что включает в себя договорная работа
Работа с договорами. На что обратить внимание
Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.
Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.
Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.
Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.
Зачем создавать регламент?
Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.
Если все сделано правильно, то в организации:
При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.
Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.
Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.
Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.
С чего начать?
В Положении предусмотрите несколько разделов:
По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.
Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.
В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.
Не забудьте о деталях
Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.
Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.
Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:
Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать
Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.
Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.
У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.
Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.
В чем же плюсы СЭД?
Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.
На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.
При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.
После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.
Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.
Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.
С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.
Составление договоров: юрист по договорам
Заключение договоров – неотъемлемая часть деятельности любой организации. Это важный участок правовой работы, от которого напрямую зависят финансовые результаты компании.
Правильно составленный договор снижает коммерческие риски, не вызывает разногласий с контрагентом, позволяет эффективно и быстро заключать сделки, а при возникновении спора поможет выиграть дело в суде.
Каждый юрист по договорам LEGAL LEX более 10 лет специализируется на договорном праве, имеет опыт согласования и разработки договоров любой сложности.
Хороший юрист по договорам постоянно обращается к судебной практике, постановлениям пленумов и арбитражных судов, что позволяет быстро и качественно прописать условия договора, снизив риски.
Договор должен соответствовать закону, содержать все существенные условия договора данного вида, корректно описывать предмет и цену сделки, сроки её исполнения, порядок расчетов, права, обязанности и ответственность сторон, но в тоже время быть простым и понятным.
Свобода договора не абсолютна. Договор, составленный без юриста, может оказаться недействительным или незаключенным либо позволит уйти от ответственности недобросовестному контрагенту.
Мы поможем исключить эти риски. Наши юристы по договорам понимают специфику заключаемых сделок, хорошо знают судебную практику, обязательственное и налоговое право, профессионально владеют юридической техникой, имеют большой опыт разработки договоров.
Договорная работа включает:
Мы оказываем все виды услуг по договорному праву – от разовой консультации или разработки договора, до полного абонентского сопровождения договорной деятельности и согласования двуязычных сделок.
Мы согласовываем сложные смешанные сделки, разрабатываем типовые и рамочные договоры, сопровождаем госзакупки (44-ФЗ, 223-ФЗ), консультируем клиентов и участвуем в переговорах с контрагентами, готовим любые документы, касающиеся заключения и исполнения сделок.
Наш юрист по договорам добьется формулировок, максимально отвечающих интересам клиента и не вызывающих разногласий с контрагентом.
Если клиент часто заключает однородные сделки – мы разработаем формы типовых и рамочных договоров, что существенно снизит риски и ускорит процесс согласования.
Составление договоров включает следующие сделки:
В зависимости от условий и вида сделки, для каждого контракта характерны свои правовые риски. Тем не менее, можно выделить универсальные риски, касающиеся заключения любой сделки.
Разработка договоров несет следующие правовые риски:
Даже краткий, далеко не исчерпывающий перечень рисков, показывает, что для качественного сопровождения работы по заключению договоров необходим квалифицированный юрист.
Образец договора, скаченный из интернета, не учитывает специфику Вашей сделки, а зачастую и существенные условия договора. Заключая такой контракт, действуйте разумно и осмотрительно.
Преимущества наших юристов по договорам:
Стоимость разработки и составления договоров:
Более полную информацию о наших услугах Вы можете получить по телефонам 8 (495) 908-80-50, 8 (906) 712-78-92 или по электронной почте info@legallex.ru.
Основные нормативные правовые акты по договорной работе:
Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 1)
П равильно разработанный Договорный регламент лежит в основе эффективной договорной работы любой организации. Налаженная договорная деятельность может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров. И если несколько лет назад обсуждался вопрос по поводу того, нужен ли Договорный регламент или нет, то сейчас он звучит по другому: как сделать так, чтобы утвержденный Договорный регламент отражал все этапы договорной работы конкретной организации, т.е. был оптимальным с точки зрения организации процессов управления в конкретной компании, минимизировал все риски и, самое главное, чтобы он был «рабочим документом», а не подготовленным для галочки, и который бы исполнялся всеми работниками организации, включая ее руководителя.
Здесь заметим, что в соответствии со сложившейся судебной практикой 1 совершение генеральным директором сделки без соблюдения принятых в данном юридическом лице внутренних процедур рассматривается судами в качестве доказательства отсутствия добросовестности и разумности в действиях директора при совершении сделки и является основанием для взыскания с него убытков, причиненных в результате ее совершения. Как говорится, комментарии излишни.
См. статью «Как хранить доверенности?»
Любой Договорный регламент разрабатывается в целях минимизации экономических, правовых, налоговых и иных рисков и является внутренним документом, который отражает порядок договорной работы в организации.
В среднем порядка 90% управленческих решений документируются. И ни одна легальная хозяйственная связь между хозяйствующими субъектами не осуществляется без оформления соответствующих документов. А это означает, что в той или иной форме необходимо заключать договор.
См. статью «Создаем для документа предметный указатель средствами MS Word»
Поскольку договорная работа сквозной нитью проходит через все структурные подразделения организации, то именно Договорный регламент представляет собой некий единый алгоритм для совместных действий.
Внутренние документы организации, охватывающие договорную работу, являются достаточно своеобразными для каждой отдельно взятой компании, сделать их единообразными для всех просто невозможно. Далее в статье вас ждут конкретные рекомендации по отдельным важным аспектам и алгоритмам договорной работы, которые были буквально выстраданы автором в результате многолетней практики. Офицеры говорят новобранцам, что военный устав писан кровью, и это правда. В случае с Договорным регламентом цена вопроса конечно ниже, но тоже весьма высока!
См. статью «Делаем ЛНА более наглядным» про использование скриншотов (фотографий изображений экрана)
См. статью «Электронный документооборот договоров в СЭД: от проекта до подписания» в № 8′ 2020
Предмет Договорного регламента
Какой же документ является основным объектом регулирования Договорного регламента? Конечно, договор, ответят многие. Но тут не все так просто и следует дать кое-какие разъяснения.
Во-первых, договор – это сделка, выражающая согласованную волю двух или более лиц и их действия, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, т.е. обязательств (ст. 153, 154, 420 Гражданского кодекса РФ – далее ГК РФ). К договорам применяются правила о двухсторонних и многосторонних сделках.
См. статью «Удобная навигация по ЛНА: возможности Microsoft Word», чтобы создать оглавление и систему внутритекстовых ссылок, которые избавят пользователя от утомительной прокрутки страниц в поисках нужных фрагментов
Во-вторых, договор – это письменный документ, в котором отражены условия вышеуказанных обязательств. Напомним, что согласно подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и гражданами должны совершаться в письменной форме.
Договор, согласно п. 2 ст. 432 ГК РФ, может также заключаться посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Получается, что подписание сторонами единого документа (привычного нам договора) – является далеко не единственным способом заключения договора. Приведем примеры:
Пример 1. Заключение сделки путем выставления счета и его оплаты
Организация А выставила счет от 14.03.2016 № 345 организации Б, который содержит все существенные условия договора купли-продажи. Поэтому он может быть квалифицирован как оферта, а его оплата организацией-покупателем – как акцепт. Соответственно, письменная форма заключения сделки в этом случае соблюдается.
Пример 2. Заключение сделки путем обмена несколькими документами
Организация А направила организации Б документ «Заявка на участие в выставке», которая содержит существенные условия договора (оферта). Организация Б направила письмо «О подтверждении участия в выставке» (акцепт). Письменная форма договора здесь также соблюдена.
Пример 3. Заключение сделки путем совершения конклюдентных действий
Организация А направила организации Б проект договора подряда (оферту), изложив в нем все существенные условия сделки. Организация Б приступила к выполнению работ, полностью соответствующих условиям договора, в срок, установленный для акцепта ГК РФ, не подписав договор. И оферта, и акцепт в данном случае налицо. Поэтому данная сделка считается заключенной путем совершения конклюдентных действий, даже без подписания проекта договора второй стороной.
При этом из зоны ответственности Договорного регламента следует исключить договоры, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, а также договоры из сферы трудовых отношений. Группу исключений можно дополнить и договорами, содержащими сведения конфиденциального характера, в т.ч. сведения, составляющие коммерческую тайну. Целесообразность этих исключений обусловлена спецификой документооборота таких документов, потому, как правило, работа с ними регламентируется отдельными организационными документами.
Предложенный перечень документов каждая организация может дополнять и изменять по своему усмотрению. Например, в исключительных случаях, учитывая специфику деятельности отдельных организаций, можно предусмотреть заключение договора путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной или иной связи с обязательным указанием условия о переоформлении договора путем создания единого документа, подписанного сторонами, с указанием о том, когда и каким образом он был заключен.
Но самое главное, что нужно уяснить: под действие Договорного регламента попадают все договоры гражданско-правового характера, заключаемые в виде единого документа, а также все документы, подготавливаемые в рамках заключенных договоров, которые содержат существенные условия и подписание которых приводит к возникновению правоотношений между сторонами сделки (именно несогласование последних в установленном в организации порядке ввиду непонимания их важности отдельными руководителями приводит к серьезным проблемам).
Поэтому без юристов при разработке Договорного регламента вам никак не обойтись!
Схема 1. Этапы договорной работы
Этапы договорной работы
Рассмотрим сначала основные этапы договорной работы и дадим рекомендации читателям по их отражению в Договорном регламенте. А уже разобравшись с содержанием каждого этапа, перейдем к структуре Договорного регламента в целом.
Этапов работы много: начиная с принятия решения о заключении договора и заканчивая его архивным хранением (см. Схему 1). Все они важны, но вот не все стоит регламентировать в одном локальном нормативном акте (ЛНА) – нельзя объять необъятное.
Принятие решения о заключении договора и выбор контрагента
Принятие решения о заключении договора обычно связано с необходимостью приобретения (закупки) товаров, работ, услуг или их продажи. Оно должно осуществляться компетентным лицом.
Выбор контрагента может производиться одним из следующих основных способов, в т.ч. предусмотренных законодательством для отдельных категорий юридических лиц или внутренними локальными актами самой организации:
Обычно данные этапы договорной работы в Договорный регламент не входят, за исключением порядка подготовки и согласования проекта договора для включения в документацию процедуры закупки.
Большинство привыкло к тому, что Договорный регламент прежде всего регулирует процессы, связанные непосредственно с документом под названием «договор», т.е. с его подготовкой, проверкой контрагента, согласованием, подписанием, регистрацией, исполнением. Но на практике возможны и другие подходы к содержанию регламента.
Проверка контрагента
В последнее время значительно возросло количество неблагонадежных компаний на рынке, а это значит, что ваша организация может понести значительный ущерб, заключив договор с проблемным контрагентом.
На актуальность вопросов проверки контрагентов обратила внимание и ФНС России в письме от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124, настоятельно посоветовав налогоплательщикам самостоятельно, проявляя должную осмотрительность, проверять правовой статус налогоплательщиков.
Сразу оговоримся, что законодательством не предусмотрена обязанность проверять контрагентов по признакам добросовестности. Но доначисление налогов, наложение штрафных санкций, отказ в возврате НДС – это далеко не весь перечень рисков, которым подвергнется ваша организация, если заключит договор с «неблагонадежным» партнером.
С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен ст. 173.1, предусматривающей уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок». Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 № 419-ФЗ.
Правильно организовав проверку контрагента, вы сможете доказать проверяющим органам, что ваша организация проявила должную осмотрительность перед заключением договора, и тем самым снизить свои риски!
Теперь попробуем разобраться, на каком этапе договорной работы лучше проверять контрагента, вопрос этот достаточно спорный. Объясним почему:
Поэтому рекомендуем осуществлять проверку контрагента до этапа подготовки проекта договора.
Теперь самое время вспомнить о творческом подходе, т.к. нельзя всех контрагентов «причесывать под одну гребенку». К «новичку» и давнишнему партнеру, с которым у вас многолетнее положительное сотрудничество, должен быть разный подход. К только что зарегистрированной фирме и госкорпорации – тоже.
Проанализировав договоры, заключаемые вашей компанией, вам стоит определить:
Пример 4. Группы риска заключаемых договоров
Договорная работа на предприятии
Прежде всего, необходимо вспомнить, что же все-таки такое — договор и какова его роль в сфере хозяйственных отношений.
Договор — это соглашение двух или более лиц (субъектов, сторон, контрагентов), позволяющее устанавливать, изменять или прекращать их взаимные права и обязанности.
Цель, с которой заключается договор, составляет предмет сделки, взаимные права и обязанности сторон — его условия, совокупность условий — его содержание.
Общеизвестна роль договора как универсального регулятора хозяйственных связей, всеобъемлющего инструмента коммерции, хозяйственной деятельности. С другой стороны, договор между конкретными сторонами позволяет улавливать и упорядочивать их тончайшие взаимоотношения, избавляя законодателя от этой непосильной и ненужной функции.
Поэтому Гражданский кодекс дает лишь общую характеристику договоров и перечень основных условий, оставляя сторонам возможность сколь угодно конкретизировать, расширять положения, включаемые в каждый конкретный договор. Такую же свободу должны предоставлять и корпоративные нормативные акты.
Закон наделяет организации правом самостоятельно выбирать контрагентов и совершать от своего имени действия, имеющие юридическую силу при выработке и реализации обязательств по договорам.
Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:
Эта работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла — договор — сам становится юридически обязательным документом.
Если предприятие выступает в качестве поставщика (продавца, исполнителя), то за оформление и выполнение договора отвечает, как правило, плановый отдел или отдел сбыта, либо специально образуемый договорный отдел. Если предприятие является покупателем (заказчиком), то работа в зависимости от предмета договора ведется в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.п.
Двум названным видам договорной работы должны соответствовать: содержание корпоративных актов, специализация юристов, распределение обязанностей между работниками юридического отдела предприятия. Следует обратить внимание на стадии договорной работы.
Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждого предприятия, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи следующие типичные стадии.
1. Подготовка к заключению договоров. Этапы:
2. Оценка оснований заключения договоров
Базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится предприятие и каждый из потенциальных контрагентов. Решение об отказе заключить договор при наличии предварительного соглашения необходимо аргументировать, причем до того, как контрагент совершит действия, связанные с материальными затратами.
3. Оформление договоров. Этапы:
Проекты разрабатываются, как правило, службой, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий или другой подобной документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционная форма проверки соответствия проектов интересам и возможностям предприятия – визирование.
4. Доведение содержания договоров до исполнителей. Возможно в следующих формах:
5. Контроль исполнения.
Имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям контрактов, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим, постоянным.
6. Оценка результатов исполнения договоров.
Этапы договорной работы
Наиболее сложный вопрос представляет, пожалуй, вопрос о нормативной регламентации договорной работы.
Особенностью договорной работы является то, что она основана на локальных нормативных актах, то есть таких, которые принимаются непосредственно самими предприятиями.
Эти акты, не повторяя общих положений о договорах, содержащихся в действующем законодательстве, позволяют:
Регламентация договорной работы
Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут носить как комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). Однако есть предел, за которым нормирование теряет смысл — чрезмерная детализация рождает «мертвые» правила. Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.
К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласовании его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункты, включить другие и т.д.
Особое внимание следует обратить на роль юридической службы в договорной работе на предприятии. Юридическая служба предприятия обобщает и анализирует договорную практику. Это необходимо для выявления недостатков в организации договорной кампании и разработки мероприятий по их устранению и недопущению. Выводы, сделанные в результате обобщения, используются при заключении новых договоров.
Важно подчеркнуть, что участие юрисконсультов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными актами. Юристы организуют и активно участвуют как в подготовке локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юрисконсульт обязан просмотреть и завизировать все правовые акты предприятия, высказать по ним свои замечания и предложения с тем, чтобы в этих актах было выражено наиболее оптимальное решение, основанное на знании конкретной хозяйственной ситуации и действующего законодательства.
При проверке проектов правовых документов либо участии в подготовке приказов, инструкций, положений, договоров и другой правовой документации по вопросам договорной работы юридической службе следует обращать внимание на то, чтобы в них не устанавливались незаконные положения и условия. Только после такой проверки проекты указанных документов могут быть завизированы юридической службой.
Юридической службе следует участвовать в определении структуры договорных связей предприятия исходя из необходимости установления более рациональных договорных отношений. При этом необходимо иметь в виду, что структура договорных отношений может зависеть от характерного для данного предприятия направления специализации, организационного построения (наличия в составе производственного объединения самостоятельных предприятий, производственных единиц) и распределения функций между ее хозяйственными подразделениями, от технологических особенностей производства и др.
Получив проект договора для проверки, юрисконсульт должен посмотреть правильно ли он составлен по существу и по форме. При визировании проекта договора следует, кроме того, обратить внимание на отражение в нем всех существенных условий, полноту и четкость изложения текста договора, не допускающего различного толкования.
В тех случаях, когда у подразделения предприятия, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий. Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.
Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.
Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов, обеспечивать достоверность данных в статистической отчетности о выполнении договорных обязательств.
На практике такой учет осуществляется путем ведения журнала. В этом журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, по договору поставки такие данные, как реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения.
Контрольные функции за надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все службы, связанные с ведением договорной работы. В этих же целях могут образовываться специальные службы наблюдения за исполнением обязательств. Особенно велико значение в данной работе юридической службы предприятий. Она должна разрабатывать и осуществлять мероприятия, способствующие безупречному исполнению условий договора, координировать в этом плане деятельность всех звеньев предприятия.
Учет и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. И здесь юридической службе, наряду с другими структурными подразделениями, следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Это позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензионных и исковых материалов.
В основе заключения договора лежит принцип свободы договора. Граждане и юридические лица вступают в договорные отношения своей волей и в своем интересе, они свободны в установлении своих прав и обязанностей и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора
Данные положения призваны обеспечить нормальное функционирование гражданского оборота, необходимым условием которого является равноправие его участников.
Развитие свободного рынка требует порой принятия нестандартных решений, и поэтому современное законодательство предоставляет участникам договора право заключать договоры, как предусмотренные, так и не предусмотренные законом или иными правовыми актами. Кроме того, стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). При этом к отношениям сторон по смешанному договору будут применяться в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора. Однако следует предостеречь от поспешного и непродуманного экспериментирования в заключении таких договоров. Для их составления требуется достаточно высокая юридическая квалификация. В противном случае при возникновении спора по такому договору стороны может ожидать неприятный сюрприз, когда суд определит применимое к данному договору право и окажется, что отношения сторон, в том числе и ответственность за нарушение своих обязательств по этому договору, установлена не так, как стороны рассчитывали. То есть прежде чем изобретать «новые» положения договора необходимо удостовериться, что законом не установлены обязательные требования к составлению данных условий договора. В обратном случае может оказаться, что законом предусмотрены какие-то иные последствия, нежели те, на которые рассчитывали стороны.
Участники договора могут определять его условия по своему усмотрению во всех случаях, когда содержание соответствующего условия не определено законом или иным правовым актом, носящим строго обязательный характер (императивными нормами). То есть действует принцип «свободы в рамках закона».
Однако для гражданского права не характерно императивное регулирование отношений сторон. В большинстве случаев условие договора определяется нормой, которая применяется постольку, поскольку соглашением сторон не установлено иное (диспозитивная норма). Таким образом, стороны могут своим соглашением установить условие, отличное от предусмотренного диспозитивной нормой. В то же время, если стороны по каким-то причинам не оговорили решение данного вопроса, он тем не менее не окажется неурегулированным. В том случае как раз и будет действовать диспозитивная норма.
Если же какое-либо условие не определено сторонами в договоре или диспозитивной нормой закона, отношения сторон по данному вопросу определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон.
Структура и реквизиты договора
Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят название договора (заголовок), дату и место его составления.
Название договора указывает на юридическую сущность составленного документа (например: «Договор аренды здания»).
Возможным вариантом является указание только слова «договор» в начале документа.
Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров, вступающих в силу с даты подписания.
Обычно дата ставится после заголовка перед текстом. Для простой письменной формы характерно написание чисел цифрами, а месяца – словом. В нотариально удостоверяемых договорах, как правило, требуется написание полностью всей даты словами.
Место заключения договора также обычно указывается в начале договора после заголовка. Если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направлявшего оферту (ст. 444 ГК РФ). По внешнеторговым сделкам место заключения договора имеет особое значение, так как может явиться фактором, определяющим подлежащее применению право.
В Гражданском кодексе установлены два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным. Во-первых, между сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора, а во-вторых, достигнутое соглашение по всей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким соглашениям.
Существенными в соответствии со ст. 432 ГК РФ признаются условия:
В предмете договора должны быть определены те отношения, по поводу которых заключается договор, а также некоторые дополнительные сведения в случаях, установленных законом. Так, в соответствии со ст. 554 ГК РФ в договоре купли-продажи недвижимости должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить недвижимое имущество, подлежащее передаче покупателю по договору, в том числе данные, определяющие расположение недвижимости на соответствующем земельном участке, либо в составе другого недвижимого имущества.
Следует различать предмет договора и объект договора. Объект договора — это то имущество, по поводу которого заключается тот или иной договор. Таким образом, понятие предмета договора шире понятия объекта договора и включает его в себя. При составлении данного раздела договора следует учитывать, что предмет договора, как правило, можно установить из первой статьи в каждом разделе ГК применительно к указанным в нем договорам. Поскольку в договоре должны быть четко определены стороны договора, в нем должны быть указаны данные, позволяющие установить кто именно его заключил. Поэтому в преамбуле договора целесообразно указать наименования сторон, а также кто именно представляет стороны при подписании данного договора, и на каком основании они действуют, а в конце договора в отдельном разделе указать следующие данные:
Как было отмечено выше, стороны могут включить в договор любые дополнительные или, иначе говоря, факультативные условия договора, не противоречащие императивным нормам законодательства. Описать все возможные дополнительные условия невозможно. При их составлении стороны исходят из конкретных обстоятельств дела.
В большинстве случаев представляется целесообразным более детальное определение сторонами порядка и формы расчетов, что может использоваться в качестве средства, обеспечивающего удобство и надежность выполнения сторонами своих обязательств по договору. Так, если в договор не включено условие о форме расчетов и в законе отсутствует соответствующая диспозитивная норма, должник может избрать любую из предусмотренных действующим законодательством форм платежа. Однако, если это условие будет включено в договор, то должник уже окажется обязан использовать форму расчетов, предусмотренную договором.
Широко распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. При этом возможны следующие основные варианты:
При определении ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими своих обязательств по договору следует учитывать, что она определяется в соответствии с общими положениями законодательства (ст.15, 401 и др. ГК РФ) с учетом особенностей, предусмотренных законом или договором. Также в договоре следует предусмотреть обстоятельства, освобождающие стороны от ответственности (форс-мажор). При отсутствии соответствующих положений в договоре данный вопрос будет регулироваться нормами закона, в частности ст. 401 ГК РФ, где установлено, что лицо, не исполнившее обязательство, либо исполнившее ненадлежащим образом, несет ответственность при наличии вины в форме умысла или неосторожности. Лицо признается невиновным, если при той степени заботливости и осмотрительности, какая от него требовалась по характеру обязательства и условиям оборота, оно приняло все меры для надлежащего исполнения обязательства. Отсутствие вины доказывается лицом, нарушившим обязательство.
Однако законом могут быть установлены и иные условия ответственности. Так, например, лицо, не исполнившее или ненадлежащим образом исполнившее свои обязательства при осуществлении предпринимательской деятельности, несет ответственность независимо от вины. Единственным основанием (если иное не установлено законом или договором), освобождающим его от ответственности, будет непреодолимая сила, то есть чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства. Следует отметить, что к таким обстоятельствам не относятся, в частности, нарушение обязанностей со стороны контрагентов должника, отсутствие на рынке нужных для исполнения товаров, отсутствие у должника необходимых денежных средств.
На практике существует определенная «схема» договора, применять которую следует, конечно, с учетом особенностей составления конкретного вида договора.
Рекомендуется придерживаться следующей примерной структуры договора.
Тэги: договорная работа, положение о договорной работе, организация договорной работы, договорная работа предприятия, отдел договорной работы, регламент договорной работы, порядок ведения договорной работы, организация договорной работы предприятия, основы договорной работы, эффективная договорная работа, проблемы договорной работы.