Что такое справочное приложение в гост
Приложение Д (обязательное). Правила оформления приложения идентичного национального стандарта для информации о соответствии ссылочных стандартов и пример оформления данного приложения
Информация об изменениях:
Изменением N 1, утвержденным приказом Росстандарта от 16 ноября 2011 г. N 560-ст, в настоящее приложение внесены изменения, вступающие в силу с 1 апреля 2012 г.
Правила
оформления приложения идентичного национального стандарта для информации о соответствии ссылочных стандартов и пример оформления данного приложения
С изменениями и дополнениями от:
Д.1 Данное приложение помещают в национальном стандарте Российской Федерации или предварительном национальном стандарте, идентичном международному стандарту, непосредственно за последним приложением, приведенным в применяемом международном стандарте, и оформляют в виде таблицы соответствия. Заголовок данного приложения излагают с использованием следующей типовой формулировки: «Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации (и действующим в этом качестве межгосударственным стандартам)».
Д.2 Пример оформления фрагмента таблицы соответствия международных стандартов, на которые даны ссылки в национальном стандарте Российской Федерации, с соответствующими им национальными стандартами приведен в таблице Д.1.
Обозначение ссылочного международного стандарта
Обозначение и наименование соответствующего национального стандарта
ГОСТ Р 50779.11-2009 (ИСО 3534-2-2006) «Статистические методы. Статистическое управление качеством. Термины и определения»
ГОСТ Р 50779.42-2009/ИСО 8258-2002 «Статистические методы. Контрольные карты Шухарта»
* Соответствующий национальный стандарт отсутствует. До его утверждения рекомендуется использовать перевод на русский язык данного международного стандарта. Перевод данного международного стандарта находится в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Требования к приложениям
4.6.1 Приложения могут быть обязательными, рекомендуемыми и справочными.
4.6.2 Приложения обозначают прописными буквами русского алфавита, начиная с А (за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ), которые приводят после слова «Приложение».
Если в ТУ одно приложение, то ему присваивают обозначение «А».
4.6.3 Каждое приложение начинают с новой страницы. При этом в верхней части страницы, по ее середине приводят слово «Приложение», написанное с прописной буквы, и обозначение приложения, а под ними в скобках указывают, каким оно является: «обязательное», «рекомендуемое» или «справочное». Наименование приложения указывают в его заголовке, который располагают симметрично относительно текста, приводят в виде отдельной строки (или строк), печатают строчными буквами с первой прописной (заглавной), а при использовании машинного способа выделяют шрифтом.
Если заголовок приложения состоит из одного слова, то его печатают прописными буквами.
Допускается размещение на одной странице двух (и более) последовательно расположенных приложений, если их можно полностью изложить на одной странице.
4.6.4 Приложения должны иметь общую с остальной частью ТУ сквозную нумерацию страниц.
4.6.5 В тексте ТУ должны быть даны ссылки на все обязательные, рекомендуемые и справочные приложения. На приложение, в котором приводят перечень ссылочных документов, оформляемый в соответствии с 5.9, ссылки не дают.
Приложения располагают в порядке, установленном в 4.14, и излагают в соответствии с требованиями 4.5.
Требования к ссылкам
4.7.1 В ТУ могут быть приведены ссылки на отдельные структурные элементы этих же ТУ и(или) на другие нормативные, организационно-методические и технические документы.
4.7.2 При ссылках на структурные элементы данных ТУ указывают:
— номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, графического материала, формул и таблиц (в том числе приведенных в приложениях);
— номера граф и строк таблиц.
4.7.2.1 При ссылках на структурные элементы текста, который имеет нумерацию из цифр, не разделенных точкой, указывают наименование этого элемента полностью, например «. в соответствии с разделом 5», «. согласно пункту 3», «. в перечислении б). «. Если номер (обозначение) состоит из цифр (букв), разделенных точкой, то наименование этого структурного элемента не указывают, например «. по 4.10», «. в соответствии с А.12», за исключением таблиц графического материала и формул, например, «. в соответствии с таблицей 1», «. в графе 1 таблицы 2» «. на рисунке 2, позиция 1» и т.п.
4.7.2.2 В разделах ТУ «Правила приемки» и «Методы контроля» ссылки на подразделы, пункты, подпункты, расположенные в разделе «Требования к качеству и безопасности», приводят в скобках после упоминания контролируемого показателя (требования).
4.7.2.3 Ссылки на приложение в соответствии с 4.6.5.
4.7.3 Ссылку на другой документ применяют, если в нем (или в его отдельном разделе, пункте) достаточно полно и однозначно установлены требования, рекомендации или инструкции, которые необходимо изложить в разрабатываемых ТУ.
4.7.3.1 К документам, на которые дают ссылки в ТУ на пищевые продукты, относятся следующие:
— государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р)*;
______________
* В том числе республиканские стандарты РСФСР (РСТ РСФСР), которые признаны в качестве государственных стандартов Российской Федерации и включены в соответствующий указатель.
— межгосударственные стандарты (ГОСТ), которые введены в действие в Российской Федерации в качестве государственных стандартов и включены в соответствующий указатель*;
____________
* В том числе стандарты бывшего Совета Экономической Взаимопомощи (СТ СЭВ), которые действуют непосредственно в качестве межгосударственных стандартов.
— стандарты отраслей (ОСТ), в том числе отраслевые стандарты, утвержденные бывшими министерствами и ведомствами СССР, если их действие не истекло, продлено или не ограничено;
— санитарные правила и нормы (СанПиН), санитарные правила (СП), санитарные нормы (СН), гигиенические нормативы (ГН), в том числе утвержденные бывшим Министерством здравоохранения СССР;
— ветеринарные правила и нормы и правила ветеринарно-санитарной экспертизы:
— другие документы, которые распространяются на пищевые продукты, упаковочные материалы для них и правила транспортирования этих продуктов, которые приняты федеральными органами исполнительной власти или утверждены бывшими министерствами и ведомствами СССР.
К организационно-методическим документам, на которые дают ссылки в ТУ на пищевые продукты, относятся руководства (Р), методические указания (МУ) и методические указания по методам контроля (МУК), действующие в системе санитарно-гигиенического и эпидемиологического нормирования.
К техническим документам, на которые дают ссылки в ТУ на пищевые продукты, относят:
— другие ТУ, принадлежащие этому же держателю подлинников;
— ТУ, принадлежащие другим держателям подлинников, если эта ссылка применяется для идентификации продукции, используемой в качестве сырья и упаковочных материалов;
— технологические инструкции и рецептуры изготовителя продукта, которые используют для изготовления данного продукта (при ссылке на эти документы их обозначения не приводят).
4.7.3.2 При ссылке указывают обозначение документа без цифр, означающих год его принятия (утверждения), и другой дополнительной информации, например, о соответствии международному стандарту. При ссылке на конкретное требование (положение) документа после его обозначения указывают номер (или обозначение) структурного элемента документа, в котором изложено это положение.
2 По микробиологическим показателям масло должно соответствовать требованиям СанПиН 2.3.2.560 (пункт 6.7.3.3).
4.7.3.3 Ссылки в ТУ на нормативные, технические и организационно-методические документы дают, если с их помощью устанавливаются требования, которые адресованы не только изготовителю продукции, а также предприятиям, осуществляющим отдельные испытания этой продукции, ее транспортирование и(или) хранение.
4.7.3.4 При ссылке в тексте ТУ на несколько документов, имеющих одинаковый индекс («ГОСТ», «ГОСТ Р» и т.п.), следует повторять индексы этих документов.
Если в ТУ приведена ссылка одновременно на несколько документов, обозначения которых представляют собой непрерывную последовательность чисел, то указывают обозначения первого и последнего (в порядке возрастания номеров) документа, разделенные тире.
4.7.4 Если в ТУ для характеристики продукции, используемой в качестве сырья или упаковочных материалов, необходимо сослаться на стандарт или иной документ, то, упоминая эту продукцию (сырье, материал), используют порядок слов, который принят в наименовании документа, распространяющегося на эту продукцию (сырье, материал).
Если ссылочный документ распространяется на несколько видов (наименований) пищевых продуктов (сырья, материалов), а ссылку необходимо дать на один или некоторые из них, то в ТУ после обозначения ссылочного документа, после запятой дополнительно указывают наименование, условное обозначение или иную характеристику этого вида.
1 Майонез по ГОСТ 30004.1, высококалорийный.
2 Бумага для упаковывания по ГОСТ 7247, с поливинилхлоридным покрытием марок ПД 83, ПД 102 и А1.
4.7.5 При необходимости приведения в ТУ отдельных требований стандартов и других нормативных документов с указанием этого документа (как подтверждение обоснованности этих требований) после изложения такого требования в скобках указывают обозначение этого документа без года его утверждения.
1 Чай фасуют в мягкую или полужесткую упаковку массой нетто 25; 50; 75; 100; 125; 150; 200 и 250 г (ГОСТ 1938).
2 Срок хранения заварных пряников при установленных условиях хранения и транспортирования не должен превышать 20 сут со дня изготовления в летнее время и 30 сут в зимнее время (ГОСТ 15810).
Требования к оформлению
4.8.1 ТУ оформляют машинописным или машинным (компьютерным) способом, на листах размерами 220х290 мм или 205х290 мм (формат А4).
4.8.2 При использовании машинописного способа текст ТУ печатают на одной стороне листа через два интервала, а заголовок в таблице через один интервал.
4.8.3 При использовании машинного способа ТУ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004.
4.8.4 Расстояние между заголовками раздела, подраздела, предыдущим и последующим текстом, а также между заголовками раздела и подраздела должно быть равно:
Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте.
4.8.5 При подготовке текста ТУ буквы латинского и греческого алфавитов, отдельные слова с использованием букв латинского алфавита, формулы, условные знаки допускается вписывать черными чернилами, пастой или тушью. При этом плотность вписанного текста должна быть аналогична плотности остального текста. Схемы, диаграммы, рисунки и другой графический материал (если их невозможно выполнить машинным способом) выполняют черной тушью или пастой.
4.8.6 При применении машинописного способа для подготовки ТУ описки и графические неточности исправляют с помощью специального корректирующего средства и(или) путем впечатывания исправленного (дополнительного) текста (или его вписывания рукописным способом) на том же месте или между строк.
При подготовке ТУ не допускаются повреждения листов, помарки и(или) следы не полностью удаленного прежнего текста (графического материала).
4.8.7 Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту ТУ и равен пяти знакам.
Текст ТУ должен иметь поля следующих размеров:
4.8.9 Лист регистрации изменений оформляют и заполняют в соответствии с приложением Г.
Некоторые тонкости оформления приложений
Не все так просто, как кажется с первого взгляда
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Как нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4 :
Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
Что такое справочное приложение в гост
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
Требования к оформлению документов
System of standards on information, librarianship and publishing. Organizational and administrative documentation. Requirements for presentation of records
____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
Дата введения 2018-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
6 ИЗДАНИЕ (февраль 2019 г.) с Изменением N 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)*
* Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данного стандарта.
1 Область применения
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
3 Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
4 Реквизиты документа
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.