет подлинность всех предъявленных документов и достоверность указанной информации. Например, чтобы проверить диплом о высшем образовании соискателя, достаточно сделать запрос в соответствующий вуз.
Помимо представленных кандидатом сведений, служба безопасности собирает дополнительные данные о кандидате, чтобы свести к минимуму риск нанесения им ущерба после трудоустройства. Службу безопасности интересует информация о:
Важно! Отказать в приеме на работу человеку с судимостью вы имеете право, только если в отношении вашей компании законодательно утвержден запрет на работу людей с судимостью (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). В остальных случаях согласно п. 6 ст. 86 УК РФ и ст. 64 ТК РФ погашенная судимость не является препятствием для трудоустройства.
Для проверки служба безопасности должна использовать открытые источники информации, но, как правило, руководители компаний предпочитают набирать в службу безопасности бывших сотрудников силовых ведомств, которые получают сведения о будущих работниках по своим неофициальным каналам. Открытая информация из соцсетей также рассматривается службой безопасности в качестве дополнения к психологическому портрету кандидата.
Длительность проверки регламентирует руководство фирмы — в зависимости от уровня вакантной должности. Проверка кандидата на должность топ-менеджера компании может длиться несколько месяцев.
Информацию о результатах проверки служба безопасности оформляет в виде докладной записки руководителю. На основании этого документа и информации отдела кадров или кадрового агентства руководство принимает решение о приеме кандидата на работу или отказе.
Подробнее об оформлении трудовых отношений при приеме на работу читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».
Как правило, новичку устанавливается испытательный срок, в том числе для того, чтобы служба безопасности могла проверить сотрудника непосредственно на рабочем месте или иметь дополнительное время для более тщательной проверки.
Как уволить сотрудника, не прошедшего проверку службы безопасности, во время испытательного срока, читайте в статье «Порядок увольнения на испытательном сроке (нюансы)».
Итоги
Очень важно посвятить проверке соискателей на ту или иную должность как можно больше времени до начала совместной деятельности. Проще отсеять неподходящих людей на этапе собеседования, чем нанять их, ввести в курс дела и обнаружить личную несовместимость или профессиональную непригодность. И чем крупнее фирма или ответственнее должность, тем большие затраты понесет компания, взяв на работу сотрудника, которого спустя пару недель придется уволить.
ГИБДД хочет провести обыск машины. Это законно?
У инспекторов ГИБДД есть право останавливать машины для осмотра и досмотра. ГИБДД опубликовала на официальном сайте обращение к водителям по этому поводу: там рассказывают, чем осмотр отличается от досмотра, когда проводятся эти процедуры и какие права есть у водителей.
Вот инструкция для водителей с учетом разъяснений ГИБДД и действующих нормативных актов.
Осмотр и досмотр автомобиля — это не одно и то же?
Осмотр и досмотр — разные процедуры, каждая со своими правилами. Инспектор не может сказать, что проводит досмотр, а назвать причину для осмотра. Оформить результаты на свое усмотрение он тоже не может. Если инспектор перепутает осмотр с досмотром, это повод признать проверку незаконной.
Обе процедуры нужны, чтобы проверять, не везет ли водитель что-то запрещенное и опасное, не скрывает ли кого-то и не готовит ли преступление. По крайней мере, формально так.
Осмотр — это визуальное обследование машины и груза
Основания для осмотра:
Других оснований для осмотра в регламенте нет.
Понятые и видеосъемка не обязательны, но не запрещены.
Что потом. Если все в порядке, водителю разрешают ехать дальше. Если нет, действуют по ситуации: например, могут начать разбираться с грузом. Но это будут уже другие мероприятия. Для тех, кто не возит ничего запрещенного, осмотр занимает несколько минут.
Если отказаться. ГИБДД пишет, что отказ от осмотра — это повод провести досмотр. Это более строгая процедура, в которой участвует не только сотрудник ГИБДД и все нужно фиксировать. Но Верховный суд отменил этот пункт регламента еще в 2012 году. Для досмотра нужны свои основания.
Справедливости ради надо сказать, что при необходимости найти основания для досмотра не так уже сложно, даже если водитель ничего не нарушил. Выполнить требование сотрудника полиции чаще всего проще, чем вступать в конфликт.
Досмотр — это когда можно трогать
Это тоже обследование, но не только визуальное: можно проверять содержимое и элементы автомобиля. Досмотр — серьезная процедура, для которой нужны веские основания и есть свои требования.
Основания для досмотра:
Как проводится. Водитель и пассажиры должны выйти из машины. Выходить надо только после составления протокола о досмотре. До этого водитель и пассажиры выходить не обязаны — документы можно передать через окно.
При досмотре должен присутствовать владелец машины. Владелец — это не обязательно собственник. Это тот, у кого во владении фактически находится машина. Если очень надо, могут обойтись и без владельца : всегда найдутся обстоятельства, когда нельзя откладывать. Но если таких обстоятельств не было, результаты досмотра недействительны.
Инспектор начинает обследовать машину, все элементы, места для груза и багажа. Он может сам открывать багажник, заглядывать в бардачок и доставать оттуда вещи. Лучше помогать ему в этом и показывать все лично.
В протоколе должны быть подписи инспектора, понятых и владельца машины. Если не подписать протокол, там поставят отметку об отказе. Лучше подписывать и перечислять возражения. Копию протокола должны выдать водителю.
Что потом. Если нарушений нет, машина поедет дальше. Если что-то найдут или в чем-то заподозрят, могут отправить на освидетельствование и изъять запрещенное. Для всего этого составляют отдельные протоколы: об изъятии, задержании машины, человека, аресте груза. Может понадобиться следственная группа — тогда для нее оставляют отдельные документы и вызывают сотрудников.
Если отказаться. За отказ от досмотра могут оштрафовать на 1000 рублей.
Если при досмотре не составили протокол или не позвали понятых
Это самоуправство. Протокол, понятые или видеосъемка — это не желание водителя и инспектора, а требование закона. Нарушение этого правила грозит инспектору штрафом в 300-500 рублей, а результаты досмотра нельзя считать доказательствами.
Можно ли снимать действия полицейских при осмотре и досмотре
Если инспектор говорит, что он против съемки и просит убрать камеру, это незаконно. Еще инспектор может ссылаться на то, что из регламента ГИБДД исключили условие о съемке. Это правда: из регламента исключили. Напомните ему, что регламент не для водителей, запрета на видеосъемку нет, а закон о полиции никто не отменял.
Что включает в себя проверка документов
1.2.2. Проверка наличия и состояния архивных документов
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения; выявления единиц хранения, числящихся по описям, но фактически отсутствующих; выявления и устранения недостатков в учётных документах; выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки, переплета или реставрации.
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в соответствии с « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) и методическими рекомендациями (инструкциями) по проведению проверки наличия, разработанными в конкретном архиве.
Проверка наличия и состояния архивных документов и дел проводится в плановом порядке, а также единовременно.
Плановая цикличная проверка наличия проводится с периодичностью, установленной для определённых категорий документов:
— уникальных документов – ежегодно;
— особо ценных на бумажной основе – один раз в 10 лет;
— электронных документов – один раз в 5 лет;
Цикличность (периодичность) проверки остальных архивных документом определяется архивом в зависимости от интенсивности использования дел фонда и состояния учётных документов, но не реже одного раза в 25 лет.
Единовременная внеочередная проверка наличия проводится для всех или отдельных групп архивных документов в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов или других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами.
В ходе проверки наличия и состояния документов и дел осуществляется:
— установление фактического наличия дел и документов, находящихся на хранении;
— выявление не внесенных в опись и (или) неучтенных дел и документов;
— выявление дел и документов, не относящихся к составу данного фонда;
— выявление ошибок в учётных документах и их устранение;
— выявление отсутствующих дел и документов и организация их розыска;
— выявление и учет дел и документов, требующих консервационно-профилактической, технической обработки и реставрации;
Перед проведением проверки наличия и состояния документов и дел проводится выверка учетных документов ( см. п. 1.2.1. )
Порядок проведения проверки наличия и состояния документов и дел.
Проверку наличия проводят, как правило, два работника. Проверка наличия проводится путем сверки описательной статьи дела в описи (номер дела, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр, название фонда и его структурной части, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов).
Если на обложке дела нет заголовка или заголовок в описи не соответствует заголовку на обложке, проверяется соответствие остальных элементов описательной статьи. При несоответствии всех элементов описательной статьи (кроме архивного шифра) данное дело, по согласованию с главным хранителем фондов, может быть более тщательно изучено для уточнения (определения) его фондовой принадлежности.
При проверке наличия и состояния архивных дел необходимо:
-сохранять порядок размещения единиц хранения на стеллажах и в первичных средствах хранения;
-подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения;
-изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
-изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
-изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, для последующей обработки и описания. Указанные единицы хранения после уточнения (определения) их фондовой принадлежности включаются в соответствующий раздел или в конец описи, в зависимости от принадлежности дела к соответствующей группе дел, в логической связи с предыдущими делами (в соответствии со схемой систематизации дел фонда).
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы, учтенные по внутренним описям, сверяются с внутренней описью.
В ходе проверки наличия и состояния архивных дел не допускается делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел и других учетных документах. Обнаруженные дела и документы, не внесенные в опись, описываются, систематизируются и вносятся в опись на основании акта об обнаружении.
Физическое состояние дел в ходе проверки наличия определяется путем визуального просмотра. Выявляются дела и документы:
— пораженные биологическими вредителями (насекомые, плесень);
— с повышенной влажностью;
— с повреждениями основы (бумага, пергамен, ткань и др.);
— с повреждениями текста, изображения (угасание, выцветание);
Документы, зараженные активной плесенью или другими биологическими вредителями, подлежат немедленной изоляции и направлению на санитарно-гигиеническую обработку (дезинсекция, дезинфекция). При обнаружении увлажненных документов производится их обязательная акклиматизация до полного высушивания в специальном помещении в развернутом виде.
Металлические предметы (скрепки, металлические крепежи) удаляются из дел.
Полистная проверка наличия и состояния документов и дел.
Полистная проверка проводится в целях:
— установления количества и фактического наличия дел по описи и листов (документов), находящихся в деле и их соответствия внутренней описи дела и листу-заверителю;
— выявления отсутствующих листов (документов);
— выявления и учета материальных ценностей, физических и других особенностей (при полистной проверке);
— выявления и устранения недостатков в учётных документах, в т. ч. в листах-заверителях при указании особенностей дела;
— выявления и учёта повреждённых документов и документов, требующих консервационно-профилактической обработки, реставрации и подлежащих техническому оформлению.
Обязательной полистной проверке наличия подлежат уникальные документы и секретные дела. Полистная проверка других документов проводится по мере необходимости. В этом случае состав подлежащих проверке наличия документов определяется:
— выявлением в ходе текущей работы отсутствующих документов;
— наличием несброшюрованных дел (например, личного происхождения);
— наличием дел, включающих документы, представляющие коллекционный интерес (например, автографы, знаки почтовой оплаты, открытки, гербовые марки и т.п.)
В ходе полистной проверки наличия проводятся следующие виды работ:
— сверка внутренних описей дел, при их наличии, с имеющимися документами;
— проверка правильности нумерации листов дела и соответствия их количества данным листа-заверителя и описательной статьи описи; проверка соответствия особенностей нумерации дела данным листа-заверителя;
— в делах не имевших нумерации, может проводиться уточнение систематизации документов по согласованию с главным хранителем фондов ( см. п. 4.1.1. );
— нумерация листов дела при ее отсутствии;
— составление в соответствии с установленными требованиями листа-заверителя ( см. п. 4.1.2. );
— проверка правильности указания особенностей формирования дела в листе-заверителе;
— оценка физического состояния документов и проверка правильности отражения этих данных в листе-заверителе.
При проведении полистной проверки наличия запрещается перемещать документы из одного дела в другое, переформировывать несброшюрованное дело, изымать старые листы-заверители.
При обнаружении ошибок в нумерации листов дела изменения (кол-во листов) в лист-заверитель и в архивную опись вносятся на основании акта о технических ошибках. В случае обнаружения отсутствующих в деле документов изменения в лист-заверитель не вносятся. При обнаружении в ходе полистной проверки наличия неописанных архивных документов и уточнения их фондовой принадлежности составляется акт о включении в дело новых архивных документов.
Проверка наличия и состояния документов и дел, выдававшихся из архивохранилищ. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:
-при подтверждении наличия дел – в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных архивных документов для дальнейшего их розыска
Оформление итогов проверки наличия и состояния документов и дел. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и дел
фиксируются в листе и акте проверки.
Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел. При большом объеме фонда лист проверки составляется на каждую опись дел, документов отдельно.
В листе проверки в разделе «Наличие дел» фиксируются в графах 1-15 сведения о наличии документов, в графах 16-24 – сведения о состоянии документов.
В графе 1 указывается номе р( а) описи(ей), по которой( ым ) проходила проверка наличия.
В графе 2 указывается количество дел в описи в соответствии с последней итоговой записью.
В графах 3-4 указываются:
— литерные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);
— литерные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).
В графах 5-6 указываются
— пропущенные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);
— пропущенные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).
В графах 7, 8 указывается количество и номера дел (при возможности), увеличивших (графа 7) или уменьшивших (графа 8) объём фонда в результате других технических ошибок, установленных непосредственно в процессе проверки наличия.
В графе 9 указывается количество дел после устранения технических ошибок – количество дел, оказавшихся в наличии при подсчёте изменений по графам 3-9.
В графе 12 указывается количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии (дела, не оказавшиеся в наличии, в данной графе не учитываются).
При заполнении листа проверки номера дел увеличивших или уменьшивших объём фонда по актам, не предусмотренных листом проверки, вносятся в свободные графы 14 и 15.
По каждой графе в листе проверки подсчитывается количество дел.
Общее количество дел по фонду (описи) просчитывается с учетом:
— литерных номеров дел,
— пропущенных номеров дел.
Необнаруженные дела не снимаются с учета и учитываются в объёме дел фонда.
Количество дел по фонду (описи) указывается в листе фонда цифрами и прописью.
В графах 16-24 указываются номера дел, требующих проведения консервационно-профилактической обработки, переплета и реставрации.
Физические особенности дел могут быть зафиксированы в акте о неисправимых повреждениях документов, картотеке (книге) учёта физического состояния архивных документов.
В качестве вспомогательного средства в ходе проверки наличия и при составлении листа проверки можно использовать рабочий журнал. Данный журнал не предусмотрен « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) ; ведётся в ряде архивов по установленной в архиве форме. В журнале могут фиксироваться: номера дел по старой описи; валовые номера дел по архиву; номера дел по новой описи; номера дел, переданных в другие фонды или описи; номера дел, требующих переплёта; номера дел, требующих реставрации; номера дел, требующих дезинфекции (дезинсекции).
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов и дел, в случае отсутствия изменений в количестве (объеме) дел по проверяемому фонду (описи) в конце описи дел проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку наличия. Если итоговая запись не отражает все особенности нумерации ед. хр., изменения (постановка дел на учет и снятие дел с учета) в объеме ед. хр. по описи, итоговая запись пересоставляется.
По итогам полистной проверки при полном соответствии выявленных в ходе полистной проверки особенностей формирования, нумерации и физического состояния дела листу-заверителю в последнем проставляется штамп «ПРОВЕРЕНО», с указанием даты, должности, подписи и расшифровки подписи лица, проводившего проверку.
Проверка наличия и состояния архивных документов и дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
Лист и акт проверки наличия, а также другие типы актов, составленные в ходе проверки наличия, подшиваются в дело фонда.
Необнаруженные документы и дела. Розыск необнаруженных документов и дел. На все отсутствующие в ходе проверки наличия дела и документы составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (в 2 экз.). Один экземпляр карточек на необнаруженные дела остается в хранилище, другой прикладываются к листу и акту проверки наличия, которые сдаются на выверку. После выверки листа и акта проверки наличия карточки на необнаруженные документы и дела вливаются в картотеку учета необнаруженных документов и картотеку учёта необнаруженных дел архива.
В случае необнаружения в ходе полистной проверки документов (листов) принимаются меры по установлению названия (заголовка) отсутствующего документа. Для этой цели изучаются заголовок дела, внутренняя опись, анализируется состав и содержание других документов дела. В случае затруднений заголовок документа указывается предположительно с учётом заголовка архивного дела.
Розыск архивных документов и дел, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
Для поиска документов и дел связки и коробки в обязательном порядке снимаются с полки, производится осмотр полки за коробкой, пространства между полками, а также между нижней полкой и полом. Просматриваются соседние коробки, относящиеся к другим фондам. Проверяются книги выдачи дел с целью уточнения возможного местонахождения дела.