что важно при постановке задачи
5 способов ставить задачи, чтобы их понимали и выполняли в срок
Когда задачи не выполняются, виноват часто не только тот, кто их делал, но и тот, кто ставил. Ведь от правильной постановки напрямую зависит качество и эффективность выполнения. Не приложили инструкций, не объяснили целей и ожидаемых результатов, не дали инструментов – вот у сотрудника или подрядчика и не получилось сделать все, как нужно.
Сложность еще и в том, что часто с позиции постановщика сложно оценить, какая именно информация, данные и инструменты нужны исполнителю. Первому кажется, что все очевидно, а для второго это не так. Чтобы этого избежать, можно использовать методы постановки задач, которые помогают разложить все по полочкам, не упустить ничего важного и повысить шансы на успех. В статье рассмотрим 5 таких методов с примерами.
SMART
Один из самых популярных подходов, который позволяет собрать воедино всю необходимую информацию и сформулировать задачу максимально четко и понятно. Изначально использовался для постановки целей, но подходит и для задач.
Буквы аббревиатуры обозначают критерии правильно поставленной задачи:
Time bound – ограниченная во времени.
Важно, чтобы задача отвечала всем пяти критериям
Пример. Допустим, заказчику нужно получить больше трафика из контекстной рекламы в высокий сезон – с июня по август. Для этого он ставит задачу исполнителю – подрядчику по контекстной рекламе. Чтобы она соответствовала SMART-критериям, ее можно сформулировать так:
Увеличить трафик с контекстной рекламы на 20% к 1.06.2020 за счет запуска РСЯ, Google Ads и YouTube.
В такой формулировке задача:
конкретная – показывает, какой нужно получить результат и каким способом;
измеримая – указан процент, на который нужно увеличить трафик;
достижимая – учитывая, что РСЯ, Google Ads и YouTube еще даже не запускали;
значимая – компании важно получить больше трафика в сезон, чтобы максимизировать прибыль;
ограниченная во времени – указан срок.
Модель ориентирована на постановку задач программистам, так как работает по принципам алгоритма, но и для взаимодействия с сотрудниками и подрядчиками других специальностей тоже подойдет. Особенно полезна для работы с новичками, так как раскладывает задачу и процесс работы над ней по полочкам.
В отличие от метода SMART, здесь буквы аббревиатуры обозначают не критерии, а главы ТЗ и отчасти этапы работы над задачей:
Test1 – какой результат нужно получить или что конкретно сделать;
Operation – какие действия нужно выполнить, чтобы получить результат;
Test2 – как мы поймем, что двигаемся к результату;
Exit – как мы поймем, что достигли результата.
Такой подход помогает исполнителю лучше понять задачу, потому что показывает, как достигнуть результата и убедиться, что получили именно то, что нужно.
Четкий алгоритм постановки задачи по TOTE
Пример. Специалист по контекстной рекламе взял в помощники новичка и решил начать практику с самого простого, например с составления объявлений. Такая задача, поставленная по TOTE, может выглядеть так:
Подготовить объявления для рекламной кампании Ателье
T1: Нужно составить объявления в соответствии с согласованной с клиентом концепцией (в файле) по шаблону (прилагаю) и нашим правилам (в чек-листе). Объявления должны содержать по два заголовка, тексты, быстрые и отображаемые ссылки.
O: Чек-лист задачи:
1. Изучить концепцию и чек-лист по созданию объявлений;
2. Скопировать в шаблон ключевые фразы и заполнить все поля для каждой;
3. Проверить объявление по чек-листу и на соответствие ограничениям Директа;
T2: Чтобы не переделывать, делай все в этой последовательности.
E: Результатом будет заполненный и согласованный шаблон, готовый к загрузке в Яндекс.Директ.
HD-RW-RM
Способ позволяет дать исполнителю всю необходимую информацию, не забыв ничего важного. Отчасти пересекается со SMART, но учитывает не критерии, а информационные блоки ТЗ.
Буквы аббревиатуры обозначают разделы шаблона, по которому удобно заполнять задачу:
Header – заголовок, отвечает на вопрос «Что нужно сделать»;
Description – описание, погружает в контекст задачи и детали;
Result – результат, описывает критерии, по которым будем определять, что задача выполнена;
Way – путь, может показывать, с чего начать, или содержать четкий алгоритм с точками контроля;
Redline – время и приоритет, выставляет сроки и показывает, насколько задача важна;
Motivation – мотивация, объясняет, зачем результат нужен поставщику, исполнителю и другим заинтересованным сотрудникам.
Главное отличие от других методов – в блоке «Мотивация». Понимая, зачем это нужно, исполнитель может более ответственно подойти к выполнению задачи.
Шаблон для постановки таких задач может выглядеть так
Пример. Небольшая команда специалистов по контекстной рекламе растет, и, чтобы масштабироваться безболезненно и поддерживать уровень качества на каждом проекте, нужно стандартизировать процессы. Руководитель ставит одному из самых опытных членов команды задачу описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе. Важно учесть все нюансы, ведь от четкости процессов может зависеть доход всей команды в целом и каждого специалиста в отдельности.
Поставленная по методу HD-RW-RM, задача может выглядеть так:
Стандартизировать настройку кампаний в Яндекс.Директе
Описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе
Нам нужно стандартизировать все процессы работы над проектами. Начать решили с настройки кампаний в Директе, так как таких задач сейчас в работе больше всего. Нужен четкий алгоритм, по которому смогут работать и опытные сотрудники, и новички.
Результатом станет пошаговая инструкция в Google Docs и чек-лист, который мы сможем прикладывать к таким задачам в таск-менеджере.
Начни со своего опыта – опиши алгоритм, по которому настраиваешь сам. Собери все моменты, в которых можно ошибиться. Потом обсуди с парой опытных ребят. Возможно, они подскажут, как сделать эффективнее какие-то этапы. Покажи 2-3 новичкам, чтобы собрать их вопросы. Доработай и согласуем.
У задачи первый приоритет после клиентских проектов. Будет здорово, если сможем запустить работу по новому процессу через месяц, 25 июля.
Мы продолжаем расти. Этот алгоритм поможет делать кампании быстрее без потери качества и не упускать важных деталей. А значит, мы сможем взять дополнительные проекты и все вместе будем зарабатывать больше.
Задача важная, поскольку влияет на репутацию и прибыль, но сотрудник опытный, поэтому ему можно не расписывать весь процесс по шагам.
Кстати, получать больше прибыли от ведения контекстной рекламы можно не только за счет роста клиентской базы, но и с помощью партнерских программ. Например, участники партнерской программы Click.ru получают до 18% от рекламного оборота клиентов.
CLEAR
Методику разработал канадский бизнес-тренер и гребец Адам Крик в качестве альтернативы модели SMART. В отличие от нее, CLEAR позволяет ставить более гибкие задачи, которые могут изменяться в зависимости от обстоятельств.
Буквы аббревиатуры обозначают критерии, которым должна соответствовать правильно поставленная задача:
Collaborative – командная, мотивирует сотрудников работать вместе;
Limited – ограниченная, по аналогии со SMART – достижимая и ограниченная во времени;
Emotional – эмоциональная, интересна исполнителям;
Approachable – доступная, можно разбить на мелкие подзадачи;
Refinable – гибкая, может изменяться в процессе выполнения.
Первый критерий подразумевает, что метод лучше использовать, когда нужно поставить задачу нескольким сотрудникам или группе исполнителей, иначе в нем теряется смысл.
Критерии другие, принцип тот же
Пример. Системы контекстной рекламы регулярно выпускают обновления и новые инструменты. Чтобы оставаться в тренде и не растерять клиентов, в отделе контекстной рекламы решили поставить регулярную задачу для всех специалистов: ежемесячно изучать обновления, проверять, на каких проектах они могут быть полезны, и направлять предложения по оптимизации клиентам.
Вот как можно сформулировать эту задачу по CLEAR:
Направлять клиентам предложения по подключению новых инструментов рекламных систем до 10 числа каждого месяца.
Так она соответствует методике:
командная – задачу поставили всему отделу, сотрудники могут помочь друг другу разобраться в обновлениях и составить предложения;
ограниченная – она достижима и имеет сроки (до 10 числа);
эмоциональная – выходит за рамки стандартных процессов и позволяет проявить свои навыки и знания в маркетинге;
доступная – можно разбить на подзадачи: изучить обновления, проанализировать проекты в работе и т. д.;
гибкая – в один месяц Яндекс.Директ выпускает обновления одно за другим, в другой – едва меняет что-то по мелочи.
Еще одна альтернатива методу SMART, разработанная Массачусетским технологическим институтом. Эта методика также ориентирована на командную работу и амбиции исполнителей, поэтому вряд ли подойдет для рядовых задач вроде сбора семантики или анализа площадок в РСЯ.
Так же как в SMART и CLEAR, буквы аббревиатуры обозначают критерии задачи:
Frequently discussed – часто обсуждаемая, о задаче в команде постоянно говорят, чтобы не упустить ее из виду;
Ambitious – амбициозная, выполнимая, но не слишком легкая, чтобы могла вдохновить исполнителей на достижение большего;
Specific – конкретная, по аналогии со SMART;
Transparent – прозрачная, сама задача и цель, для достижения которой ее нужно сделать, видны всей команде.
Методика помогает ставить и работать с важными для компании или проекта задачами так, чтобы они оставались в фокусе и выполнялись качественно.
Пожалуй, выбирать между SMART, CLEAR и FAST можно в зависимости от типа и важности задачи, а также от того, кому она адресована
Пример. В агентстве решили повысить уровень клиентского сервиса за счет более прозрачных и понятных отчетов по контекстной рекламе. Перед отделом стоит глобальная задача: подобрать подходящий инструмент и перенести в него всю клиентскую отчетность.
По FAST задачу можно сформулировать так:
Подобрать и внедрить до 1 июня систему визуализации данных с возможностью строить динамические отчеты по контекстной рекламе, чтобы сделать отчетность быстрее для специалистов и понятнее для клиентов.
Пройдемся по критериям:
часто обсуждаемая – задача затрагивает всех сотрудников отдела, поэтому ее будут обсуждать;
амбициозная – она непростая, потому что глобальная, но выполнима;
прозрачная – всем сотрудникам понятно, что сделать (подобрать и внедрить) и зачем это нужно (ускорить процессы и сделать отчеты понятнее).
7 полезных инструментов для постановки задач
Выбрать какой-то один метод и оттачивать его или использовать разные способы для постановки задач разной сложности сотрудникам разного уровня – решать вам. В любом случае все задачи нужно где-то фиксировать. Поэтому делимся подборкой таск-менеджеров, в которых можно ставить задачи по любой из этих методологий. Выбирайте, исходя из потребностей и размеров вашей команды:
Постановка задач для начинающих тимлидов
Когда люди говорят о постановке задач — они очень любят вспоминать про SMART.
Ну, дескать, цель должна быть Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound.
И есть даже удивительные люди, которые пытаются это пихать программистам.
Но есть задачи, а есть задачи. И между ними большая разница!
Разработчик — существо потоковое, драйвовое. В отличие от проджект-менеджеров, тимлидов и прочих замечательных людей, которым неизбежно приходится переключать фокус внимания раз в 10 минут. И здорово, если процессы позволяют разработчику находиться в этом потоке и создавать код без отвлечения на точки согласований и ошибки коммуникации. Для этого есть модель TOTE. И есть мнение, что именно от неё нужно отталкиваться при формулировке таска разработчику. Поясню сначала, что за модель, а потом — как её применить.
T1 — Test — желаемое состояние, к которому мы стремимся, какое оно?
О — Operation — какие действия мы должны делать, чтобы достигнуть результата?
T2 — Test2 — по каким признакам мы поймём, что продвинулись в сторону результата?
E — Exit — по каким критериям мы поймём, что результат окончательно достигнут?
Эта модель очень алгоритмична и хорошо подходит для задач до 20 часов (я надеюсь, вам не нужно объяснять, почему линейным разработчикам не нужно ставить задачи больше 4..8 часов? 🙂 ).
Приведу пример, как это ложится на постановку тасков при плановой разработке. Конечно, приведённый рецепт не подходит в случае работы в стиле Research and Development, организации работ по эксплуатации или работы по срочному затыканию дыр.
Сперва (T1) идёт краткое описание, что мы делаем (не путайте с заголовком задачи!). Одно предложение, обобщающее, что и зачем мы делаем.
Вообще говоря нет смысла браться за задачу, если вы не можете это сформулировать. Это может выглядеть вот так: «Сделать стандартное REST API профиля пользователя, чтобы с ним работали фронтэнд приложения», «Учим метод создания брони принимать параметр gender и сохранять его», «Необходимо написать миграции, которые расставят ключи в соответствии со схемами из merge request (uml диаграммы таблиц)».
В качестве Operation и чуть-чуть T2 выступает глава «какие действия нужно сделать для достижения результата».
Это нумерованный список тех конкретных действий, что нужно сделать линейному разработчику. Возможно с оценкой по времени. Например:
1. Создать миграцию (30 минут)
2. Прописать модель с валидацией (2 часа)
3. Прописать контроллер (2 часа)
Важно, что он нумерованный и вы понимаете, сколько времени должно занять выполнение каждого шага. Особенно это важно — если вы работаете с джуниорами и миддлами. Ибо как только ваш разработчик «закопается», данный список — хороший способ быстро понять, на чём он застопорился и какие дальнейшие у него должны быть шаги.
Ну и в завершение глава «Ожидаемый результат» выступает в качестве правил Exit и немножко T2. «Ожидаемый результат» — это ненумерованный чек-лист проверки задачи. Фактически мы формулируем сценарии тестирования задачи, языком QA. То есть, они в идеале должны содержать как позитивные, так и негативные сценарии и не должны содержать отсылок к коду в стиле «написан класс такой-то». Только функциональные проверки.
Например:
— При создании пользователя через API, он появляется в БД
— Ответы API при создании пользователя соответствуют документации
— Пользователя можно создать только администратору
— Не-администратор при попытке создания пользователя получает 403 ошибку
К слову, высокий процент багов в сделанных задачах — это как раз повод уделить больше внимания «ожидаемому результату» при формулировке, чего вы хотите от разработчиков.
А не слишком ли много буков?
Конечно, на практике может быть не рентабельно прописывать все задачи таким образом. Нужно найти баланс, и об этом тоже хочется немного сказать.
Постановка задач через TOTE полезна как временная мера при подключении новичков, джуниоров и миддлов, пока они не освоятся с новой для них системой и подходами, принятыми в коллективе.
Можно смело упрощать постановку задач квалифицированным, проактивным и продвинутым сотрудникам. Можно смело урезать формулировки, если у вас один человек берёт один блок работ и безотрывно, без отпусков и болезней решает его с гарантированным результатом. Если с людьми приходится «играть в шашечки», перекидывать с задачи на задачу и тасовать их между командами, если блоки работ «ставятся на холд» — ТОТЕ необходим.
Постановка задач сотрудникам. С примерами
Постановка задач сотрудникам важна не только потому, что руководители формируют задачи буквально ежеминутно, но и еще тем, что если задача поставлена неправильно, то вряд ли можно ожидать результатов от сотрудников. Вы можете представить цепную реакцию от неправильно поставленных задач?
Правила постановки задач в дистанционном формате и лицом к лицу – одинаковы, а вот значение эффективной постановки задач удаленному сотруднику вырастает в разы. Почему? Потому что у руководителя меньше контроля и доля мотивации на выполнение задач должна быть существенно выше.
Такие факторы, как мотивация и вовлечение при постановке задач, стали играть все большее значение в жизни руководителя. Технология SMART, которая была разработана в 1981 году, представляет хорошо структурированный алгоритм постановки целей, но не включает ряд факторов, которое значимы для эффективной постановки задач в настоящее время.
Характеристика постановки задач по технологии МАРСОВ
При постановке задачи сотруднику я предлагаю вам использовать мою авторскую технологию «МАРСОВ».
Каждая поставленная задача должна обладать шестью характеристиками.
Сразу подчеркну, что это не последовательность, а мнемоническое правило для запоминания. Вы можете включать данные пункты в постановку вашей задачи в любой последовательности. Можете начать с результата, потом обосновать реальность, можете начать со времени контроля, затем переключиться на мотивацию и так далее.
Главное, чтобы все шесть пунктов были, а последовательность выбирайте сами. С другой стороны, применение технологии будет результативным, если вы будете двигаться от М к А, затем к Р, потом к С, затем к О и завершите на В.
Мотивация для подчиненного при постановке задачи
Сразу оговорим, что мы сейчас имеем в виду задачи средней и высокой степени сложности. На простую, рутинную, знакомую задачу нет необходимости мотивировать людей. Зачем мотивировать сотрудника на звонок его коллеге с простым поручением?
Можно просто сказать позвони Сергею, спроси, когда у них в отделе будет очередное совещание. Да и в целом применять технологию «МАРСОВ» нет никакой необходимости, если задача простая и тем более знакомая.
Вот если задача сложная или средней сложности, да еще и новая, тут-то надо обязательно сказать пару слов своему подчиненному, почему это важно для него. К примеру, вы являетесь руководителем отдела продаж. Вы ставите задачу менеджеру по продажам по подготовке к выявлению потребностей клиентов. Рынок после пандемии коронавируса изменился, некоторые игроки ушли, другие затаились, а третьи работают во всю силу, как могут.
Вы понимаете, что сейчас нужно максимально сосредоточиться на потребностях, возможностях и проблемах клиентов. Для этого ваши менеджеры по продажам должны грамотно разговаривать с клиентами, вступать в контакт, активно слушать, задавать правильные вопросы. А для этого нужно подготовиться к разговору с клиентами.
Есть много задач, которые требуют дополнительной мотивации подчиненного, как отрицательной, так и положительной.
«Это увеличит твои продажи!» — это мотивация.
«Благодаря этому мы станем первыми!» — это мотивация.
«У тебя освободится время для выполнения более интересных и живых заданий», — это тоже мотивация.
«Только ты с этим справишься!» — и это тоже мотивация.
Мотивация при постановке задач может быть и отрицательной.
«Ну, если ты не справишься, я даже не знаю…».
«Надеюсь того, что было в прошлый раз, не повториться».
«Никакие оправдания не принимаются. Задача должна быть выполнена!»
Мотивация может быть и неопределенной.
«Посмотрим, как ты справишься».
«Все зависит от тебя, это покажет, как ты относишься к делу».
Алгоритм достижения при постановке задачи
Если задача сложная или новая и, в то же время, она не является творческой, то очень полезно перечислить несколько ключевых шагов, которые надо пройти при решении данной задачи. Почему? Потому что, как минимум, это структурирует задание и позволяет затем выделять точки контроля.
Руководитель отдела продаж (РОП) ставит задачу по выявлению потребностей клиентов.
Результат, ожидаемый от сотрудника
Для того, чтобы построить корабль, мало того, что ты расскажешь, как забивать гвозди, надо еще сказать, куда он должен приплыть (признаюсь, что это вольная интерпретация Экзюпери). Концентрация на результате дисциплинирует людей, концентрирует их мысли и намерения на конечной цели.
Сфокусируйте внимание подчиненного на ожидаемом результате. Чем лучше он будет представлять конечную цель, тем быстрее найдет надежные средства ее достижения. Проговорите ожидаемый результат несколько раз. Осознание подчиненным ожидаемого результата – корневой вопрос при постановке задач. От этого может зависеть многое. Это очень важно. Как нам обратить ваше внимание на данный постулат, чтобы вы о нем серьезно задумались?!
РОП продолжает ставить задачу по выявлению потребностей клиента.
Таким образом, у тебя должна получиться таблица, в которой написано по 2-3 варианта на установление контакта, вопросы о фактах, о мнении и о результате.
Средства достижения при постановке задачи
Если задача сложная или новая, люди подчас могут не знать, что им нужно для того, чтобы решить ее. То есть им необходимо разъяснить, что они могут использовать для достижения своей цели. Чаще всего средства – это время, люди, деньги, информация и технологии.
Чтобы провести маркетинговое исследование, средствами могут быть выделяемый бюджет, время на исследование, ПК, интернет, возможность быстро передвигаться по городу, средства коммуникации, базы данных, специальная литература. Чтобы спасти мир, средством является… Душа, мне кажется, в первую очередь душа и во вторую очередь хороший план по спасению мира (вот смотришь на человека, душа у него вроде как есть, а вот плана по спасению мира нет; бывает и обратная ситуация).
Возвращаемся к нашему руководителю отдела продаж, который ставит задачу по выявлению потребностей клиентов.
Помнишь мы тренинг организовывали, все команда на нем была? Двухдневный тренинг. Все потом еще в восторге были. Мы проходили стратегию задавания вопросов. Я сейчас перешлю еще раз тебе материалы по этому тренингу. Плюс к этому я вышлю книгу ведущего тренинга. У него там тема выявление потребностей хорошо раскрыта. И, конечно, пообщайся с Оксаной, обсуди с ней, она отлично умеет устанавливать контакт с клиентом, умеет найти к ним подход.
Обоснование реальности и необходимости
Многие задачи не выполняются, так как люди не верят в их реалистичность. Еще одна причина невыполнения задания состоит в том, что сотрудники не осознают целесообразность того или иного действия. А если человек не видит смысла в работе, он будет гораздо менее заинтересован в ее выполнении. Так что обоснуйте реальность задачи, если чувствуете, что она сложная для подчиненного. Или обоснуйте необходимость исполнения, когда вы понимаете, что сотрудник не видит особого смысла в поставленной вами задаче.
И что же в данном случае говорит РОП?
Наши конкуренты не дремлют. Мне один наш клиент, с которым у нас хорошие отношения, сказал по секрету, что ему звонила компания «TI» и все что-то спрашивала, спрашивала, спрашивала… Это не просто так! Они пытаются понять, что сейчас нужно нашим клиентам. Если они нас опередят, мы можем и потерять существующих клиентов, и потенциальных.
Время промежуточного и окончательного контроля
Вспомним правило Паркинсона: «Работа занимает все время, которое на нее отводится». Если вы не определили четко время выполнения задачи, вероятность ее выполнения становится неопределенной. Я не говорю, что вероятность малая, я не говорю, что вероятность большая. Я утверждаю, что вероятность неопределенная. Проще говоря, кто его знает, будет выполнено задание или не будет. Если не определено время, у подчиненного есть возможность оттягивать выполнение задания, а у вас нет возможности строго спросить.
Я жду от тебя выполнения этой задачи через 24 часа, то есть к завтрашнему дню, к этому же самому времени. И завтра мы уже обсудим, с кем, с какими клиентами и в какой последовательности выходить на связь!
Давайте приведем пример поставленной задачи, которая удовлетворяет перечисленным выше характеристикам на другом примере. К примеру, вы начальник производства. Вы разговариваете со старшим электриком.
«В течение недели необходимо составить бюджет на следующий квартал. В результате у меня на руках должна оказаться составленная вами таблица с перечнем деталей, которые обычно закупаются за квартал, их стоимость и количество. Итогом должна быть общая сумма. Мы надбавим 10% на случайные обстоятельства и примем бюджет за основу. Кстати, по всем позициям должно быть обоснование. Данный бюджет позволит нам не простаивать в результате случайных поломок и плановых замен. Вы же профессионал, можете предугадать многое. Сейчас не стоит задача очень экономить, не стоит задача и транжирить деньги направо и налево. Сделайте бюджет реальным, и я его понесу утверждать у генерального директора».
А теперь посмотрим, как не надо ставить задачу сотруднику.
Одним предложением, вряд ли вы выразите все шесть ключевых компонентов.
Если к завтрашнему дню не продашь в два раза больше, чем за предыдущие две недели, будешь уволен, потому что я так решил, и меня не волнует, как ты это сделаешь!
Здесь есть мотивация, время, результат, средства и обоснование.
Но в 99 % случаев, вы не добьетесь такой фразой ничего хорошего.
Итак, давайте еще раз перечислим характеристики постановки задачи по технологии «МАРСОВ».
И напоминаю, вы можете ставить эти шесть пунктов в любой последовательности. Главное, чтобы они все были!