Битрикс документооборот что это
Организация документооборота в Битрикс24
Без организованного документооборота компания тратит много ресурсов впустую, решение внутренних задач занимают больше времени, а качество работы с клиентами снижается. Разберем, как можно оптимизировать работу предприятия за счет внедрения документооборота в Битрикс24.
Какие задачи решает внедрение документооборота в Битрикс24
С помощью корпоративного портала можно организовать электронный обмен документами и автоматизировать бизнес-процессы, освободив время менеджеров для общения с клиентами.
Организация документооборота в корпоративном портале позволяет:
Функционал корпоративного портала позволяет полностью отказаться от ведения бумажной документации и перейти на электронный документооборот. Это существенно ускоряет работу предприятия и экономит ресурсы компании — без настройки между Битрикс24 и 1С документооборота невозможно дальнейшее развитие компании и масштабирование бизнеса. Организация обмена документации и автоматизация делопроизводства — важные шаги для корректной работы предприятия и предоставления клиентами качественного сервиса.
Этапы внедрения документооборота
Внедрение и настройка электронного документооборота Битрикс24 проходит в несколько шагов. Рассмотрим, как перенести всю документации компании и выстроить процессы в корпоративном портале.
Хранение документации и настройка доступа
Первый этап — создание централизованной базы данных с документацией компании и настройка совместного доступа. Все документы оцифровываются и переносятся на Битрикс24.Диск, что позволит исключить работу с бумагами офлайн — электронный документооборот быстрее и безопаснее.
Для выгрузки документов достаточно перейти в раздел «Диск» и нажать «Добавить», после чего выбрать «Программы на компьютере», затем «Документ» или «Таблица». Также через меню можно добавить облачные хранилища для синхронизации документооборота Битрикс24 с другими электронными архивами. Корпоративный портал предусматривает прямую интеграцию с Google Docs и Onedrive.
С помощью универсального списка в Битрикс24 можно организовать единый реестр документации. Это позволяет загружать файлы в любом формате, а также указывать дополнительную информацию в реестре для быстрого поиска — дату создания документа, имя клиента, статус согласования.
Настройка доступа к файлам компании проводится через права пользователей Битрикс24, что предусматривает выдачу разрешения на просмотр, скачивание и редактирование документов сотрудникам в зависимости от их должностных полномочий. Это исключает утечку конфиденциальных данных и помогает выстроить гибкую систему доступов к каждому документу.
Генерация рабочей документации
Автоматизировать документооборот по ходу продвижения сделки с клиентом можно через шаблоны в Битрикс24. Инструментарий корпоративного портала предусматривает работу со стандартными шаблонами CRM, либо в версиях собственной разработки. Шаблоны для документации в Битрикс24 работают с CRM-карточками лидов, сделок, компаний, а также контактов.
Чтобы запустить шаблон достаточно перейти в раздел CRM и выбрать нужную сущность, после чего внутри карточки нажать на кнопку «Документ». Система откроет список доступных шаблонов для оформления акта, договора или КП или предложит создать свои шаблоны документов в Битрикс24.
Шаблоны настраиваются под каждый тип документа — договоры, счета и акты можно создавать в 1 клик. CRM-система автоматически перенесет все данные из карточки клиента в документ и подберет нужные префиксы и окончания для каждого поля. Сотруднику остается только выбрать нужный шаблон и передать документ на визирование и согласование. При этом встроенный конструктор шаблонов также предполагает нанесение печати и подписи руководителей в документе — система гибко настраивается для полной автоматизации электронного документооборота Битрикс24.
Визирование и согласование документов
Для заверения документации печатью и подписями в шаблоне размечается место под визирование. Принцип работы инструмента заключается в подстановке цифрового изображения подписи или печати с назначенным идентификатором — для этого потребуется загрузить в корпоративный портал реквизиты компании и заполнить карточки ответственных сотрудников.
Для этого необходимо перейти в раздел CRM, выбрать в меню «Настройки» и «Реквизиты ваших компаний».
В открывшемся меню необходимо выбрать «Добавить компанию», после чего нужно заполнить все обязательные поля для каждой руководящей должности и загрузить изображение с печатью и подписью должностного лица.
Для автоматизации документооборота в Битрикс24 достаточно добавить подписи директора и главного бухгалтера, а также печать организации. При необходимости добавить другие реквизиты для цифровой подписи можно создать новые поля — это полезно при заверении внутренней документации компании.
Для согласования документации выстраивается последовательный бизнес-процесс со статусами, что позволяет редактировать файл на каждом этапе.
В процесс добавляются все сотрудники, которые отвечают за создание и заверение документа — на каждой стадии файл утверждается или отклоняется и правится пока не пройдет полный цикл согласований.
Отправка документов клиентам и партнерам
Готовый документ можно распечатать или отправить по электронной почте прямо из Битрикс24. Разослать файл можно любому контакту или компании, занесенных в базу CRM — для этого переходим CRM-карточку сущности и в контекстном меню выбираем «Отправить документ».
Битрикс24 автоматически подставит email из карточки, а также предложит отредактировать заголовок и текст письма, и выбрать имя сотрудника, от лица которого будет отправлено письмо.
После отправки email письмо с вложенным документом сохранится в CRM-карточке. Отправить заверенный документ можно всем клиентам, партнерам или контрагентам компании — единственное ограничение заключается в количестве отправляемых писем, доступных в вашем тарифе Битрикс24.
Резюме
Организация документооборота в Битрикс24 — одна из основных задач, которая должна быть выполнена на этапе внедрения корпоративного портала. Настройка документации и делопроизводства позволит сократить кадровую нагрузку и минимизировать человеческий фактор на этапах создания и согласования документов, что ускоряет документооборот и экономит ресурсы предприятия.
Если у вас возникли проблемы с настройкой документооборота в Битрикс24, обращайтесь к нам в Первый Бит. Мы профильно занимаемся внедрением и настройкой корпоративного портала Битрикс24 — поможем выстроить и автоматизировать бизнес-процессы, а также проведем обучение ваших сотрудников работе с порталом.
Битрикс документооборот что это
Современные сайты наполняются содержанием с помощью специального программного обеспечения: CMS.
Для кого этот курс?
Курс Контент-менеджер адресован тем, кто работает с содержанием сайта: наполнение, изменение текста, загрузка и размещение картинок и так далее.
У нас часто спрашивают, сколько нужно заплатить
Ещё у нас есть Академия 1С-Битрикс, где можно обучиться на платной основе на курсах нашей компании либо наших партнёров.
Баллы опыта
уроке.
Практика и тесты
При изучении курса рекомендуется повторять описываемые действия на демонстрационной версии сайта, установленной локально или в Виртуальной лаборатории.
После изучения курса пройдите тесты на сертификацию. При успешной сдаче последовательности тестов со страницы Моё обучение скачайте сертификат об успешном прохождении курса в формате PDF.
Для преподавания оффлайн
Если данный курс берётся в качестве основы для оффлайного преподавания, то рекомендуемая продолжительность: 2 дня (16 академических часов).
Если нет интернета
Скачать материалы курса в формате EPUB. Файлы формата EPUB Чем открыть файл на
Android:
EPUB Reader
CoolReader
FBReader
Moon+ Reader
eBoox
iPhone:
FBReader
CoolReader
iBook
Bookmate
Windows:
Calibre
FBReader
Icecream Ebook Reader
Плагины для браузеров:
EpuBReader – для Firefox
Readium – для Google Chrome
Как проходить учебный курс?
Битрикс документооборот что это
Курс предназначен для базовой подготовки пользователей, осуществляющих администрирование порталов, созданных на коробочной версии сервиса Битрикс24. Изучение курса позволяет освоить основные методы администрирования системы. Если вы хотите ознакомиться с тем как внедрить наш сервис в работу вашей компании, то для вас создан курс Внедрение корпоративного портала.
Курс предусматривает обучение по двум ролям администраторов: Администратор корпоративного портала и Администратор системы.
Разные роли созданы в связи с тем, что для администрирования настроенного и отлаженного корпоративного портала нет необходимости в работе профессионала высокого уровня. Вполне достаточно пользователя успешно изучившего данный курс в рамках роли Администратор КП.
При условии качественного изучения материалов курса, по его окончании специалист должен уметь:
Начальные требования
Для прохождения курса необходимо:
Если вам предстоит самостоятельная установка системы, то рекомендуется к изучению курс Установка и настройка.
Администратору системы будет полезно ознакомиться с курсом Разработчик Bitrix Framework, рассказывающем о принципах работы Bitrix Framework.
У нас часто спрашивают, сколько нужно заплатить
Ещё у нас есть Академия 1С-Битрикс, где можно обучиться на платной основе на курсах нашей компании либо наших партнёров.
Баллы опыта
уроке.
Тесты и сертификат
После изучения курса вам будет предложено пройти тесты на сертификацию. При успешной сдаче линейки тестов на странице Моё обучение можно просмотреть результат обучения и загрузить сертификат в формате PDF.
Для преподавания оффлайн
Если данный курс берётся в качестве основы для оффлайного преподавания, то рекомендуемая продолжительность: 10 дней (70 академических часов).
Если нет интернета
Скачать материалы курса в формате EPUB. Файлы формата EPUB Чем открыть файл на
Android:
EPUB Reader
CoolReader
FBReader
Moon+ Reader
eBoox
iPhone:
FBReader
CoolReader
iBook
Bookmate
Windows:
Calibre
FBReader
Icecream Ebook Reader
Плагины для браузеров:
EpuBReader – для Firefox
Readium – для Google Chrome
Электронный документооборот
Зачем отказываться от распечаток?
Создайте электронный архив документов и переложите рутинное делопроизводство на «Битрикс24». CRM сама зафиксирует входящие файлы, занесет их в соответствующие папки, оповестит сотрудников и предоставит им доступы. В «Битрикс24» предусмотрены несколько алгоритмов делопроизводства. С ними руководители настраивают цепочки согласований, определяют полномочия и присваивают права.
Кроме этого, шаблоны «Битрикс24» позволяют создать бизнес-процесс на оплату счета, оформить заявку на выдачу наличных, заявку в отпуск или командировку.
Организация документооборота
«Битрикс24» поможет сократить время на подготовку и редактирование документов, увеличить скорость принятия управленческих решений, повысить уровень защиты информации и исполнительскую дисциплину.
И главное, вам не придется рыться в бесконечных папках и стопках бумаг! Теперь, чтобы найти счет или письмо, наберите заголовок, контрагента или сотрудника в поле «поиск».
Контроль документооборота
Система управления электронными документами организует согласование без бумажных копий. Вам не придется бегать по кабинетам, чтобы собрать нужные подписи. «Битрикс24» позволяет контролировать каждый этап жизненного цикла договора или письма. Запустите бизнес-процесс на обработку файла и займитесь другими делами. «Битрикс24» сама «протолкнет» его по цепочке согласования. Инициатору остается справляться, кто уже одобрил файл, а кто еще проверяет.
При необходимости используйте сценарии согласования: двухэтапное утверждение, голосование, утверждение со статусами и т.п.
Совместное редактирование
Типичный случай: группа сотрудников работает над проектом договора. Пока один коллега редактирует, другим приходится ждать, становиться в очередь. К тому же без контроля версий изменения теряются, или противоречат друг другу.
«Битрикс24» позволяет редактировать документы одновременно с коллегами. CRM фиксирует каждое изменение файла, при желании легко вернуться к предыдущей версии. Так снижается вероятность потери информации и повышается оперативность работы. Кроме этого, рабочие данные постоянно доступны. Достаточно выйти в Интернет и работать с документами онлайн.
Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.
Как реализовать электронный документооборот с клиентами в Битрикс24
Как реализовать электронный документооборот с клиентами в Битрикс24?
Все компании обмениваются документами со своими клиентами. Это факт. Но, к сожалению, часто документы (акты, договоры, накладные), отправленные по почте контрагентам, не возвращаются обратно. Мы проанализировали документооборот, который обеспечен услугами Почты России в нашей компании и выяснили, что не получаем обратно около 50% оригиналов. Причин несколько и связаны они с ошибками в процессе доставки Почты России, с утерей корреспонденции внутри компании клиента, либо ошибками при ее учете. Очевидно, что решить эту проблему можно, используя электронный документооборот (ЭДО). Он позволит контролировать документ на всех его этапах подписания, четко вести учет электронных документов, поскольку участниками документооборота являются только две стороны, посредники исключаются.
Что такое ЭДО?
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами между компаниями с помощью специального программного обеспечения. Электронные документы могут обладать юридической силой при условии использования электронной подписи.
Электронная подпись (ЭП) – атрибут электронного документа, который позволяет установить авторство и обеспечить неизменность после подписания. В зависимости от своего вида электронная подпись может быть полностью равнозначна рукописной и обеспечить подписанным документам юридическую силу в соответствии с условиями ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011
Существует ряд сервисов, которые предлагают подписывать документ электронной подписью. Они похожи между собой, предлагают примерно один и тот же функционал, и отличаются чаще стоимостью. Но полноценной интеграции с порталом Битрикс24 не оказалось.
Мы выбрали для себя новое направление в разработке — интеграцию с порталом Битрикс24 и представляем решение, которое выгодно отличается от существующих.
КликДок – это система хранения, контроля и подписания документов на портале Битрикс24.
[spoiler]
Как это работает:
1. Находите в CRM сделку или компанию, по которой нужно создать документ.
2. Переходите на закладку КликДок, создаете документ и отправляете на подпись руководителю (или иному лицу, обладающему правом подписи).
3. Руководитель получает уведомление о необходимости подписать документ, проверяет и подписывает его.
Подписанный документ автоматически отправляется на email контрагента.
4. На почту контрагенту приходит уведомление о том, что необходимо подписать документ. Контрагент может подписать или отклонить этот документ.
5. Сотруднику приходит уведомление о том, что документ подписан обеими сторонами или отклонен контрагентом.
Документы, созданные в приложении, привязываются к компании и (или) сделке. По каждому контрагенту легко можно отследить статусы документов и их движение. Начальник отдела видит полную картину движения документов в своем отделе.
Что нужно, чтобы это работало?
Для организации:
1.Квалифицированная электронная подпись (скорее всего она уже есть, если вы отправляете документы в налоговую).
2. Установить приложение на портал Б24.
3. Средства электронной подписи: КриптоАРМ ГОСТ (устанавливается один раз) и КриптоПро CSP (скорее всего он уже стоит на компьютере, с которого отправляют документы в налоговую)
Для контрагента:
1.Квалифицированная электронная подпись
2.Средства электронной подписи: КриптоАРМ ГОСТ (устанавливается один раз) и КриптоПро CSP (скорее всего он уже стоит на компьютере, с которого отправляют документы в налоговую)
И можно начинать обмен электронными документами!
Особенности:
— передает каждый файл из Битрикс24 в КриптоАРМ ГОСТ на устройство пользователя
— каждый файл подписывается ключом электронной подписи на устройстве пользователя
— подписанный электронный документ загружается обратно в Битрикс24